Malta – Usługi w zakresie organizacji imprez – Provision of Event Organization Services for Administrative and Operational Meetings and Events for the EUAA

EUAA przewiduje przyznanie do trzech (3) umów ramowych na usługi w kaskadzie dla każdego Lotu dotyczących świadczenia wysokiej jakości usług organizacji wydarzeń oraz powiązanych usług podróży i logistycznych wymaganych do organizacji i realizacji administracyjnych i operacyjnych spotkań i wydarzeń Agencji. Umowy ramowe wspomagają wydarzenia organizowane w Mołdawii (Lot 1), na Ukrainie (Lot 2) i na Zachodnim Bałkanach (Lot 3), jak dalej opisano w Specyfikacjach technicznych. Usługi, które mają być świadczone na podstawie umów ramowych, będą zależne od konkretnych wymagań każdego wydarzenia, jak określono przez Agencję. Mogą one obejmować, ale nie ograniczać się do: • Wynajmu miejsca konferencyjnego; • Dostarczenia sprzętu audiowizualnego (AV) i tłumaczeniowego; • Usług gastronomicznych; • Koordynacji dostawców usług trzecich i zarządzania logistyką na miejscu; • Przygotowania oznakowania wydarzenia i przedstawienia dokumentów wspierających i faktur, jeśli to konieczne; • Wynajmu sprzętu AV i tłumaczeniowego dla miejscowości udostępnionych przez Agencję, stronę lub inne strony trzecie; • Organizacji lunchów, kolacji i innych aranżacji gastronomicznych; • Rezerwacji odpowiedniego zakwaterowania zgodnie z wymaganiami Agencji; • Organizacji, świadczenia i nadzoru usług transportowych; • Dostarczenia usług pomocy przy wydarzeniu przed, podczas i po wydarzeniu; • Koordynacji i świadczenia usług bezpieczeństwa i medycznych, jeśli to konieczne; • Przetwarzania i płatności za podróże, zakwaterowanie i/lub dzienne na żywność uczestników wydarzeń, w tym zbierania odpowiednich dokumentów wspierających, zgodnie z instrukcjami Agencji. Wydarzenia na Ukrainie będą organizowane tylko wtedy, gdy panująca sytuacja bezpieczeństwa pozwoli Agencji na organizowanie wydarzeń osobiście, po ocenie bezpieczeństwa Agencji i wszelkich stosownych ograniczeń bezpieczeństwa.