Szwecja – System zarządzania dokumentacją – Systemstöd för ärende- och dokumenthantering samt diarieföring

Upphandlingen avser ett helhetsåtagande gällande leverans-, support- och underhållsavtal innehållande nyttjanderätt, tjänster för installation, parametersättning, utbildning, driftsättning samt support, underhåll och vidareutveckling av systemet. Det som efterfrågas i upphandlingen är en helhetslösning som hanterar en effektiv, rättssäker och transparent diarie- och ärendehanteringsprocess. Systemet ska vara komplett och innehålla samtliga delar som krävs för svensk myndighet/offentlig sektor. Offererat system ska kännetecknas av användbarhet och ge tillgång till information och funktionalitet på ett pedagogiskt, logiskt och mellan funktioner integrerat sätt. Systemet ska innehålla digital signatur och integrationer med AD, e-post, intranät och processverktyg. Systemstödet ska uppfylla tryckfrihetsförordningen, offentlighets och sekretesslagen, arkivlagen med flera lagar vilket ställer stora krav på systemstödets förmåga att stödja bolagets förmåga att hantera en stor mängd information, handlingar, dokument och processer. I systemet ska det gå att samla dokument som hör ihop i ett ärende och skydda sekretessbelagda dokument. Dokument ska kunna gallras och/eller arkiveras genom export till ett e-arkiv (system för bevarande), antingen Lejonfastigheters eget eller ett externt såsom Stadsarkivets e-arkiv.

Upphandlingen avser komplette, helhetslösning, która zarządza efektywnym, prawidłowym i przejrzystym procesem dziennikowym i obsługi spraw. System powinno być kompletne i zawierać wszystkie części wymagane przez szwedzką instytucję/sektor publiczny. Ofertowane system powinno charakteryzować się użytkowością i zapewniać dostęp do informacji i funkcjonalności w sposób pedagogiczny, logiczny i zintegrowany między funkcjami. System powinien zawierać cyfrowy podpis i integrację z AD, e-mailem, intranetem i narzędziami procesowymi. System powinien spełniać rozporządzenie o wolności druku, prawo o publiczności i tajemnicy, ustawę o archiwizacji i inne prawo, co stawia wysokie wymagania wobec możliwości systemu wsparcia w zarządzaniu dużą ilością informacji, dokumentów i procesów. W systemie powinno być możliwe zebranie dokumentów związanych z sprawą i ochronę dokumentów podlegających ochronie. Dokumenty powinny mogły być usuwane i/lub archiwizowane poprzez eksport do e-archiwum (system zachowania), czy to własne Lejonfastigheters lub zewnętrzne, takie jak e-archiwum Stadsarkivet.