Malta – Usługi w zakresie organizacji imprez – Provision of Event Organization Services for Administrative and Operational Meetings and Events for the EUAA

EUAA przewiduje przyznanie do trzech (3) umów ramowych na usługi w kaskadzie dla każdego Lotu dla zapewnienia wysokiej jakości usług organizacji wydarzeń i powiązanych usług podróży i logistycznych wymaganych do organizacji i realizacji administracyjnych i operacyjnych spotkań i wydarzeń Agencji. Umowy ramowe wspomogą wydarzenia zorganizowane w Mołdawii (Lot 1), na Ukrainie (Lot 2) i na Zachodnim Bałkanach (Lot 3), jak dalej opisano w Specyfikacjach technicznych. Usługi, które będą świadczone na podstawie umów ramowych, będą zależne od konkretnych wymagań każdego wydarzenia, jak zdefiniowane przez Agencję. Mogą one obejmować, ale nie ograniczać się do: • Wynajmu miejsca konferencyjnego; • Dostarczenia sprzętu audiowizualnego (AV) i tłumaczeniowego; • Usług gastronomicznych; • Koordynacji dostawców usług trzecich i zarządzania logistycznym na miejscu; • Przygotowania znaków wydarzenia i przesyłania dokumentów wsparcia i faktur, jeśli wymagane; • Wynajmu sprzętu AV i tłumaczeniowego dla miejsc dostarczanych przez Agencję, stronę interesów lub inne strony trzecie; • Organizacji obiadow, kolacji i innych aranżacji gastronomicznych; • Rezerwacji odpowiedniego zakwaterowania zgodnie z wymaganiami Agencji; • Organizacji, zapewnienia i nadzoru usług transportowych; • Zapewnienie usług pomocy podczas wydarzeń przed, podczas i po wydarzeniu; • Koordynacji i zapewnienia usług bezpieczeństwa i medycznych, jeśli wymagane; • Przetwarzania i płatności za podróże, zakwaterowanie i/lub dietę dla uczestników wydarzeń, w tym zbierania odpowiednich dokumentów wsparcia, zgodnie z instrukcjami Agencji. Wydarzenia na Ukrainie będą organizowane tylko wtedy, gdy panująca sytuacja bezpieczeństwa pozwoli Agencji na organizowanie wydarzeń na żywo, po przeprowadzeniu oceny bezpieczeństwa przez Agencję i wszelkich stosownych ograniczeń bezpieczeństwa.