Finlandia – Systemy i serwery informacyjne – Helsingin kaupungin henkilöstökassan tietojärjestelmäratkaisu ja siihen liittyvät palvelut

Celem zakupu jest rozwiązanie systemowe dla kasy osobistych, które jest stabilnym rozwiązaniem dostępnym na rynku i nie wymaga niepotrzebnej pracy rozwojowej. Rozwiązanie musi zawierać co najmniej usługę internetową dla klientów, raportowanie, generowanie danych księgowych, integrację z systemami księgowymi i usługi utrzymania. Rozwiązanie może składać się z kilku komponentów, które muszą tworzyć funkcjonalną całość. Zakup obejmuje technologię, realizację, wdrażanie, ciągły serwis oprogramowania, prawa użytkowania, wsparcie, utrzymanie, dalszy rozwój oraz inne usługi eksperckie związane z wykorzystaniem i rozwojem rozwiązania. Z punktu widzenia procesu, zakupowane rozwiązanie obejmuje zarządzanie podstawowymi danymi (np. informacje o klientach, informacje o procentach), procesy kasy osobistej (zarządzanie kontami, wpłaty i wypłaty, płatności, zarządzanie pożyczkami, dopasowanie wydarzeń do księgowości), raportowanie i wydruki (np. wyciągi rachunkowe, potwierdzenia). System musi generować dane wejściowe do zewnętrznego systemu w celu tworzenia danych księgowych. Reguły wprowadzania danych muszą być zdefiniowane w systemie. Zakupowane rozwiązanie musi spełniać przepisy dotyczące gmin i księgowości oraz zalecenia związku gmin, m.in. dotyczące okresów przechowywania i dopasowań. Celem zakupu jest wdrożenie stabilnego i bezpiecznego rozwiązania opartego na SaaS, które wspiera kluczowe procesy kasy osobistej, poprawia komunikację przez różne kanały usług, automatyzuje działanie, integruje się z kluczowymi systemami miasta oraz spełnia wymagania prawnicze, ochrony danych i bezpieczeństwa informacji. Celem jest również zapewnienie ciągłości usługi, dobrej użytkowalności, efektywnego utrzymania i dalszego rozwoju, tak aby w rozwiązaniu wykorzystano możliwie szeroko gotowych funkcjonalności. Projekt dostawy i wdrażania szacuje się rozpocząć w 2026 roku. Obecny system szacuje się, że będzie dostarczany do końca 2027 roku, a wdrożenie nowego systemu planowane jest najpóźniej 1.01.2028. Umowa będzie obowiązywać na czas określony do momentu, gdy upłynie dwa (2) lata od momentu wdrożenia i będzie kontynuowana następnie na czas nieokreślony z możliwością rozwiązania. Celem zakupu jest dokładniej opisany w tym zapytaniu ofertowym i jego załącznikach. Miasto Helsinki nie jest zobowiązane do żadnych zakupów.