Belgia – Usługi informatyczne: konsultacyjne, opracowywania oprogramowania, internetowe i wsparcia – 2026/EVENTMANAGEMENT

Problematyka i cele projektu

GO! organizuje i wspiera corocznie znaczny zakres szkoleń, aktywności profesjonalizacyjnych, dni studiów i innych inicjatyw formacyjnych dla różnych grup docelowych wewnątrz i poza GO!. Aktualna aplikacja jest używana do publikowania oferty, zarządzania rejestracjami, monitorowania uczestników, wysyłania komunikacji e-mail, generowania list obecności i certyfikatów oraz dostarczania danych do fakturowania i raportowania. Aplikacja jest między innymi używana do aktywności Pedagogicznej Służby Doradczej i Stałej Komórki Wspierania dla CLB, a także do pracowników instytucji GO!, grup szkół, służb centralnych i zewnętrznych uczestników. Łącznie jest około 59.000 zarejestrowanych uczestników i średnio około 20.000 rejestracji rocznie. Wydarzenia mogą być oferowane płatnie lub za darmo. Procesy mają zatem zarówno wpływ administracyjny, finansowy, komunikacyjny jak i polityczny. Aktualna aplikacja została zbudowana na platformie legacy i z tego powodu wymaga zastąpienia. Oprócz technicznej przestarzałości, obecne procesy nie są wystarczająco spójne. Różne podprocesy odbywają się dzisiaj ręcznie lub za pomocą równoległych aplikacji. Aktualna aplikacja nie wspiera również wystarczająco samoobsługi danych dla uczestników, raportowania politycznego i integracji, takich jak single sign-on lub fakturacja. GO! chce zatem zaimplementować nowoczesne rozwiązanie zarządzania wydarzeniami, które lepiej wspiera cały proces związany ze szkoleniami i aktywnościami profesjonalizacyjnymi: od publikacji oferty i rejestracji do udziału, oceny satysfakcji, certyfikacji, raportowania i przetwarzania finansowego. GO! postawiło następujące kierunkowe zasady: • jedne zintegrowane rozwiązanie do zarządzania szkoleniami, aktywnościami profesjonalizacyjnymi i innymi wydarzeniami w obszarze aplikacji; • maksymalne wykorzystanie funkcji standardowych i standardowych procesów; • ograniczenie rozwiązań na miarę i unikanie równoległych baz danych lub podwójnego wykonywania procesów; • integracja z istniejącymi systemami GO!, gdzie dane lub procesy są już zarządzane; • przyjazne dla użytkownika wsparcie dla uczestników, organizatorów, administratorów oraz pracowników finansowych i administracyjnych; • niezawodna komunikacja, monitorowanie uczestników, certyfikacja i raportowanie. Cele GO! przy implementacji nowego rozwiązania zarządzania wydarzeniami to: • zapewnienie ciągłości i niezawodności zarządzania wydarzeniami i szkoleniami; • płynne i przejrzyste publikowanie oferty szkoleń i aktywności profesjonalizacyjnych; • uproszczenie i poprawa procesu rejestracji dla uczestników; • wsparcie organizatorów i administratorów w tworzeniu, zarządzaniu, monitorowaniu i ocenie aktywności; • lepszą integrację rejestracji uczestników, monitorowania obecności, certyfikacji i oceny; • zmniejszenie ręcznych czynności i podwójnych rejestracji; • lepsze wsparcie procesów fakturowania poprzez połączenie z systemami finansowymi lub, jeśli to konieczne, za pomocą efektywnego eksportu w formacie bulk; • wzmocnienie samoobsługi danych, raportowania i informacji politycznych; • udostępnienie uczestnikom możliwości samodzielnego sprawdzania swojej historii, rejestracji i certyfikatów; • bardziej przejrzyste, bezpieczniejsze i funkcjonalne zarządzanie uprawnieniami dostępu i rolami. Aby osiągnąć te cele, GO! szuka najlepiej przyszłościowego rozwiązania standardowego, które jest wystarczająco konfigurowalne i może być połączone z istniejącymi systemami, w tym bazą danych kontaktów GO! i systemem finansowym. Rozwiązanie musi organizację uwolnić technicznie, być skalowalne w zależności od użycia i oferty, a także być elastyczne w rozwoju poprzez utrzymanie, aktualizacje i dalsze funkcjonalne rozszerzenia.

Składniki zadania // zobacz wytyczne selekcyjne