França – Pacote de software para contabilização do tempo de trabalho ou recursos humanos – Solution intégrée de dématérialisation des processus RH

ARTE G.E.I.E. em Estrasburgo emprega 590 pessoas com contratos de trabalho indefinidos e regularmente 300 pessoas com contratos temporários, incluindo jornalistas freelancers e colaboradores freelancers fixos. O sistema de RH para a gestão de pessoal, bem como o processamento de salários e ordenados, é o SAP ECC6; está planeada uma migração para o SAP S/4HANA. Atualmente, é complementado por uma solução UKG para as funções do cofre digital, da assinatura eletrônica e do arquivo pessoal eletrônico. O objeto do contrato é a prestação, a implementação, o alojamento, a manutenção e o suporte de uma solução integrada para a digitalização dos processos de gestão de pessoal com as seguintes funções. As interfaces de utilizador, a documentação e o suporte são fornecidos pelo menos em francês e alemão. • Cofre digital para funcionários. Trata-se de um espaço de armazenamento online pessoal, do qual os funcionários são os proprietários e que serve para armazenar e consultar os documentos de pessoal que lhes são entregues durante um período de pelo menos cinquenta anos a partir da data de depósito ou assinatura. Com a disponibilização deste cofre, a ARTE cumpre a obrigação prevista no artigo D. 3243-8 do Código do Trabalho francês de fornecer a folha de pagamento em formato eletrônico. Este cofre digital permanece acessível aos funcionários após o término do seu contrato de trabalho e além do prazo do contrato. • Ficha pessoal eletrônica. Um documento de arquivo que serve como prova, acessível a funcionários autorizados e que constitui o arquivo pessoal dos funcionários durante a vigência do seu contrato de trabalho, bem como durante a fase de contratação anterior e o período de conservação legal subsequente. A solução garante a classificação por tipo de documento, a pesquisa, a garantia da integridade, a rastreabilidade dos acessos e ações, o ciclo de vida e os prazos de conservação. • Assinatura eletrônica. Serviço de assinatura cuja força probatória pode ser adaptada ao processo em questão, tanto para assinaturas internas como externas, em modo de assinatura individual ou em massa, incluindo assinatura automatizada para documentos produzidos em série. Garante a conservação das provas correspondentes e o seu retorno. • Portal para funcionários. Um serviço que permite aos funcionários consultar os seus documentos e submeter pedidos (na área de pessoal) utilizando formulários padrão e fluxos de aprovação configuráveis, sendo possível acompanhar o estado de processamento. • Entrega dos documentos individuais de gestão de pessoal. Entrega segura, personalizada e rastreável dos documentos elaborados pela ARTE para cada funcionário, nomeadamente contratos de trabalho e adicionais, cartas, decisões administrativas, certidões e documentos relativos ao término do contrato, independentemente do processo de criação anterior. Esta função inclui, em particular, a entrega das folhas de pagamento, que ocorre em cinco lotes por mês. A solução considera a oposição dos funcionários à transmissão eletrônica das suas folhas de pagamento. O contrato inclui a transferência dos documentos e provas de assinatura elaborados desde 2019 para a ficha pessoal eletrônica. Inclui um compromisso de manutenção do serviço, a transferibilidade no final do contrato, bem como disposições para qualquer utilização de inteligência artificial que exclua a recolha, reutilização e formação com base em dados da ARTE. O alojamento, o processamento, a gestão e o armazenamento dos dados são realizados exclusivamente no território da União Europeia ou do Espaço Económico Europeu; o mesmo se aplica a qualquer subcontratante. O contrato exige o processamento de dados pessoais. Os candidatos selecionados devem demonstrar, ao longo do procedimento, que têm capacidade para fornecer garantias de proteção de dados adequadas, que devem ser mantidas durante toda a vigência do contrato. As modalidades e os documentos a apresentar são explicados mais detalhadamente nos documentos de licitação.