Belgia – Usługi opracowywania oprogramowania do rozliczania czasu i zarządzania zasobami ludzkimi – Aankoop, implementatie en onderhoud van een tijdsregistratietool

Brandweer Zone Antwerpen (BZA) poszukuje całkowitej, zintegrowanej rozwiązania dla rejestracji czasu pracy, w tym sprzętu, oprogramowania, implementacji i długoterminowego wsparcia. Celem jest realizacja niezawodnego, bezpiecznego, konfigurowalnego i przyszłościowego systemu. Zlecenie składa się z następujących głównych komponentów:

- Oprogramowanie i łączność: Dostarczenie i konfiguracja nowoczesnej, holenderskojęzycznej platformy oprogramowania do rejestracji czasu pracy. Istotnym elementem zlecenia jest utworzenie płynnych połączeń za pomocą API z istniejącym, różnorodnym krajobrazem aplikacji/pakietów oprogramowania BZA. To powinno ograniczyć ręczne działania i podwójne wprowadzanie danych do absolutnego minimum. Specyficzne wymagania integracji są szczegółowo opisane w technicznych wymaganiach dokumentu zamówienia.

- Sprzęt: Dostarczenie i instalacja kompatybilnych fizycznych urządzeń do rejestracji czasu pracy (zasilanych za pośrednictwem Power over Ethernet - PoE). Jeśli integracja z nowym systemem tego wymaga, dostarczenie nowych kart identyfikacyjnych należy również do zakresu zlecenia. Wykonawca zlecenia występuje jako centralne punkt kontaktu dla pełnej funkcjonalności zarówno sprzętu, jak i oprogramowania.

- Złożone zarządzanie personel: Nowy system musi mieć zdolność do zarządzania złożonością organizacji operacyjnej i administracyjnej BZA (ok. 850 pracowników). System musi płynnie radzić sobie z różnymi statusami i trybami pracy, w tym statutarnych i kontraktowych (administracyjnych) pracowników, operacyjnych zawodowych strażaków, ochotników straży pożarnej, pracowników tymczasowych i studentów pracujących. System musi umożliwiać szczegółowe zarządzanie rolami, uprawnieniami i regulacjami dla każdej kategorii.

- Etapy i czas trwania zlecenia: Zlecenie odbywa się według ścisłego harmonogramu, który zostanie omówiony i ustalony podczas faz negocjacji zlecenia. Niżej opisane etapy są oparte na badaniu rynku i mogą ulec zmianie:

1. Etap implementacji: W trakcie tego etapu oprogramowanie zostanie skonfigurowane według specyficznych wymagań BZA, zostaną zrealizowane połączenia i zainstalowany sprzęt. Wykonawca musi dostarczyć jasny i realistyczny plan działania z harmonogramem, z celem osiągnięcia operacyjnego "go-live" na początku 2028 roku.

2. Etap testowania: Etap implementacji kończy się rozległym okresem testowania. W trakcie tego okresu BZA poddaje całą łańcuch (włączając wymianę danych i obliczenia płac) gruntownej analizie w środowisku akceptacji.

3. Etap utrzymania: Po formalnym i udanym zatwierdzeniu etapu testowania rozpoczyna się etap utrzymania. W ciągu 10 lat wykonawca zapewnia profilaktyczne, korekcyjne i ewolucyjne utrzymanie sprzętu i oprogramowania, opierając się na ścisłym Service Level Agreement (SLA).

Miejsce świadczenia usług: Brandweer Zone Antwerpen (9 kasern straży pożarnej na terenie) i Campus Vesta w Ranst.