Dania – Usługi sprzątania – Udbud af Soft Facility Management

Następne przetarg dotyczy przetargu na Oprogramowanie Zarządzania Obiektami (dalsze FM) dla Duńskich Więzień (poprzednio Kriminalforsorgen) (dalsze Ordregiver) przez Duński Urząd Więziennictwa. Przetarg przeprowadzany jest jako przetarg z negocjacjami zgodnie z rozdziałem II ustawy o przetargach, co oznacza, że każdy podmiot ekonomiczny może wnioskować o kwalifikację, ale tylko zakwalifikowani oferenci mogą złożyć ofertę. Przetarg obejmuje następujące cztery obszary usług: 1. Sprzątanie 2. Usługi wewnętrzne 3. Odbiór odpadków 4. Serwis floty. Każdy obszar usług obejmuje szereg usług i podusług. Sprzątanie obejmuje m.in. czyszczenie i mycie okien i jest znacznie największym obszarem usług w umowie. Odnośnik do materiałów przetargowych dla szczegółowego opisu, w tym opis pozostałych obszarów usług oraz bliższe informacje o zakresie i wymaganiach usług. Duńskie Więzienia podlegają pod Ministerstwo Sprawiedliwości i składają się z Duńskiego Urzędu Więziennictwa i dwóch okręgów więziennych. Duńskie Więzienia zarządzają więzieniami i aresztami kraju, nadzorują skazanych, pracują nad zapobieganiem przestępczości i tworzeniem bezpieczeństwa w społeczeństwie wraz z innymi organami w systemie prawno-egzekucyjnym. Duńskie Więzienia mają więc odpowiedzialność za m.in. zamknięte więzienia, otwarte więzienia, areszty, więzienia izolacyjne, oddziały z monitorowaniem, biura nadzoru, jednostki dla młodych przestępców, jednostki transportowe, centra deportacyjne, instytucję dla cudzoziemców, własne szkoły organizacji i zakłady w Grenlandii. Organizacja jest obecna w Danii, Grenlandii i na Wyspach Owczych. Następne przetarg dotyczy lokalizacji Ordregiver w Danii i prawie 100 lokalizacji w Danii o różnej wielkości, rozproszonych na około 100.000 m2 powierzchni do sprzątania, geograficznie rozlokowanych na całym terenie kraju. Lokalizacje na Wyspach Owczych i Grenlandii nie są więc objęte przetargiem. Nie wszystkie usługi i podusługi są wykonywane w każdej lokalizacji; to zależy m.in. od charakteru (typu), wielkości danej lokalizacji i od tego, czy dana lokalizacja wspiera zatrudnienie klientów. Oczekuje się, że kontrakt rozpocznie działalność 1 września 2027 roku, a przetarg ma szacowaną wartość między 325 a 400 mln DKK w czterech obszarach usług. Szacowana wartość stanowi szacunek przewidywanej kwoty kontraktu na cały okres jego trwania, w tym możliwe okresy przedłużenia. Szacunek opiera się na historycznym zużyciu. W podanej kwocie kontraktowej uwzględniono bezpośrednie płatności lokalizacji do dostawcy w postaci usług zamawianych i usług ofertowych. Ordregiver planuje reformę karną, która będzie realizowana w trakcie trwania umowy FM. Reforma karna powoduje m.in. zwiększenie liczby uniformowanych i cywilnych pracowników oraz około 2.000 nowych miejsc w więzieniu w ciągu najbliższych 10 lat. Ordregiver chce zapewnić, że dostawy mogą być ciągłe dostosowywane do konkretnych potrzeb lokalizacji i dlatego skupia się na skalowalnej i elastycznej umowie, która może obejmować np. wprowadzenie do nowych budynków i wyprowadzenie z innych. Ponadto Ordregiver chce, aby dostawca w okresie kontraktu inicjował poprawę i efektywizację w poszczególnych obszarach usług i na poziomie całej umowy, gdzie to jest sensowne. Rozwiązanie zadania powinno być ciągłe wspierane cyfrowo w celu optymalizacji procesów biznesowych oraz zapewnienia dobrej obsługi klienta. Ordregiver udostępnia dostawcę Dalux FM portal usług do systemowego wsparcia umowy. Ordregiver ocenia, że ustawa o przejęciu działalności gospodarczej będzie stosowana w związku z 1) przejęciem usługi od obecnego dostawcy do nowego dostawcy oraz 2) outsourcingiem zadań, które Ordregiver dotychczas sam realizował wewnętrznie. Ordregiver oczekuje, że przejęcie działalności gospodarczej może obejmować 1) 118 pracowników od obecnego dostawcy i 2) 8-15 pracowników od Ordregiver. Przetarg przeprowadzany jest jako przetarg z negocjacjami z kwalifikacją 3-5 oferentów i przewidywalnie jedną rundą negocjacji. Chyba że Ordregiver zdecyduje się przyznać zadanie na podstawie początkowej oferty, przeprowadzony zostanie proces negocjacji, w którym oferenci zostaną zaproszeni do równoległych negocjacji, które zostaną udokumentowane zgodnie z warunkami przetargu. Terminy dostarczenia ofert wynikają z materiałów przetargowych. Negocjacje będą odbywać się w tygodniu 39-41 w Duńskim Urzędzie Więziennictwa pod adresem Strandgade 100, 1401 Kopenhaga K. Negocjacje mają odbywać się w godzinach 9:00-15:00. Celem negocjacji jest pozwolenie oferentom na przedstawienie ich całkowitej oferty oraz zapewnienie, że oferenci są świadomi, gdzie ich oferta może zostać poprawiona. Ordregiver zatem skomentuje złożone oferty, gdzie oferenci podczas negocjacji również otrzymają okazję do zadawania pytań dotyczących materiałów przetargowych, zgodnie również z załącznikiem D do warunków przetargu.