Noruega – Fotocopiadoras – Multi-functional machines with PaperCut compatibility

OFA IKS está a realizar este procedimento de adjudicação em nome dos municípios proprietários na cooperação OFA para estabelecer um novo acordo-quadro para máquinas multifuncionais (MFP) e serviços associados. Os municípios têm uma necessidade significativa e variada de impressão, cópia e digitalização. A maquinaria atual consiste em máquinas multifuncionais arrendadas e de propriedade própria de várias idades, capacidade, funcionalidade e vida útil restante. Ao mesmo tempo, os tamanhos, organização e padrões de utilização dos municípios variam. Existe, portanto, a necessidade de um contrato flexível e orientado para o futuro que suporte tanto a padronização como as adaptações locais. O objetivo do procedimento de adjudicação é estabelecer um acordo-quadro conjunto que dê aos municípios acesso a uma operação previsível, eficiente do ponto de vista dos custos, segura e estável das máquinas multifuncionais. O contrato deve facilitar a substituição gradual e a modernização da maquinaria, ao mesmo tempo que os sistemas existentes podem ser continuados onde for apropriado. Os municípios já adotaram o PaperCut como um sistema conjunto para impressão segura e administração de impressão. O procedimento de adjudicação não inclui, portanto, um novo sistema de gestão de impressão. É um pré-requisito fundamental que as máquinas multifuncionais oferecidas sejam totalmente compatíveis com o PaperCut e possam ser integradas de forma transparente no ambiente de impressão da entidade adjudicante. Para a maioria dos municípios em Agder, os serviços de TI são fornecidos através de cooperação intermunicipal ou empresas, enquanto alguns municípios ainda têm os seus próprios ambientes de TI. Isso significa que os procedimentos de encomenda, processos de aprovação, faturação e acompanhamento variam entre as diferentes entidades adjudicantes. Os licitantes devem, portanto, ser capazes de lidar com diferentes modelos organizacionais no âmbito do acordo. Através do procedimento de adjudicação, a OFA IKS pretende estabelecer um modelo de fornecimento a longo prazo e sustentável que garanta a necessidade dos municípios de qualidade, segurança, flexibilidade e boa economia global. O procedimento de adjudicação deve contribuir para uma melhor gestão da maquinaria, reduzir a carga administrativa, utilizar eficazmente os recursos e obter ganhos ambientais relevantes.

2. Descrição do trabalho

O trabalho inclui a entrega de máquinas multifuncionais e os serviços associados aos municípios e entidades incluídas no acordo-quadro. A entrega deve cobrir a necessidade de impressão, cópia e digitalização em diferentes tipos de locais e organizações, desde pequenas unidades administrativas até ambientes maiores com um alto volume de documentos e necessidades de funções avançadas. O contrato inclui, entre outras coisas: arrendamento de máquinas multifuncionais, entrega e substituição de equipamentos, instalação, configuração e comissionamento, serviço e manutenção, suporte técnico e acompanhamento do utilizador, serviços de consultoria contínuos e acompanhamento do acordo, relatórios e informações de gestão. O licitante deve oferecer um modelo de entrega flexível que suporte a renovação gradual da maquinaria e garanta uma operação estável em períodos em que novos e antigos sistemas devem funcionar em paralelo. A entidade adjudicante reserva o direito de adjudicar máquinas multifuncionais usadas pelo fornecedor, ou por outros, se for apropriado. Pedimos uma entrega global com particular ênfase na qualidade, serviço, segurança, flexibilidade e custos de ciclo de vida. Requisitos adicionais de funcionalidade, serviços, níveis de serviço e documentação estão nas outras partes da documentação do concurso.