Belgia – Usługi w zakresie organizacji imprez – Raamovereenkomst externe cateringpartners maatwerk en evenementen

Przedmiot usługi: Ramowa umowa z zewnętrznymi partnerami cateringowymi na zamówienia na miarę i wydarzenia

Opis: Hogeschool VIVES Zuid i VIVES Noord organizuje corocznie szeroki wachlarz wydarzeń i „High-end” zamówień na miarę zarówno na kampusach Północnym i Południowym, które znajdują się w prowincji West-Vlaanderen. Te aktywności stanowią integralną część funkcjonowania akademickiego i społeczeństwa uczelni i wymagają profesjonalnego, jakościowego i niezawodnego wsparcia cateringowego. Catering odgrywa tutaj kluczową rolę w doświadczeniu, wyglądzie i organizacyjnej jakości tych momentów.

Fazy zamówienia:

1. Faza – Selekcja

Ten dokument dotyczy pierwszej fazy, czyli fazy selekcji, procedury zakupowej w dwóch etapach. W tej pierwszej fazie proszony jest jedynie o „Wniosek o udział”, uzupełniony o niezbędne załączniki, za pomocą których kandydat wyraża swój interes do zamówienia, swoją pisemną wolę, aby zostać wybranym (art. 2, 12° Ustawy o Zamówieniach Publicznych z 17 czerwca 2016) i przekazuje wymagane dokumenty odpowiedzialności, aby móc zostać wybranym.

2. Faza – Oferta

Po selekcji tylko wybrani kandydaci mogą uczestniczyć w drugiej fazie, fazie ofertowej, na podstawie dokumentacji, która zostanie im dostarczona po decyzji selekcyjnej. W tej drugiej fazie wybrani kandydaci będą zapraszani, aby na podstawie dokumentacji złożyć ofertę.

Parcele:

- dla parceli 1 „Wydarzenia” szukamy trzech zewnętrznych partnerów cateringowych, którzy mogą wspierać uczelnię przez okres czterech lat w następujących aktywnościach, które mogą być elastycznie wykorzystywane na wszystkich kampusach, czyli na całym obszarze prowincji West-Vlaanderen.

Wydarzenia: Każde akademickie roku uczelnia VIVES organizuje m.in. trzy duże wydarzenia instytucjonalne, w tym Akademickie Otwarcie we wrześniu, Noworoczne Wyprawę w styczniu i Dzień Pro w maju; dla tych wydarzeń oczekuje się zawsze udziału około 700 do 1.000 osób. Ponadto uczelnia VIVES organizuje corocznie wiele uroczystości, sesje promocyjne itp. rozproszone na różnych obszarach studiów. Te uroczystości odbywają się na poziomie programu lub grupy i kierowane są do studentów i ich rodziców lub opiekunów. Także dla tych momentów wymagana jest dostosowana, staranna i płynnie zorganizowana usługa cateringowa, uwzględniając różne rozmiary grup, miejsca i praktyczne warunki.

- dla parceli 2 „Zamówienia na miarę” szukamy również trzech zewnętrznych partnerów cateringowych, dla znacznie mniejszych zamówień, średnio od 10 do 50 osób, gdzie wyjątkowo wysokie poziomy jakości są priorytetem, zarówno pod względem produktów, prezentacji i obsługi. „High-end” zamówienia na miarę: Ta parcela dotyczy dostarczenia wysokiej jakości, na miarę przygotowanych usług cateringowych, gdzie nacisk położony jest wyraźnie na jakość, ekskluzywność i doświadczenie. Zamawiający organ publiczny zamierza za pomocą tej parceli wybrać dostawców usług, którzy są w stanie rozwinąć i zrealizować koncepcje cateringowe, które są całkowicie dostosowane do specyficznego kontekstu, celów i grupy docelowej każdego wydarzenia. Nie chodzi tutaj o standardowe oferty, ale o każdorazową unikalną realizację, gdzie małoletni jest centralny.

Okres trwania

Ramowa umowa ma początkowy okres trwania czterech lat, pod warunkiem, że szacowana maksymalna wartość zamówienia nie zostanie przekroczona w tym okresie. Zamawiający organ publiczny zwraca uwagę kandydatów na fakt, że podana wartość maksymalna nie została obliczona na podstawie przewidywanych ilości w inwentarzu. Ta wartość maksymalna nie daje więc wskazówek dotyczących kwoty ofertowej, na którą można złożyć wniosek. W tym przypadku chodzi o maksymalną wartość ramowej umowy, która została ustalona na podstawie maksymalnych ilości, które mogą być zamówione na wszystkich zamówieniach, które może złożyć zamawiający organ publiczny. Aby kontrolować rozmiar zamówienia, zamawiający organ publiczny nadzoruje wydatki w ramach ramowej umowy, aby upewnić się, że nie przekraczają maksymalnej wartości ramowej umowy. W przypadku przekroczenia wartości maksymalnej nie można złożyć nowych zamówień.