Finland – Loonadministratiediensten – Koulutuskeskus Salpaus -kuntayhtymän palkkapalveluiden hankinta

Koulutuskeskus Salpaus -kuntayhtymä verhuurt palkka-, matka- en reiskostenverwerkingsdiensten en de daarvoor benodigde informatiesystemen in hun geheel. Het geheel omvat onder andere loonberekening en loonuitbetaling, vergoedingen voor vertrouwenspersonen en andere premieontvangers, en de verwerking en betaling van reis- en kostenvergoedingen. Het geheel omvat ook de informatiesystemen die nodig zijn voor de levering van de diensten, HRM- en zelfbedieningsfuncties, en reis- en kostenverwerkingssystemen als SaaS-dienst. De aanbesteding omvat ook het onderhoud van de systemen, de benodigde integraties, afgestemde automatiseringsfuncties, rapportage, meldingen aan de autoriteiten, gebruikers- en klantenservice, beheer van gegevens en de implementatie van diensten en systemen. Het doel van de aanbesteding is een betrouwbare, veilige, moderne en zo mogelijk uniforme dienst- en systeemcombinatie die de personeels- en loonadministratieprocessen van Salpaus ondersteunt gedurende de hele dienstverlening. De oplossing moet manuele werkstappen en dubbele gegevensopslag verminderen, de actualiteit en juistheid van de gegevens verbeteren en doelmatig gebruik maken van automatisering. De systemen moeten ontwikkelbaar en schaalbaar zijn en het gebruik van nieuwe digitale oplossingen mogelijk maken. Het geheel kan bestaan uit meerdere systemen en/of door subcontractanten geleverde diensten, maar de geselecteerde leverancier is verantwoordelijk voor het gehele dienst- en systeemcombinatie, de compatibiliteit van de systemen en de afgestemde dienstniveauovereenkomst. De loonberekeningsdienst en de systemen moeten de loon- en werktijdregelingen van de KVTES-, OVTES- en TS-overeenkomsten ondersteunen. De HRM- en zelfbedieningsfuncties moeten onder andere het beheren van personeelsgegevens, het instellen, wijzigen en beëindigen van dienstverbanden, het voorbereiden van arbeidsovereenkomsten en functieomschrijvingen, en het melden, verwerken en goedkeuren van vakanties en afwezigheden ondersteunen. Het reis- en kostenverwerkingssysteem moet reisplannen, rijdagboeken, het maken van facturen, het opslaan van ontvangen kwitanties, de controle- en goedkeuringscyclus, het uitbetalen van vergoedingen en rapportage omvatten. De dienst- en systeemcombinatie moet veilig en zo mogelijk automatisch verbonden zijn met de door Salpaus gebruikte financiële administratie-, boekhouding-, betalingsverkeer-, arbeidstijdregistratie-, identiteitsbeheer- en rapportagesystemen en de benodigde overheidsdiensten, zoals de Inkomstenregister en de Belastingdienst. In de financiële administratie wordt het CGI Raindance Gemeentemodel-systeem gebruikt. De aanbesteding omvat niet de aankoop van arbeidstijdplanning- of arbeidstijdregistratiesystemen, maar het overbrengen van de gegevens daarvan naar de loonadministratie moet worden gegarandeerd. De rapportage moet ten minste de afgesproken basisniveau en gegevens volgens de KT-richtlijnen omvatten. Het verwerken van gebruikersgegevens is beperkt tot taken- en gebruikersrechtenrollen. De dienst omvat de afgesproken gegevensbehouds-, archivering-, verwijderings- en exportprocedures. Salpaus behoudt de besluitvormende macht van de werkgever, de loonpolitiek, de personeelsbeleidlijnen, de inhoudelijke juistheid van de brongegevens en zijn eigen HR-taken. De dienstverlener is verantwoordelijk voor de operatieve loonberekening, de werking en conformiteit van de systemen, technische controles, meldingen aan de autoriteiten en de kwaliteit en continuïteit van de dienstverlening. Op 31.5.2026 had Salpaus in totaal 587 medewerkers. In de vergelijkingsberekening worden 880 loon- of premieberekeningen en 100 reis- of kostenberekeningen per maand gebruikt; de facturering van de diensten is gebaseerd op gerealiseerde factureringseenheden. De lonen worden hoofdzakelijk op de 15de en de laatste dag van de maand uitbetaald. De huidige leverancier van loonberekeningsdiensten is Provincia Oy, het loonsysteem is Visma Personec en het reis- en kostenverwerkingssysteem is CGI Populus. De aanbesteding omvat een door de leverancier uitgevoerd implementatieproject, waarin de systemen worden gedefinieerd en geconfigureerd, de benodigde gegevens worden overgebracht uit de huidige systemen, integraties worden uitgevoerd en getest, parallelle uitvoering, gebruikersopleiding en overgang naar productie. De nieuwe dienst- en systeemcombinatie moet in productie zijn op 31.5.2027. Een gedetailleerde en volledige beschrijving van de aanbesteding, doelen, inhoud van diensten en systemen, beperkingen, verantwoordelijkheden en implementatievoorwaarden is opgenomen in bijlage 3 (Beschrijving en achtergrond van de aanbesteding) van het aanbestedingsverzoek. De andere bijlagen van het aanbestedingsverzoek specificeren de eisen, integraties, dienstniveaus en prijzen.