Duitsland – IT-diensten: adviezen, softwareontwikkeling, internet en ondersteuning – HR-Core-System

De afdeling Personeel van het Helmholtz Zentrum München herstructureert zich in het gebied HR Digitalisering. De huidige functies van de HR-systemen bieden slechts een lage automatiseringsgraad en zijn daarom niet meer State-of-the-Art. Er moeten draagkrachtige digitale processen worden opgezet om een effectieve samenwerking en synergieën binnen de afdeling, maar ook met tal van andere afdelingen in het bedrijf te bereiken. De huidige IT-architectuur werkt met SAP als leidend systeem, tegelijkertijd zijn er echter een groot aantal andere softwaretoepassingen die soms aan SAP zijn gekoppeld, soms echter eilandoplossingen vormen. Op dit moment wordt er naar een leidend HR-Core-systeem gezocht. Veel processen verlopen tot op heden manueel en met een verbonden extra inspanning. Deze moeten nu worden gedigitaliseerd en zo veel mogelijk geautomatiseerd. Hierbij ligt de focus op een doorlopende masterdataflow, workflows en self services. Het doel is om zo veel mogelijk HR-processen van het centrum in een HR-suite af te beelden. Een interne inventarisatie van de systemen, evenals een toekomstig concept van de HR-IT-landschap liggen voor. Op verzoek stellen we deze bijlage ter beschikking tegen een ondertekende verplichting tot geheimhouding. Zie hiervoor ook de bijbehorende OPMERKING over "MAATREGELEN TER BEVEILIGING VAN DE VERTROUWELIJKHEID:" aan het begin van het document. SAP HCM moet ook in de toekomst worden gebruikt als tijdregistratiesysteem en voor de salarisafrekening. De toekomstige licentieomvang bedraagt 3.355 medewerkers (2.555 interne medewerkers en 800 gasten, die echter volledige licenties moeten krijgen). Aanvullende licenties voor optionele modules moeten als prijsoptie worden aangegeven. Het Helmholtz Zentrum München volgt een meerfasige implementatiefase voor de nieuwe HR-IT-oplossing. De start vindt plaats met de uitvoering van de basismodules HR Core en Onboarding na de aanbesteding. Andere modules kunnen in fase 2 en 3 volgen (optie van de opdrachtgever). De tijdlijnen voor deze verdere fasen worden met de aanbieder bepaald. De focusgebieden zijn:

Fase 1 - Hoofdopdracht: HR-Core met masterdata en workflows, personeelsmaatregelen (Crossboarding, contractwijzigingen), e-Akte, ESS/MSS, aanstelling/ pre-/ onboarding, offboarding, vacatureplanning en personeelsbehoefte, contractopstelling, rapportage

Fase 2 - Optie: Recruiting, Performance Management & Doelstellingen

Fase 3 - Optie: LMS en seminarbeheer, personeelsontwikkeling & opvolging

De implementatie vindt bewust modulaire plaats: door een optiegebaseerde aanpak is het mogelijk om bij behoefte vanaf 2027/2028 verdere modules van fase 2 en fase 3 op te volgen. Zo kan het systeem in overeenstemming met de organisatorische en vakinhoudelijke ontwikkeling op maat worden uitgebreid. Fase 2 en fase 3 zijn opties. De opdrachtgever is niet verplicht om alle opties op te volgen. De aanbesteding omvat zowel de levering van een volledige HR-oplossing, diensten, ondersteuning, softwareonderhoud en -beheer.