Dania – Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji – Udbud af møde- og konferencefaciliteter

Przy obecnym przetargu Danmarks Tekniske Universitet (DTU) dąży do uzupełnienia istniejącej umowy SKI dotyczącej konferencji, seminariów i spotkań. Celem jest zapewnienie pełnego pokrycia potrzeb uniwersytetu w tej kategorii oraz osiągnięcie pełnej zgodności (100% compliance) z obowiązującymi ramami zakupów i wydatkami. Zauważono, że dostawcy, którzy już są objęci umową SKI, nie są zachęcani do składania ofert w związku z tym przetargiem. Ci dostawcy automatycznie wejdą w skład portfela DTU i będą mogli składać oferty na wydarzenia za pośrednictwem systemu Meeting Manager. Całkowity portfel umów z umowami SKI i umowami w obecnym przetargu ma rozpocząć się 1 kwietnia 2026. Wszystkie rezerwacje, zapytania i rezerwacje – niezależnie od tego, czy zostały one zainicjowane w ramach SKI lub DTU – powinny być obsługiwane przez Meeting Manager. W przypadku kontaktów poza systemem dostawca jest zobowiązany do składania ofert przez Meeting Manager, tak aby wszystkie transakcje były rejestrowane i dokumentowane zgodnie z wewnętrznymi procedurami DTU. Roczne wydatki DTU na zewnętrzne spotkania i konferencje w Danii przewidywane są na ponad 20 mln DKK netto, na podstawie historycznych danych sprzedaży z 2024 i 2025. Ta szacunka nie jest wiążąca i może zmienić się w okresie umowy. Maksymalny obrót w ramach umowy został ustalony na 20% ponad przewidywany wydatki, co odbija niepewność dotyczącą przyszłych poziomów cen i potrzeb.