Niemcy – Pakiety oprogramowania i systemy informatyczne – Integriertes Geschäfts- und Personalmanagementsystem

Przedmiotem zamówienia jest zintegrowany system zarządzania biznesem i zasobami ludzkimi, w tym dostarczanie oprogramowania w modelu Software-as-a-Service (SaaS), obsługa w chmurze, usługi implementacyjne oraz usługi zarządzania aplikacjami (AMS) do mapowania procesów personalnych, prawno-pensjonowych, finansowych i administracyjnych zamawiającego. Zamówienie obejmuje dostarczenie i eksploatację oprogramowania standardowego, w tym obsługę producenta i wsparcie (Lot 1) oraz usługi implementacyjne, migracyjne, szkoleniowe, wsparcia i zarządzania aplikacjami (Lot 2). Zamawiający realizuje poprzez zamówienie systemu nadrzędny cel, który polega na pełnej cyfryzacji, standaryzacji i umieszczeniu na przyszłostabilnej podstawie technicznej swoich podstawowych procesów administracyjnych, personalnych i finansowych. System ma zwiększyć efektywność procesów administracyjnych, poprawić jakość danych i ich przejrzystość, wzmocnić prawne bezpieczeństwo i poprawić zdolność do sterowania i podejmowania decyzji przez organizację. Obecna krajobraz systemów charakteryzuje się heterogenicznymi rozwiązaniami, ograniczonymi możliwościami integracji i wysokim udziałem ręcznych kroków przetwarzania. To prowadzi do duplikacji danych, zwiększonego ryzyka błędów i utrudnionej sprawdzalności procesów. W tym kontekście konieczne jest wprowadzenie nowoczesnego, zintegrowanego systemu, który mapuje wszystkie podstawowe procesy administracji na konsystentnej, ciągłej i skalowalnej platformie. Cel zamówienia można konkretyzować następująco: a) Bezpieczne działanie w kontrolowanym środowisku: Dostarczając zintegrowany system zarządzania biznesem i zasobami ludzkimi w infrastrukturze prywatnej chmury zapewnia się izolowane, chronione i zgodne z DSGVO procesy przetwarzania danych. Obejmuje to przede wszystkim bezpieczne przetwarzanie danych osobowych oraz przestrzeganie relevantnych przepisów prawa, takich jak BDSG i LDSG RLP. b) Przyszłostabilne, zintegrowane procesy: Jednolite cyfrowe przepływy pracy we wszystkich podstawowych obszarach administracji – w tym personalia, zasoby ludzkie, finansy i kontroling – umożliwiają ciągłe, przejrzyste i standaryzowane kształtowanie procesów. Konsystencja danych na poziomie systemowym tworzy solidną podstawę do podejmowania operacyjnych i strategicznych decyzji. c) Redukcja ręcznych nakładów pracy: Standaryzowane przepływy pracy, automatyzowane czynności rutynowe i zintegrowane funkcje raportowania i analizy ulatwiają pracownikom, redukują ryzyko błędów i tworzą możliwości do realizacji wartościodających zadań. Jednocześnie umożliwia faktyczną kontrolę dzięki konsystentnym, aktualnym i zapewnionym jakościowo danym. d) Prawnie bezpieczeństwo i zgodność: Obejmuje wszystkie relevantne przepisy prawnicze, zwłaszcza w zakresie ochrony danych, księgowości, prawa budżetowego i służby cywilnej. Sprawdzalna dokumentacja, przejrzyste procesy kontroli i zatwierdzenia oraz standaryzowane kroki kontroli zapewniają przestrzeganie wymogów prawnych. e) Skalowalność i elastyczność: Środowisko prywatnej chmury umożliwia elastyczną adaptację do rosnących objętości danych, wzrastającej liczby użytkowników i przyszłych wymagań organizacyjnych. Dzięki temu system jest przyszłostabilny, rozszerzalny i wydajny dla długoterminowej wsparcia procesów administracyjnych. Wprowadzenie zintegrowanego systemu zarządzania biznesem i zasobami ludzkimi w prywatnej chmurze tworzy zatem zintegrowaną, standaryzowaną i sprawdzalną cyfrową infrastrukturę, która stanowi podstawę do ciągłej cyfryzacji i optymalizacji podstawowych procesów administracji. System umożliwia efektywną, przejrzystą i prawno zgodną mapę wszystkich relevantnych procesów, redukuje redundancję procesów i zwiększa zdolność do sterowania na wszystkich poziomach organizacji.