Finlandia – Usługi księgowania – Taloushallinnon osaulkoistaminen, Savukosken kunta

Gmina Savukoski wdrożyła podział finansowego zarządzania jako czasowe rozwiązanie do 30.9.2026. Dzięki podziałowi zarządzanie finansowe gminy i księgowość zostały zmodernizowane i zapewniono im bezpieczeństwo działania. Na podstawie osiągniętych korzyści, gmina uznaje za celowe kontynuowanie modelu podziału również w przyszłym okresie umownym. W gminie zachowywane jest własne doświadczenie w zarządzaniu finansowym, otwierając po podpisaniu umowy o podziale stanowisko asystenta zarządzania finansowego (0,6 htv). Personel gminy odpowiada za zadania zgodnie z tabelą odpowiedzialności (załącznik 2). Usługa podzielona zapewnia bezpieczeństwo działania zarządzania finansowego oraz zapewnia wystarczające rezerwowe rozwiązania kadrowe. Głównymi celami przetargu są: - jasne i celowe podział zadania między własną działalność gminy i zewnętrznego dostawcę usług - zapewnienie ciągłości zarządzania finansowego i rezerwowych rozwiązań kadrowych. Przedmiotem przetargu jest podział usług zarządzania finansowego na okres 1.10.2026–30.9.2029. Umowa zawiera możliwość dwóch (2) opcjonalnych przedłużenia. Ostateczny okres umowy oraz warunki rozwiązania określone będą podczas negocjacji umowy. Przewidywana całkowita wartość przetargu wynosi 300 000 euro (VAT 0%). Wartość jest szacunkowa i nie wiąże jednostki zamawiającej. Jest to przetarg na usługi przekraczający próg UE, podlegający prawu o zamówieniach publicznych i umowach o prawo użytkowania (1397/2016) oraz dyrektywie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2014/24. Procedurą przetargową jest otwarta procedura. Dokumenty przetargowe zostały przygotowane w języku fińskim, a oferty należy złożyć w tym języku. Termin składania ofert to 17.6.–4.8.2026. Oferta musi spełniać wszystkie wymagania minimum wymienione w załączniku 1. Niespełnienie wymagań powoduje odrzucenie oferty. Nie przyjmuje się częściowych ofert lub alternatywnych ofert. Umowę podpisze ofertant, który złoży najbardziej korzystną ofertę. Kryteria oceny to: - cena 60% - jakość 40% W przypadku równości ofert wybierana będzie ta, która jest tańsza. Przetarg nie jest dzielony na części, ponieważ podział może ograniczyć konkurencję lub utrudnić technicznie lub finansowo realizację umowy. Koordynacja wielu dostawców może również zagrozić płynności realizacji usługi oraz zwiększyć ryzyko niekompatybilności. Szczegółowy opis zamawiającego: - Zamawiający ma rocznie około 2 100 faktur sprzedaży, z czego około 600 jest fakturami elektronicznymi, a około 1 500 papierowymi - Zamawiający ma rocznie około 6 600 faktur zakupowych, z czego około 6 500 jest fakturami elektronicznymi, a około 100 papierowymi - Zamawiający ma rocznie około 200 faktur przypominających dotyczących opłat za wodę - Księgowość aktywów nieruchomości zamawiającego prowadzona jest w module aktywów nieruchomości Pro Economica, w rejestrze aktywów nieruchomości jest łącznie około 65 aktywów nieruchomości - Zamawiający rocznie przygotowuje około 400 notatek - Zamawiający posiada wodociągi, dla których przygotowywany jest osobny bilans i monitorowany w księgowości jako oddzielna całość w ramach księgowości zamawiającego - Zamawiający nie posiada oddzielnych jednostek gospodarczych, ale wodociągi są traktowane jako oddzielna działalność w ramach księgowości zamawiającego - Zamawiający posiada trzy (3) konta bankowe - Do konsorcjum gminy należą, poza zamawiającym, gminne związki (m.in. Lapin liitto oraz Lapin jätehuolto kuntayhtymä, Lapeco). Ponadto do konsorcjum należą spółki zależne gminy w zależności od udziałów własnościowych - Do zarządzania finansowego Pelkosenniemen-Savukosken kiinteistökuntayhtymä należą m.in. księgowość, obsługa faktur zakupowych, fakturowanie sprzedaży, ruch pieniężny, przygotowywanie sprawozdania finansowego i raportu działalności oraz inne codzienne zadania zarządzania finansowego, co musi być uwzględnione w ofercie podanej cenie miesięcznej - Kiinteistökuntayhtymä ma rocznie około 350 faktur zakupowych i około 60 faktur sprzedaży.