Finlandia – Pakiety oprogramowania i systemy informatyczne – HRM- ja palkkajärjestelmän hankinta

Espoon kaupunki (później również Nabywca) zaprasza do składania ofert na system HRM i system płac. Przedmiotem zakupu jest system oprogramowania jako usługa (SaaS), który obejmuje funkcjonalności rejestru głównego kadrowego (tzw. całość HRM) oraz funkcjonalności obliczania płac. Rozwiązanie powinno wspierać różne formy pracy pracowników Espoon, takie jak czas pracy biurowej, okresowej i ogólnej, różne formy organizacji pracy, tj. stałą i zmienną pracę oraz umowy zbiorowe i lokalne stosowane w gminie. Przedmiotem zakupu są następujące pakiety usług: - System oprogramowania jako usługa (SaaS) - Wdrożenie i dostosowanie usługi do Espoo - Usługi utrzymania aplikacji - Usługi rozwoju i doradztwa systemu. Szczegółowy opis treści zakupu znajduje się w załączniku 1 do zapytania ofertowego „Opis przedmiotu zakupu”. Na podstawie przetargu wybierany jest jeden dostawca i jeden zastępczy dostawca. Umowa wstępuje w życie z daty podpisania i jest ważna do odwołania. Szacowana data rozpoczęcia okresu umowy to grudzień 2026. PRZYGOTOWANIE ZAKUPU Jednostka zakupująca przygotowała zakup, oceniając dostępne na rynku opcje, warunki konkurencji oraz sposoby realizacji zakupu. W badaniu rynku konsultowano szeroko przedstawicieli branży pisemnie i telefonicznie, wykorzystano opinie ekspertów, oceniało podział zakupu na części oraz różne modele realizacji. POSTĘP W ROZMOWACH RYNKOWYCH W 2025 W 2025 prowadzono rozmowy rynkowe z trzema zidentyfikowanymi potencjalnymi dostawcami. 1) Demonstracja systemów W tygodniach 12-15/2025 dostawców poproszono o zaprezentowanie systemów, które mają do oferty. 2) Komentowanie projektu zapytania ofertowego Projekt zapytania ofertowego został wysłany do dostawców do komentowania w dwóch częściach (A1 i A2). - Runda komentowania A1: zawierała inne dokumenty z wyjątkiem kluczowych opisów procesów, składu raportów, danych dotyczących informacji o pracownikach oraz formularza wymagań dotyczących funkcjonalności systemu. Czas na komentowanie: 5.5.2025 – 14.5.2025 i komentarze były omawiane z dostawcami na spotkaniach w tygodniach 21 - Runda komentowania A2: zawierała załączniki 1.3, 1.8, 1.9 oraz załącznik 5, formularz wymagań karty funkcjonalności. Czas na komentowanie: 19.5 – 2.6.2025 i komentarze były omawiane z dostawcami na spotkaniach w tygodniach 24. 3) Wysłane pytania uzupełniające Dostawców poproszono również o dostarczenie dodatkowych informacji dotyczących okresów płac systemów, usług głównych użytkowników i zewnętrznych rozwiązań HRM, technologii systemów dostępnych do sprzedaży, ich cyklu życia oraz szacunków kosztów licencji i praw użytkowania oraz kosztów projektu wdrożenia w celu wsparcia oceny wartości zakupu i określenia budżetu. POSTĘP W ROZMOWACH RYNKOWYCH W 2026 Na początku 2026 zbadano również czwartego potencjalnego dostawcę, z którym przeprowadzono spotkanie w tygodniu 7 dla przedstawienia projektu zapytania ofertowego. Dostawca otrzymał ten sam projekt zapytania ofertowego po spotkaniu do komentowania, co pozostałe potencjalne dostawcy i dostarczono komentarze 5.3.2026. Od wszystkich czterech dostawców poproszono dodatkowo o pisemne komentarze do zaktualizowanego projektu zapytania ofertowego 17.3-1.4.2026. Badanie rynku zostało przeprowadzone tak, aby nie promować żadnego pojedynczego dostawcy i w badaniu postąpiono obiektywnie i otwarcie. UWAGI Z BADANIA RYNKU Uwagi zebrane w trakcie badania zostały wykorzystane do określenia przedmiotu zakupu, ustalania wymagań dopasowania, określenia kryteriów porównywania ofert. Ważnymi uwagami było również to, że rynki mogą być ograniczone przez wymagania dotyczące umów zbiorowych (takich jak KVTES i OVTES) stosowanych przez Espoon w systemach HRM i płac. Ponadto ograniczenia mogą stanowić potrzeby Espoo dotyczące ciągłych usług płacowych, podwójnego środowiska systemu oraz integracji. W przygotowaniu zakupu uwzględniono zasady dotyczące badania rynku zgodnie z art. 65 ustawy o zakupach i jednostka zakupująca uważa, że przygotowanie wspiera realizację konkurencji. PODZIAŁ ZAKUPU NA CZĘŚCI Jednostka zakupująca oceniła podział zakupu na części. Zakup nie został podzielony na części, ponieważ przedmiot zakupu oraz związane z nim usługi tworzą spójną całość, której nie jest celowe dzielić na mniejsze całości. Ponadto podział zakupu na części znacznie zwiększyłby ryzyka związane z integracją, podziałem odpowiedzialności, wdrożeniem i zarządzaniem danymi w sposób spójny. Jednostka zakupująca uważa, że pozostawienie bez podziału jest uzasadnione, biorąc pod uwagę naturę, sposób realizacji i cel zakupu.