Belgia – Usługi doradcze w zakresie działalności gospodarczej i zarządzania oraz podobne – Raamoveréénkomst voor begeleiding digitale transformatie

Zlecenie obejmuje trwający 3 lata program towarzyszący. Zlecenie może obejmować:

1. Analiza i niezależna kontrola jakości

Wykonawca analizuje i dokładnie badanie dokumentacji projektu programu cyfrowej transformacji. Wykonawca nabywa wysokiej jakości wiedzę o dostarczanych i/lub wybranych rozwiązaniach oraz podejściach implementacyjnych dostawców. Wykonawca proaktywnie identyfikuje ryzyka, zależności, luki i punkty uwagi, które mogą mieć wpływ na realizację celów projektu i formułuje w tym zakresie konkretne zalecenia.

2. Wspieranie kierownictwa projektu i zarządzania programem

Wykonawca pełni funkcję niezależnego partnera dyskusyjnego dla kierownictwa projektu i odpowiedzialnych za zarządzanie zmianami. Wykonawca wspiera w przygotowaniu, ocenie i walidacji dostaw projektowych, w tym planów implementacji, planów komunikacyjnych i adaptacyjnych, dokumentacji procesowej, analizy funkcjonalnej i innych dokumentów związanych z projektem. Ponadto, wykonawca wspiera w monitorowaniu zgodności między celami projektu, celami programu i decyzjami grupy kierowniczej.

3. Doradztwo w zakresie spójności i integracji

Wykonawca doradza w zakresie spójności między różnymi projektami i platformami w ramach programu, w tym ECD, XRM, ERP, iPaaS oraz portalu klienta i pracownika. Wykonawca doradza w zakresie problemów integracji i zapewnia, że wybory architektoniczne, modele danych i połączenia są przyszłościowe i wspierają dalszą strategię cyfryzacji. Szczególna uwaga jest poświęcona zapobieganiu zależnościom technicznym lub wyborom architektonicznym, które mogą ograniczać przyszły rozwój, skalowalność lub zarządzalność krajobrazu aplikacji. Zapewnia się również zarządzalność wdrażania kapitału ludzkiego i środków finansowych, aby wybory były realizowalne w ramach dostępnej pojemności, budżetu i możliwości organizacyjnych.

4. Niezależna ocena propozycji dostawców

Wykonawca przeprowadza krytyczną i niezależną ocenę proponowanych kierunków rozwiązań, wyborów projektowych, metod pracy i propozycji implementacyjnych dostawców. Wykonawca wspiera zamawiającego w wykonaniu analiz fit-gap i zapewnia, że procesy są możliwie dopasowywane do możliwości wybranych platform, bez konieczności niepotrzebnego reprodukowania istniejących metod pracy. Wykonawca doradza w zakresie aspektów ceny, jakości i ryzyka proponowanych rozwiązań i wspiera zamawiającego w procesie podejmowania decyzji.

5. Neutralne doradztwo i pośrednictwo

Wykonawca działa jako niezależny i neutralny doradca w przypadku dyskusji treściowych lub różnic zdań między zaangażowanymi dostawcami, zespołami projektowymi i stronami zainteresowanymi. Wykonawca formułuje obiektywne zalecenia w interesie zamawiającego i wspiera podejmowanie decyzji na podstawie faktów, analiz ryzyka i celów programu.

6. Wspieranie organizacyjnych zmian

Wykonawca wspiera organizację w zarządzaniu wpływem zmian i przyczynia się do realizowalnego i akceptowalnego podejścia implementacyjnego. Szczególna uwaga jest poświęcona fazowaniu, gotowości do zmian, poparciu, adopcji i operacyjnym obciążeniu pracowników, aby maksymalnie zapewnić ciągłość procesów opieki i wsparcia.

7. Przekazywanie wiedzy i wzmocnienie wewnętrznej zdolności

Wykonawca aktywnie przyczynia się do budowania wiedzy w organizacji. Wykonawca wspiera wewnętrznych kluczowych użytkowników, pracowników projektowych i zaangażowane zespoły poprzez udostępnianie wiedzy, szkolenia i dokumentację, z zamiarem wzmocnienia wewnętrznej ekspertyzy i stopniowego zmniejszania zależności od stron zewnętrznych. Końcowa odpowiedzialność, kierownictwo i podejmowanie decyzji pozostaje zawsze u zamawiającego.

8. Raportowanie i wspieranie podejmowania decyzji

Wykonawca okresowo raportuje o postępach, ryzykach, zależnościach, wąskich miejscach i zaleceniach. Wykonawca wspiera przygotowanie dokumentów decyzyjnych dla grupy kierowniczej i uzasadnia propozycje dotyczące priorytetów, fazowania, zarządzania ryzykiem i sterowania programem.

9. Niezależne towarzyszenie implementacji (opcjonalnie)

Wykonawca wspiera zamawiającego podczas fazy implementacji wybranych rozwiązań i zapewnia jakość, realizowalność i spójność podejścia implementacyjnego. Wykonawca krytycznie ocenia plany implementacji, proponowane konfiguracje, strategie migracji, podejścia testowe, plany szkoleniowe i procesy wdrażania dostawców. Wykonawca zapewnia, że podejmowane wybory są zgodne ze strategicznymi celami, zasadami architektonicznymi i potrzebami operacyjnymi zamawiającego. Wykonawca wspiera zespoły projektowe w identyfikowaniu i monitorowaniu ryzyk, zależności i wąskich miejsc podczas realizacji implementacji. Nie przejmuje jednak operacyjnej odpowiedzialności za dostawców, ale działa jako niezależny kontroler jakości i doradca. Wykonawca wspiera również w przygotowaniu i monitorowaniu warsztatów, dyskusji projektowych, testów, migracji danych i wdrażania, i zapewnia, że ustalony zakres, wymagania jakościowe i cele projektu są realizowane. Wykonawca zapewnia, że implementacja prowadzi do trwałych poprawek procesowych i maksymalnego wykorzystania funkcjonalności standardowych, chyba że odchylenia są udowodnione jako niezbędne dla działania zamawiającego.

10.