Finlândia – Pacotes de software e sistemas de informação – HRM- ja palkkajärjestelmän hankinta

Espoo kaupunki (posteriormente também o Adquirente) solicita propostas para um sistema de gestão de recursos humanos (HRM) e de folha de pagamento. O objeto da aquisição é um sistema de software como serviço (SaaS) que inclui as funcionalidades do Registro Principal de Recursos Humanos (conhecido como o conjunto HRM) e as funcionalidades de cálculo de salários. A solução deve suportar os diferentes tipos de jornada de trabalho dos funcionários de Espoo, como horário de escritório, horário por períodos e horário geral, os diferentes tipos de organização do trabalho, ou seja, horário fixo e flexível, e os acordos coletivos e locais utilizados no município. Os seguintes pacotes de serviços são objeto da aquisição:

- Sistema de software como serviço (SaaS)

- Implementação e adaptação do serviço para Espoo

- Serviços de manutenção de aplicações

- Serviços de desenvolvimento contínuo e consultoria do sistema

Uma descrição mais detalhada do conteúdo da aquisição está no Anexo 1 do pedido de proposta, "Descrição do objeto da aquisição". Com base na competição, será selecionado um fornecedor e um fornecedor alternativo. O contrato entra em vigor a partir da assinatura e é válido até novo aviso. A data prevista para o início do período do contrato é dezembro de 2026.

PREPARAÇÃO DA AQUISIÇÃO

A unidade de aquisição preparou a aquisição avaliando as opções disponíveis no mercado e as condições de competição, bem como os métodos de implementação da aquisição. No mapeamento de mercado, foram ouvidos amplamente os atores do setor por escrito e através de diálogos de mercado, foram utilizados pareceres de especialistas, avaliada a divisão da aquisição em partes e diferentes modelos de implementação.

PROGRESSO DOS DIÁLOGOS DE MERCADO EM 2025

Em 2025, diálogos de mercado foram realizados com três fornecedores potenciais identificados.

1) Demonstração dos sistemas

Nas semanas 12 a 15 de 2025, os fornecedores foram convidados a apresentar os sistemas que oferecem.

2) Comentários ao esboço do pedido de proposta

O esboço do pedido de proposta foi enviado aos fornecedores para comentários em duas partes (A1 e A2).

- Rodada de comentários A1: incluiu todos os documentos, exceto as descrições de processos-chave, a composição das necessidades de relatórios, a notificação das informações do professor, o conteúdo das informações e o formulário de requisitos para as funcionalidades do sistema. O prazo para comentários foi de 5.5.2025 a 14.5.2025, e os comentários foram discutidos com os fornecedores em reuniões com fornecedores nas semanas 21.

- Rodada de comentários A2: incluiu os anexos 1.3, 1.8, 1.9 e o anexo 5, o formulário de requisitos para a aba Funcionalidades. O prazo para comentários foi de 19.5 a 2.6.2025, e os comentários foram discutidos com os fornecedores em reuniões com fornecedores nas semanas 24.

3) Perguntas de esclarecimento enviadas

Também foram solicitadas informações adicionais aos fornecedores sobre os ciclos de pagamento dos sistemas, os serviços de suporte principal, a solução HRM externa, a duração da vida útil das tecnologias dos sistemas oferecidos, as estimativas dos custos dos direitos de uso e das licenças, e do projeto de implementação, para apoiar a avaliação do valor da aquisição e a definição do orçamento.

PROGRESSO DOS DIÁLOGOS DE MERCADO EM 2026

No início de 2026, também foi mapeado um quarto fornecedor potencial no mercado, com o qual foi realizada uma reunião com fornecedores na semana 7 para apresentar o esboço do pedido de proposta. Após a reunião, o mesmo esboço do pedido de proposta foi enviado ao fornecedor para comentários, como foi feito com os outros fornecedores potenciais, e os comentários foram recebidos em 5.3.2026. Além disso, todos os quatro fornecedores foram solicitados a fornecer comentários por escrito ao pedido de proposta atualizado entre 17.3 e 1.4.2026. O mapeamento de mercado foi realizado de maneira que nenhum fornecedor individual foi favorecido e foi conduzido de forma justa e aberta.

OBSERVAÇÕES DO MAPEAMENTO DE MERCADO

As observações obtidas no mapeamento foram utilizadas na definição do objeto da aquisição, na definição dos requisitos de adequação e na definição dos critérios de comparação das propostas. Uma das principais observações do mapeamento foi que os requisitos dos acordos coletivos utilizados por Espoo (como KVTES e OVTES) podem limitar o mercado para sistemas de gestão de recursos humanos e de folha de pagamento. Além disso, os fatores limitantes podem ser as necessidades de Espoo relacionadas aos serviços contínuos de ciclos de pagamento, ao ambiente duplicado do sistema e às integrações. Na preparação da aquisição, foram levadas em consideração as disposições da seção 65 da Lei de Aquisição relativas ao mapeamento de mercado, e a unidade de aquisição considera que a preparação apoia a realização da competição.

DIVISÃO DA AQUISIÇÃO EM PARTES

A unidade de aquisição avaliou a divisão da aquisição em partes. A aquisição não foi dividida em partes, pois o sistema e o serviço a ele relacionado formam uma unidade coerente que não é apropriado dividir em unidades menores. Além disso, a divisão da aquisição em partes aumentaria significativamente os riscos relacionados à integração, à divisão de responsabilidades, à implementação e à gestão unificada dos dados. A unidade de aquisição considera que não dividir a aquisição é adequada, levando em consideração a natureza, o método de implementação e a finalidade da aquisição.