Duitsland – Verhuizingsdiensten – Bundesstadt Bonn, Umzug aller Bestände von Stadtarchiv und Stadthistorischer Bibliothek Bonn

1. Aanleiding van de prestatie De stad Bonn beoogt alle voorraden van het stadsarchief en de stadshistorische bibliotheek Bonn te verhuizen naar een nieuwe locatie. De verhuizing vindt plaats binnen het stadsgebied van Bonn. Het onderwerp van de opdracht is het concept, de planning en de uitvoering van de verhuizing van archief- en bibliotheekmateriaal. De opdrachtgever verzorgt alle benodigde diensten voor het legen, verpakken van de voorraden van het stadsarchief en de stadshistorische bibliotheek en voor het transport en het inbrengen van archief- en bibliotheekmateriaal in het nieuwe gebouw. De verhuizing vindt plaats volgens het principe "plank voor plank", om de logische volgorde van archief- en bibliotheekvoorraden ononderbroken te behouden. Opmerking: De demontage, het transport of het op- en afbouwen van rekken en meubelen zijn uitdrukkelijk geen onderdeel van deze aanbesteding; deze blijven op de oude locatie. 2. Verwachte prestatieperiode De totale opdracht is verdeeld in twee opeenvolgende fasen en moet worden uitgevoerd in de periode van voorzichtig eind april (gepland is 26.04.2027) tot eind oktober 2027 (gepland is 29.10.2027): Fase 1 (conceptfase): Ontwikkeling van het gedetailleerde verhuiskoncept na de toekenning, voorzichtig van eind april 2027 (gepland is 26.04.2027) tot midden mei 2027 (gepland is 18.05.2027). Fase 2 (fysieke verhuizing): Uitvoering van de werkelijke verhuizing van archief en bibliotheek in aansluiting op de conceptfase, voorzichtig van midden juni 2027 (gepland is 14.06.2027) tot eind oktober 2027 (gepland is 29.10.2027). 3. Omvang van de voorraden In totaal worden ongeveer 21,5 rekkilometers voorraad verhuisd, waarvan ongeveer 17 rekkilometers archiefvoorraden en ongeveer 4,5 rekkilometers bibliotheekvoorraden. De archiefvoorraden zijn voor ongeveer 80 procent in archiefkartons verpakt, minder dan 20 procent zijn ongepakte archiefmappen. De bibliotheekvoorraden zijn voor ongeveer 10 procent in archiefkartons verpakt. 4. Beschrijving van het proces De prestatie wordt uitgevoerd in het kader van een Europese aanbestedingsprocedure als een niet-open procedure met een voorafgaande deelnemingswedstrijd (§ 14 Abs. 2 i. V. m. § 16 VgV). Het proces is in twee stappen verdeeld: Stap 1 (deelnemingswedstrijd): In deze huidige fase wordt een openbare deelnemingswedstrijd uitgevoerd. De aanbestedingsinstelling controleert op basis van de ingediende documenten de geschiktheid van de deelnemers. Stap 2 (aanbestedingsfase): In het daaropvolgende niet-open procedure worden de geschikte bedrijven uitgenodigd om een aanbod in te dienen, inclusief het indienen van een voorconcept. De economische waardering vindt plaats op basis van de toekenningskriteria "voorconceptkwaliteit" (gewicht: 70%) en "prijs" (gewicht: 30%). De voorconceptkwaliteit wordt beoordeeld op basis van een 6-trapsnotenschaal (0 tot 5 punten). De prijsbeoordeling vindt plaats via een lineaire interpolatie (minimumwaarmethode), waarbij het laagste waardebare aanbod 5 punten en aanbiedingen vanaf het 2,0-voudige van de laagste prijs 0 punten krijgen. Onvoorwaardelijke prijsaftrekken worden meegenomen, kortingen niet. Bij gelijk aantal punten beslist het hogere aantal punten in het criterium voorconcept. Belangrijke opmerking over transparantie: De gedetailleerde waarderingmatrix, de wiskundige prijsberekeningsformule (inclusief de beperkingsgrens om negatieve puntwaarden te voorkomen) en de regels voor aftrekken en gelijk punten zijn volledig en gedetailleerd weergegeven in het bijgevoegde document "Bewertungsschema Stufe 2, Angebotsphase.pdf" (zie aanbestedingsdocumenten van deze stap 1). Het maken van het in de tweede stap van het proces (aanbestedingsfase) vereiste voorconcept (dat later, in geval van een toegekende opdracht, in de prestatiefase 1 in overleg met de opdrachtgever-verhuizingleiding wordt finaliseerd) vereist een voorafgaande bezoeken van de lokale omstandigheden aan de betrokken locaties. Een dergelijke objectbezoeken wordt voor de in stap 2 geselecteerde en uitgenodigde bieders verplicht voorgeschreven. De exacte data, organisatorische kader en veiligheidsvoorschriften voor de bezoeken worden met de aanbestedingsdocumenten in stap 2 bekendgemaakt. Bij het vaststellen van de daarbij geldende aanbestedingstermijn zal de aanbestedingsinstelling de verplichting tot een voorafgaande objectbezoeken in het kader van § 20 Abs. 2 VgV redelijk in acht nemen, zodat alle bieders ook na de bezoeken voldoende tijd hebben om het voorconcept te maken en om de aanbieding te berekenen. Voor de huidige stap 1 (Openbare deelnemingswedstrijd): Voor deelnemen aan het aanbestedingsproces en het aantonen van uw geschiktheid moeten de in de aanbestedingsdocumenten gevraagde verklaringen en bewijzen volledig worden ingediend. Gebruik hiervoor de in de aanbestedingsplatform beschikbaar gestelde formulieren, zo mogelijk. De controle en waardering van uw geschiktheid vindt uitsluitend plaats op basis van deze vastgestelde criteria en in te dienen documenten. Een gedetailleerde prestatiebeschrij