Francja – Pakiety oprogramowania do rozliczania czasu lub zarządzania zasobami ludzkimi – Solution intégrée de dématérialisation des processus RH

ARTE G.E.I.E. w Strasburgu zatrudnia 590 osób na podstawie umów o pracę na nieokreślony czas oraz regularnie 300 osób na podstawie umów o pracę na określony czas, w tym wolnych dziennikarzy i stałych wolnych pracowników. System HR dla zarządzania kadrami oraz rozliczeń płacowych i wynagrodzeń to SAP ECC6; planowana jest migracja na SAP S/4HANA. Obecnie jest on uzupełniany przez rozwiązanie UKG dla funkcji cyfrowego sejfu, podpisu elektronicznego i elektronicznej kartoteki personalnej. Przedmiotem zamówienia jest dostarczenie, implementacja, hosting, utrzymanie i wsparcie zintegrowanego rozwiązania dla cyfryzacji procesów zarządzania kadrami z następującymi funkcjami. Interfejsy użytkownika, dokumentacja i wsparcie są dostarczane przynajmniej w języku francuskim i niemieckim.

• Cyfrowy sejf dla pracowników. Jest to osobisty online miejsce przechowywania, którego właścicielami są pracownicy, służące do przechowywania i pobierania przekazanych im dokumentów personalnych przez okres co najmniej pięćdziesięciu lat od złożenia lub podpisania. Dzięki dostarczeniu tego sejfu ARTE spełnia obowiązek przewidziany w art. D. 3243-8 francuskiego kodeksu pracy dotyczący dostarczenia rozliczenia płac w formie elektronicznej. Ten cyfrowy sejf pozostaje dostępny dla pracowników również po zakończeniu stosunku pracy i po okresie trwania zamówienia.

• Elektroniczna kartoteka personalna. Jest to archiwalny dokument służący jako dowód, dostępny dla upoważnionych pracowników, który tworzy kartotekę personalną pracowników podczas trwania ich umowy o pracę oraz w okresie poprzedzającym zatrudnienie i następnego obowiązkowego okresu przechowywania. Rozwiązanie zapewnia klasyfikację według typu dokumentu, wyszukiwanie, zapewnienie pełności oraz śledzenie dostępu i działań, cykl życia i okresy przechowywania.

• Elektroniczny podpis. Usługa podpisowa, której siła dowodowa może być dostosowana do danego procesu, zarówno dla podpisów wewnętrznych, jak i zewnętrznych, w trybie pojedynczego lub masowego podpisu, w tym automatyzowanego podpisu dla dokumentów masowo tworzonych. Zapewnia przechowywanie odpowiednich dowodów i ich zwrot.

• Portal dla pracowników. Usługa, która pozwala pracownikom przeglądać swoje dokumenty i składać wnioski (w dziale personalnym) za pomocą standardowych formularzy i konfigurowalnych przepływów zatwierdzeń, przy czym można śledzić status przetwarzania.

• Dostawa dokumentów personalnych. Bezpieczna, personalizowana i śledzona dostawa dokumentów przygotowanych przez ARTE do każdego pracownika, w szczególności umów o pracę oraz dodatkowych, listów, decyzji administracyjnych, potwierdzeń i dokumentów związanych z końcem umowy, niezależnie od poprzedniego procesu tworzenia. Ta funkcja obejmuje w szczególności dostawę rozliczeń płacowych, które odbywają się w pięciu etapach miesięcznie. Rozwiązanie uwzględnia sprzeciw pracowników wobec elektronicznej przesyłki ich rozliczeń płacowych. Zamówienie obejmuje przejęcie dokumentów i potwierdzeń podpisów utworzonych od 2019 roku do elektronicznej kartoteki personalnej. Obejmuje obowiązek utrzymywania usługi, przenośność przy zakończeniu umowy oraz postanowienia dotyczące każdego użycia sztucznej inteligencji, które wyklucza zbieranie, ponowne używanie i szkolenie na podstawie danych ARTE. Hosting, przetwarzanie, zarządzanie i przechowywanie danych odbywa się wyłącznie na terenie Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego; to samo dotyczy każdego subpodwykonawcy. Zamówienie wymaga przetwarzania danych osobowych. Wybrani kandydaci muszą w trakcie procedury udowodnić, że są w stanie zapewnić odpowiednie gwarancje ochrony danych, które muszą być utrzymywane przez cały okres trwania zamówienia. Tryby i dokumenty do przedstawienia zostaną szczegółowo omówione w dokumentacji przetargowej.