Belgia – Usługi informatyczne: konsultacyjne, opracowywania oprogramowania, internetowe i wsparcia – 2026/EVENTMANAGEMENT

Problemstelling i cele projektu GO! organizuje i wspiera rocznie znaczny zakres szkoleń, aktywności profesjonalizujących, dni studiów i innych inicjatyw formacyjnych dla różnych grup docelowych wewnątrz i poza GO!. Aktualnie używana aplikacja służy do publikowania oferty, zarządzania rejestracjami, monitorowania uczestników, wysyłania komunikacji e-mail, generowania list obecności i certyfikatów, a także dostarczania danych do fakturowania i raportowania. Aplikacja jest między innymi wykorzystywana do aktywności Pedagogicznej Służby Doradczej i Stałej Grupy Wspierającej CLB, a także skierowana do pracowników instytucji GO!, grup szkolnych, służb centralnych i zewnętrznych uczestników. Łącznie jest około 59.000 zarejestrowanych uczestników i średnio około 20.000 rejestracji rocznie. Wydarzenia mogą być oferowane płatnie lub za darmo. Procesy mają więc zarówno wpływ administracyjny, finansowy, komunikacyjny, jak i polityczny. Aktualna aplikacja została zbudowana na platformie legacy i wymaga zatem zastąpienia. Oprócz technicznej przestarzałości, aktualne procesy nie są wystarczająco sprawnie zautomatyzowane. Różne podprocesy odbywają się dzisiaj ręcznie lub za pomocą równoległych aplikacji. Aktualna aplikacja nie wspiera również wystarczająco samoobsługi danych dla uczestników, raportowania politycznego i integracji, takich jak single sign-on lub fakturacja. GO! chce zatem zaimplementować nowoczesne rozwiązanie zarządzania wydarzeniami, które lepiej wspiera cały proces związany ze szkoleniami i aktywnościami profesjonalizującymi: od publikacji oferty i rejestracji do udziału, oceny zadowolenia, certyfikacji, raportowania i przetwarzania finansowego. GO! postawiło następujące kierujące zasady: • jedno zintegrowane rozwiązanie do zarządzania szkoleniami, aktywnościami profesjonalizującymi i innymi wydarzeniami w obszarze aplikacji; • maksymalne wykorzystanie funkcji standardowych i standardowych procesów; • ograniczenie dostosowań i uniknięcie równoległych baz danych lub podwójnego wykonywania procesów; • integracja z istniejącymi systemami GO!, gdzie dane lub procesy są już zarządzane; • przyjazne użytkownikowi wsparcie zarówno dla uczestników, organizatorów, administratorów, jak i pracowników finansowych i administracyjnych; • niezawodna komunikacja, monitorowanie uczestników, certyfikacja i raportowanie. Cele GO! przy implementacji nowego rozwiązania zarządzania wydarzeniami: • zapewnienie ciągłości i niezawodności zarządzania wydarzeniami i szkoleniami; • płynne i przejrzyste publikowanie oferty szkoleniowej i aktywności profesjonalizujących; • uproszczenie i poprawa procesu rejestracji dla uczestników; • wspieranie organizatorów i administratorów w tworzeniu, zarządzaniu, monitorowaniu i ocenie aktywności; • lepszą integrację rejestracji uczestników, monitorowania obecności, certyfikacji i oceny; • zmniejszenie ręcznych czynności i podwójnych rejestracji; • lepsze wspieranie procesów fakturowania poprzez połączenie z systemami finansowymi lub, jeśli to konieczne, za pomocą efektywnego eksportu w dużych ilościach; • wzmocnienie samoobsługi danych, raportowania i informacji politycznej; • udostępnienie uczestnikom możliwości samodzielnego przeglądania swojej historii, rejestracji i certyfikatów; • przejrzyste, bezpieczne i bardziej funkcjonalne zarządzanie prawami dostępu i rolami. Aby osiągnąć te cele, GO! szuka preferencyjnie przyszłego standardowego rozwiązania, które jest wystarczająco konfigurowalne i może być połączone z istniejącymi systemami, w tym bazą danych kontaktów GO! i systemem finansowym. Rozwiązanie musi organizację uwolnić technicznie, być skalowalne w zależności od użycia i oferty, a także mogło by ewoluować elastycznie poprzez utrzymanie, aktualizacje i dalsze funkcjonalne rozszerzenia. Składniki zadania // zobacz wytyczne selekcyjne