Niemcy – Usługi relokacji – Bundesstadt Bonn, Umzug aller Bestände von Stadtarchiv und Stadthistorischer Bibliothek Bonn

1. Przedmiot usługi

Miasto Bonn zamierza przenieść wszystkie zasoby Stadtarchiv i Stadthistorischer Bibliothek Bonn do nowej lokalizacji. Przenosiny odbywają się w granicach obszaru miasta Bonn. Przedmiotem zamówienia jest koncepcja, planowanie i realizacja przenosiny archiwaliów i bibliotecznych zbiorów. Wykonawca świadczy wszystkie niezbędne usługi związane z wypróżnieniem, pakowaniem zbiorów Stadtarchiv i Stadthistorischer Bibliothek oraz ich transportem i wprowadzeniem do nowego budynku. Przenosiny muszą odbywać się zgodnie z zasadą "półka do półki", aby zachować ciągłość logicznego porządku archiwaliów i zbiorów bibliotecznych. Uwaga: Demontaż, transport lub montaż i demontaż wyposażenia regałowego i mebli nie wchodzą w skład tej procedury; pozostają one na starym miejscu.

2. Przewidywany okres realizacji

Cały zlecenie dzieli się na dwie kolejne fazy i ma być wykonany w okresie od końca kwietnia (zaplanowany termin to 26.04.2027) do końca października 2027 (zaplanowany termin to 29.10.2027):

Faza 1 (faza koncepcyjna): Oprócz przyznania zamówienia, opracowanie szczegółowego planu przenosiny, przewidywany okres od końca kwietnia 2027 (zaplanowany termin to 26.04.2027) do połowy maja 2027 (zaplanowany termin to 18.05.2027).

Faza 2 (fizyczny przenos): Realizacja samego przenosu archiwaliów i bibliotecznych zbiorów po fazie koncepcyjnej, przewidywany okres od połowy czerwca 2027 (zaplanowany termin to 14.06.2027) do końca października 2027 (zaplanowany termin to 29.10.2027).

3. Zasięg zbiorów

Przeniesione zostanie około 21,5 km regałowego zasobu, w tym około 17 km archiwaliów i około 4,5 km bibliotecznych zbiorów. Zbiory archiwalne są pakowane w około 80% do archiwalnych pudeł, mniej niż 20% to nieopakowane teczki. Zbiory biblioteczne są pakowane w około 10% do archiwalnych pudeł.

4. Opis procedury

Usługa będzie realizowana w ramach europejskiego postępowania przetargowego jako niejawny przetarg z poprzedzającym konkursem udziałowym (§ 14 Abs. 2 i. V. m. § 16 VgV). Procedura jest dwuetapowa:

Etap 1 (konkurs udziałowy): W tej aktualnej fazie przeprowadzany jest publiczny konkurs udziałowy. Organ prowadzący przetarg sprawdza na podstawie złożonych dokumentów kwalifikacje uczestników.

Etap 2 (faza ofertowa): W następnym niejawnym postępowaniu zaproszone zostaną kwalifikowane firmy do składania ofert wraz z złożeniem wstępnego koncepcji. Ocena ekonomiczności będzie przeprowadzana na podstawie kryteriów przyznania zamówienia "Jakość wstępnego koncepcji" (waga: 70%) i "Cena" (waga: 30%). Jakość wstępnego koncepcji będzie oceniana za pomocą 6-stopniowej skali ocen (0-5 punktów). Ocena ceny będzie przeprowadzana za pomocą liniowej interpolacji (metoda wartości minimalnej), w której najniższa wartościowa oferta otrzymuje 5 punktów, a oferty od 2,0-krotności najniższej ceny otrzymują 0 punktów. Niezbędne rabaty cenowe będą uwzględniane, a skonto nie. W przypadku remisu decyduje wyższa liczba punktów w kryterium wstępnego koncepcji. Ważna uwaga dotycząca przejrzystości: Szczegółowa macierz oceny, matematyczna formula obliczania ceny (w tym granica kappowania do uniknięcia ujemnych wartości punktowych) oraz regulacje dotyczące rabatów i remisu są pełnie i szczegółowo przedstawione w załączonym dokumencie "Bewertungsschema Stufe 2, Angebotsphase.pdf" (patrz w materiałach przetargowych tej fazy 1). Wykonanie wstępnego koncepcji wymaganego w drugiej fazie postępowania (faza ofertowa) (który później, w przypadku przyznania zamówienia, będzie finalizowany w fazie realizacji 1 w porozumieniu z kierownictwem przenosiny) wymaga obowiązkowej wcześniejszej inspekcji miejscowej na dotkniętych lokalizacjach. Odpowiednia inspekcja obiektu będzie obowiązkowa dla wybranych w etapie 2 i zaproszonych do składania ofert oferentów. Dokładne terminy, warunki organizacyjne i wymagania bezpieczeństwa dotyczące inspekcji zostaną ujawnione wraz z dokumentami ofertowymi w etapie 2. Przy ustalaniu tamtejszego terminu składania ofert organ prowadzący przetarg uwzględni odpowiednio obowiązek wcześniejszej inspekcji obiektu w rozumieniu § 20 Abs.2 VgV, tak aby wszyscy oferenci mieli wystarczająco czasu na przygotowanie wstępnego koncepcji i kalkulację oferty po terminach inspekcji. Do bieżącego etapu 1 (Publiczny konkurs udziałowy): Do udziału w postępowaniu przetargowym i udowodnienia kwalifikacji należy złożyć wszystkie wymagane oświadczenia i dowody wymagane w materiałach przetargowych. Proszę użyć do tego celu dostarczonych w platformie przetargowej formularzy, jeśli przypisane. Sprawdzenie i ocena kwalifikacji będzie przeprowadzana wyłącznie na podstawie tych ustalonych kryteriów i złożonych dokumentów. Szczegółowy opis usługi oraz pełne materiały zamówienia będą dostępne wyłącznie dla kwalifikowanych firm w ramach etapu 2 (faza ofertowa) za pośrednictwem platformy przet