Duitsland – Diensten in verband met software – IT-Fachverfahren der Berliner Musikschulen

De Senatsverwaltung voor Cultuur en Maatschappelijke Samenhang (SenKultGZ) Ref. I D is formeel verantwoordelijk voor het IT-specialistische proces van de 12 (twaalf) Berlijnse muziekscholen voor het beheren van onderwijs, cursussen, leeninstrumenten en leerlingen- en docentencontracten. Het „servicezentrum musikschulen“ (szm) is een werkgebied van de Stichting voor Culturele Verdere Opleiding en Cultuuradvies (SKWK). De SKWK is een subsidiegestuurde stichting in het land Berlijn in het verantwoordelijkheidsgebied van de SenKultGZ. Het szm draagt de verantwoordelijkheid voor de begeleiding en exploitatie van het specialistische proces. Met het doel van modernisering wordt in het kader van een openbare opdracht een nieuw IT-specialistisch proces (hierna het 'systeem' genoemd) uitgeschreven. De SKWK fungeert hierbij als opdrachtgever en in het kader van een toekenning als toekomstige contractpartner; zij wordt in de aanbestedingsdocumenten aangeduid als opdrachtgever (AG). De in dit aanbestedingsproces te toekennen marktleverancier wordt verder aangeduid als opdrachtnemer (AN). De AG is in de aanloop naar dit aanbestedingsproces door PD - Beraters van de openbare hand GmbH bij de voorbereiding en conceptie van de aankoop geadviseerd. PD ondersteunt de opdrachtgever bovendien als aanbestedingslocatie bij de uitvoering van het lopende aanbestedingsproces. Per jaar worden over alle 12 Berlijnse muziekscholen heen ongeveer 350 onderwijsvakken aangeboden als individueel, klein- of groepsonderwijs of/en als cursussen. In totaal worden ongeveer 60.000 leerlingen- en ongeveer 2.000 docentencontracten gehouden. Momenteel gebruiken de Berlijnse muziekscholen hiervoor het systeem 'MS-IT' van het bedrijf Advellence Solutions AG. 'MS-IT' is een individuele ontwikkeling en bestaat uit twee modules: de standaardsoftware 'Information Manager' en het speciaal voor de muziekscholen ontwikkelde add-in 'Contractbeheer'. Verdere algemene details over de Berlijnse muziekscholen zijn op de bijbehorende homepage te vinden: https://www.berlin.de/sen/kultur/kultureinrichtungen/musikschulen/. Het huidige IT-specialistische proces wordt in het bedrijfsmodel On-Premise door de externe dienstverlener sqlXpert in een privé rekencentrum geëxploiteerd. Voor het toekomstige systeem zoekt de SKWK een oplossing in het bedrijfsmodel Software-as-a-Service (SaaS) met systeembedrijf bij de fabrikant of een aan hem verbonden rekencentrum. Voor de projectfase van de vervanging van het bestaande systeem gelden naast de informatie die in de (niet-)functionele eisen van de bijlage B.1_Eisencatalogus zijn opgenomen, de volgende kaderomstandigheden: * Voor de projectplanning van de vervanging van het bestaande systeem, inclusief datamigratie, kan de AN voor de gehele projectduur ondersteuningsdiensten door in totaal 1,25 voltijdse equivalenten (VZÄ) van het szm inschakelen, waarvan de expertise onder meer in de gebieden projectmanagement, documentatie, testing en optimalisatie van bedrijfsprocessen ligt. * Voor de migratie van de oude gegevens zou de AN in totaal ongeveer 20 databanktabellen met diverse relaties moeten bekijken en van een gegevensvolume van ongeveer 10 GB moeten uitgaan. * Voor de lopende exploitatie zou de AN in oplossingsschets en berekening moeten overwegen dat alle aanvragen voor de first-level-support door het szm worden afgehandeld, zodat de AN alleen nog ondersteuningsaanvragen van 2nd level of hoger bereiken. Het aanbestedingsobject bestaat voornamelijk uit de volgende onderdelen: * Softwarelicentie en -onderhoud en exploitatie in het model Software-as-a-Service * Bijbehorende diensten in de taakgebieden architectuur- en procesadvies, ontwikkeling, testing, systeemintegratie, training enz. (details in bijlage C_Prijslijst) * Klantensupport (2nd en 3rd-level) * Transitionproject voor de vervanging van het bestaande systeem, inclusief datamigratie. Het aanbestedingsobject wordt in bijlage B.1_Eisencatalogus gedetailleerd beschreven door functionele en niet-functionele eisen. Een belangrijk eisengedrag voor het IT-specialistische proces van de Berlijnse muziekscholen is bijlage B.7_Architectuurrichtlijn.