Niemcy – Usługi naprawcze i konserwacyjne – Einführung zentrales DMS

Na podstawie tego zamierza wprowadzić przedsiębiorstwo platformę zarządzania dokumentami (DMS) na całe przedsiębiorstwo, aby zrównoważyć i zmodernizować zarządzanie, przetwarzanie i dostarczanie informacji dotyczących działalności gospodarczej. W ramach analizy wymagań międzyoddziałowych zbadano istniejące sposoby pracy, procesy dokumentów i przepływy informacji wraz z działami. Okazało się, że dokumenty i informacje są obecnie zarządzane w różnych systemach, strukturach dysków, aplikacjach specjalistycznych i osobistych archiwach. Powoduje to przerwy medialne, wielokrotne archiwy i różne sposoby pracy, które utrudniają współpracę międzyoddziałową i prowadzą do zwiększonego wysiłku poszukiwania oraz niepewności dotyczących aktualności i obowiązywania informacji. Jednocześnie istnieje wiele już ustalonych aplikacji specjalistycznych i systemów informacyjnych, które również w przyszłości powinny wykonywać swoje odpowiednie zadania główne. Celem przedsięwzięcia nie jest więc zastąpienie tych systemów, ale ich sensowne integrowanie w wspólną platformę informacyjną. Oto opisane wymagania funkcjonalne, techniczne i organizacyjne dla przyszłej platformy DMS i służą jako podstawy do wyboru przyszłej, ekonomicznej i długoterminowej rozwiązania. Przyszła rozwiązanie powinno służyć jako centralna platforma informacyjna i wspierać cały cykl życia dokumentów i informacji - od ich wprowadzenia, przez przetwarzanie i wspólne korzystanie, aż do bezpiecznego archiwizowania i prawidłowego usuwania. W tym przypadku nie są na pierwszym planie pojedyncze dokumenty lub funkcje techniczne, ale efektywne wspieranie codziennych procesów pracy pracowników. Informacje powinny być zarządzane jednolicie, niezależnie od miejsca ich powstania, szybko znajdowane, bezpiecznie udostępniane i wykorzystywane w całej organizacji. Wprowadzenie platformy DMS ma również za zadanie stopniowe zmniejszanie istniejącej rozwiązań wyspowych, ustanawianie jednolitych standardów dla zarządzania informacjami i tworzenie podstawy technologicznej dla dalszej cyfryzacji procesów administracyjnych. Nowoczesne technologie, w szczególności funkcje wspomagane przez sztuczną inteligencję, powinny wspierać pracowników w ich codziennej pracy i dalej poprawiać jakość oraz efektywność przetwarzania informacji. W podsumowaniu można opisać cele projektu następująco: - Wprowadzenie przedsiębiorstwa jednolitej platformy informacyjnej do zarządzania dokumentami i informacjami dotyczącymi działalności gospodarczej - Poprawa współpracy międzyoddziałowej poprzez wspólne zasoby informacyjne i standaryzowane sposoby pracy - Redukcja podwójnych archiwów oraz zapewnienie jednoznacznej i śledzącej bazy informacyjnej - Przyspieszenie odszukiwania informacji dzięki wydajnym możliwościom wyszukiwania i nawigacji - Wspieranie standaryzowanych cyfrowych procesów biznesowych poprzez przepływy pracy, sterowanie zadaniami i przejrzyste procedury zatwierdzenia - Zapewnienie spełnienia wymagań prawnych, regulacyjnych i wewnętrznych dotyczących dokumentacji, przechowywania, ochrony danych i bezpieczeństwa informacji - Integracja istniejących aplikacji specjalistycznych i systemów informacyjnych w wspólną architekturę informacyjną, unikając nadmiarowej przechowywania danych - Tworzenie skalowalnej i przyszłej platformy, która wspiera organizacyjne zmiany oraz przyszłe projekty cyfryzacji - Dostarczanie nowoczesnych funkcji asystenta, w szczególności procedur wyszukiwania, analizy i klasyfikacji wspomaganych przez sztuczną inteligencję, do wspierania codziennej pracy pracowników - Ustanowienie długoterminowej ekonomicznej i administracyjnie zarządzalnej platformy dla zarządzania informacjami na całe przedsiębiorstwo.