Niemcy – Usługi w zakresie oprogramowania – GSE; Einführung eines IT-Systems für das Rechnungswesen und Controlling bei der GSE gGmbH

GSE gGmbH (Gesellschaft für Soziale Dienstleistungen Essen; w dalszej części "Nadawca") jest spółką z siedzibą w Essen, działającą na rzecz społeczności od ponad 140 lat, świadczącą szeroki zakres usług społecznych. Jako instytucja wspólna pod auspicjami miasta Essen oraz największych związków dobroczynnych, Nadawca zajmuje się opieką, promocją i społeczną integracją osób w szczególnych sytuacjach życiowych. Oferta Nadawcy obejmuje usługi opiekuńczo-pflegowe stacjonarne i ambulatoryjne dla seniorów, różnorodne formy mieszkaniowe i opiekuńczo-pflegowe dla osób z zaburzeniami psychicznymi lub upośledzeniem umysłowym, a także różnorodne wsparcie dla osób bezdomnych lub zagrożonych bezdomnością. Ponadto Nadawca prowadzi w kilku lokalizacjach w Essen uznane warsztaty dla osób niepełnosprawnych. Oferują one zarówno indywidualne wsparcie, jak i szeroki zakres możliwości pracy i kwalifikacji w takich obszarach, jak montaż, ogrodnictwo i architektura krajobrazu, gospodarka domowa, druk i cyfrowizacja, logistyka magazynowa, recykling lub technika rowerowa. Z około 1.300 kwalifikowanymi pracownikami w różnych instytucjach społecznych Nadawca obecnie opiekuje się około 1.200 mieszkańcami w swoich placówkach opiekuńczo-pflegowych oraz około 1.600 osób niepełnosprawnych w warsztatach. Szeroka kompetencja fachowa i bliska współpraca z partnerami komunalnymi i społecznymi pozwalają Nadawcy indywidualnie dostosowywać się do potrzeb osób pod opieką i zapewniać odpowiednie, szanujące wsparcie. Nadawca realizuje swoją strategię "Rok 2030" jako długofalną wizję kompleksowej modernizacji i cyfryzacji wewnętrznych struktur, procesów i systemów technicznych. Celem jest przeniesienie wszystkich obszarów działalności do przyszłej krajobrazu IT. Ta strategiczna orientacja stanowi podstawę do tworzenia silnej, przejrzystej i klientorientowanej organizacji, która spełnia rosnące wymagania fachowe, prawnicze i technologiczne. Jednym z centralnych przedsięwzięć w ramach tej strategii cyfrowej jest zastąpienie obecnie wykorzystywanego systemu ERP. Aktualnie używana wersja SAP, na której opierają się procesy biznesowe GSE, zostanie wycofana do końca roku 2027, co stanowi priorytetową konieczność działania. Używane moduły FI (księgowość finansowa), CO (kontroling) oraz HCM (Human Capital Management / zarządzanie zasobami ludzkimi) stanowią kluczowe funkcje w procesach biznesowych i personalnych organizacji i są głęboko wplecione w organizacyjne przepływy pracy. Realizacja projektu odbywa się więc nie w izolacji, ale jest ściśle powiązana z innymi strategicznymi przedsięwzięciami. Do nich należy zastąpienie SAP HCM i wprowadzenie nowego, nowoczesnego systemu zarządzania zasobami ludzkimi, który wymaga ściślejszej integracji z księgowością, szczególnie w zakresie płac i odliczeń socjalnych. Kolejnym priorytetowym przedsięwzięciem jest wprowadzenie systemu zarządzania dokumentami (DMS) do elektronicznej obsługi faktur przychodzących. DMS powinien być również wdrożony na całym przedsiębiorstwie i ustanowiony jako centralna platforma dla zarządzania cyfrowymi dokumentami. Celem jest zapewnienie jednolitej, sprawozdawczej i bezprzerwanowej bazy dokumentów dla wszystkich działów i systemów. Konieczność migracji systemu jest więc nie tylko technologicznie, ale również strategicznie dla działalności. Oprócz zapewnienia dalszego funkcjonowania systemu po 2027 roku, oczekuje się, że w wyniku zmian standardyzacja procesów, poprawa użytkowania i poprawa integracji z innymi komponentami IT. Wybór, planowanie i wprowadzenie rozwiązania jest więc jednym z priorytetowych kluczowych projektów w ramach strategicznego rozwoju Nadawcy do 2030 roku. Przedmiotem tej procedury zamówień publicznych jest wprowadzenie nowoczesnego, przyszłościowego systemu księgowości i kontroli, który będzie efektywnie obsługiwał i wspierać wszystkie dzisiejsze procesy kluczowe systemu. Aktualny system SAP (z modułami FI i CO) spełnia podstawowe wymagania, ale w świetle strategii produktu producenta znajduje się na wyczerpaniu: SAP wycofuje wsparcie dla używanej wersji od 01.01.2028. To oznacza, że od tego czasu nie będą dostępne regularne usługi konserwacji i wsparcia, co powoduje ryzyka bezpieczeństwa, zgodności i stabilności. Nowe rozwiązanie powinno spełniać zarówno wymagania księgowości, jak i kontroli. Jednocześnie powinno być automatyzowane, bezprzerwaną obsługę centralnych procesów biznesowych i dostosowanie do aktualnych wymagań regulacyjnych i technologicznych. Głównymi celami jest: 1. Wprowadzenie oprogramowania do księgowości i kontroli 2. Cyfrowe wsparcie wszystkich istotnych procesów księgowości i kontroli 3. Większa automatyzacja rutynowych zadań i standardyzacja procesów 4. Zwiększenie przejrzystości, jakości danych i możliwości raportowania 5. Zapewnienie ochrony danych, bezpieczeństwa danych i zgodności 6. Wsparcie strategicznego zarządzania przedsiębiorstwem za pomocą głębokich analiz i wskaźników 7. Zapewnienie możliwości obsługi wielu klientów 8. Ustanowienie strukturowanego i efektywnego modelu wsparcia. Ponadto odwołuje się do dokumentacji zamówień.