Suíça – Serviços de TI: consultoria, desenvolvimento de software, Internet e apoio – PEP4US – Strategische Weiterentwicklung der Zeitwirtschaft und Personaleinsatzplanung

Situação Inicial A planificação do pessoal está cada vez mais no conflito entre as exigências operacionais, as necessidades individuais dos colaboradores (equilíbrio entre vida profissional e pessoal) e uma cultura de trabalho em mudança. Desenvolvimentos como New Work, colaboração interprofissional e uma maior participação dos colaboradores na elaboração do horário estão ganhando importância e estão a colocar novas exigências na planificação. Uma planificação do pessoal transparente, equilibrada e automatizada não só promove a satisfação dos colaboradores, mas também tem efeitos positivos na qualidade do atendimento. Tudo isso contribui simultaneamente para o fortalecimento da atratividade do empregador e da retenção, especialmente entre os profissionais de saúde no negócio principal. Estas tendências exigem um ambiente de planificação que combine eficiência e participação, gere recursos de forma ótima e suporte uma cultura de planificação consistente e orientada para o colaborador. A forma atual de planificação do pessoal (PEP) e a implementação atual da solução PEP «Polypoint» não suportam a mudança organizacional e técnica necessária. Polypoint também é utilizado na área de gestão de tempo. Com este projeto PEP4US pretende-se criar uma nova solução orientada para o utilizador e sustentável, que integra dimensões técnicas, organizacionais e culturais, tanto para a planificação do pessoal como para a gestão do tempo. O objetivo é fortalecer a planificação do pessoal como um elemento estratégico do desenvolvimento da empresa e contribuir significativamente para a implementação das medidas estratégicas «New Work no negócio principal» e «Gestão Estratégica de Recursos». Além disso, o projeto está estreitamente ligado às prioridades estratégicas de digitalização da HOCH, para aproveitar sinergias, contribuir para a eficiência dos processos no negócio principal e promover a transformação de forma abrangente. Uma descrição detalhada da situação atual é apresentada no documento de especificações LH01 Capítulo 2. Com a licitação, pretende-se encontrar o produto mais adequado às necessidades atuais e futuras da HOCH Health Ostschweiz, bem como dos restantes clientes do DIT Departamento IT, bem como um parceiro fiável e experiente para a introdução e suporte da futura solução. Descrição do Objetivo O objeto da aquisição inclui a introdução e a operação de uma solução central, integrada, performante, bem como organizacional e tecnologicamente sustentável para a planificação do pessoal e a gestão do tempo na HOCH Health Ostschweiz e nas suas subsidiárias (cerca de 9'700 colaboradores, vários tipos de salário e modelos de tempo de trabalho, bem como numerosos horários e serviços). A solução deve permitir uma planificação do pessoal transversal, padronizada e automatizada com participação. As soluções existentes com funcionalidades sobrepostas serão substituídas, mantendo-se a atual paisagem de interfaces e integrações. Planificação do pessoal, Participação, Qualificações/Skills A planificação deve ser realizada de forma assistida por sistema e, na medida do possível, automatizada. A solução deve gerar propostas de horário, ter em conta disponibilidades, qualificações e exigências legais, bem como apoiar, em particular, a planificação de pessoal de emergência de forma eficiente. Deve ser garantida uma base de dados uniforme e uma lógica de planificação consistente em todas as unidades organizacionais. Os colaboradores devem poder registar e consultar as suas disponibilidades, desejos de serviço e ausências através de interfaces intuitivas e baseadas em funções. As propostas de horário automatizadas devem ter em conta os dados de necessidade, qualificações e exigências operacionais. Assim, os esforços manuais são reduzidos, os processos de planificação são padronizados e a transparência, a justiça e a atratividade do empregador são reforçadas. A solução deve permitir processos de planificação transparentes e justos. Os colaboradores devem poder acompanhar como os serviços são atribuídos e como os desejos e as condições quadro são considerados. Além disso, a solução deve apoiar processos de planificação harmonizados com uma recolha padronizada de qualificações, experiências e preferências de serviço. Isto cria a base para uma planificação do pessoal adequada às necessidades, justa e transparente. Gestão de Pessoal de Emergência/Piscina A solução deve apoiar uma gestão de pessoal de emergência e de piscina a nível hospitalar e controlar serviços, qualificações e recursos transversalmente por local e área funcional. As funções dos atuais ferramentas de planificação devem ser integradas e a planificação, comunicação e controlo devem ser unificados numa única solução. Conexão IKM Gestão Integrada de Capacidade A conexão ao IKM cria a base para uma coordenação baseada em dados entre a planificação da necessidade e a planificação do pessoal. A solução deve permitir a conexão e utilização ativa da planificação da necessidade para a planificação da necessidade de pessoal e, assim, apoiar o módulo de pessoal no IKM. Gestão do Tempo, Registo de Tempo As tarefas da gestão do tempo, incluindo as exigências legais e outros regulamentos, devem ser totalmente suportadas. O registo de tempo deve poder ser feito através de vários canais, nomeadamente através de uma Mobile App e dos terminais AZE existentes, incluindo opções de correção definidas pelos colaboradores. Contratações Múltiplas A solução deve suportar totalmente as contratações múltiplas e permitir uma representação transparente e consolidada. Isto é particularmente necessário no ambiente hospitalar com várias funções ou áreas de serviço por colaborador. Relatórios, Avaliação A solução deve fornecer acesso baseado em funções a dados de sistema e de movimento relevantes. Além dos relatórios padronizados, por exemplo, sobre contas de tempo ou exigências legais, devem ser possíveis avaliações individuais por parte de HR, administradores de TI e departamentos especializados. Incluem-se análises de serviços