Finlândia – Pacotes de software e sistemas de informação – HRM- ja palkkajärjestelmän hankinta

Espoo kaupunki (mais tarde também o Contratante) solicita propostas para um sistema de gestão de recursos humanos (HRM) e de folha de pagamento. O objeto da aquisição é um sistema de software como serviço (SaaS) que inclui as funcionalidades do Registo Principal de Recursos Humanos (conhecido como conjunto HRM) e as funcionalidades de cálculo de salários. A solução deve suportar os diferentes tipos de horário de trabalho dos funcionários de Espoo, como horário de escritório, horário por período e horário geral, diferentes formas de organização do trabalho, ou seja, horário fixo e flexível, e os acordos coletivos de trabalho e acordos locais utilizados no município. Os objetos da aquisição são os seguintes conjuntos de serviços: - Sistema de software como serviço (SaaS) - Implementação e adaptação do serviço para Espoo - Serviços de manutenção de aplicações - Serviços de desenvolvimento contínuo e de consultoria do sistema Uma descrição mais detalhada do conteúdo da aquisição está no Anexo 1 do pedido de proposta "Descrição do objeto da aquisição". Com base na concorrência, será selecionado um fornecedor e um fornecedor substituto. O contrato entra em vigor na data da assinatura e é válido até novo aviso. A data prevista para o início do período do contrato é dezembro de 2026. PREPARAÇÃO DA AQUISIÇÃO A unidade de aquisição preparou a aquisição avaliando as opções disponíveis no mercado e as condições de concorrência, bem como os métodos de implementação da aquisição. No mapeamento de mercado, foram consultados amplamente os atores do setor por escrito e por meio de diálogos de mercado, foram utilizadas opiniões de especialistas, avaliada a divisão da aquisição em partes e diferentes modelos de implementação. PROGRESSO DOS DIÁLOGOS DE MERCADO 2025 Em 2025, foram realizados diálogos de mercado com três fornecedores potenciais identificados. 1) Demonstração dos sistemas Nas semanas 12 - 15 / 2025, os fornecedores foram convidados a apresentar os sistemas que oferecem. 2) Comentários ao rascunho do pedido de proposta O rascunho do pedido de proposta foi enviado aos fornecedores para comentários em duas partes (A1 e A2). - Rodada de comentários A1: incluiu todos os documentos, exceto as descrições dos processos principais, a composição das necessidades de relatório, a notificação dos dados do professor, o conteúdo dos dados e o formulário de requisitos para as funcionalidades do sistema. O período para comentários foi de 5.5.2025 a 14.5.2025 e os comentários foram discutidos com os fornecedores em reuniões com fornecedores nas semanas 21 - A2 Rodada de comentários: incluiu os anexos 1.3, 1.8, 1.9 e 5 do pedido de proposta, e o formulário de requisitos para a folha "Funcionalidades". O período para comentários foi de 19.5 a 2.6.2025 e os comentários foram discutidos com os fornecedores em reuniões com fornecedores nas semanas 24. 3) Perguntas esclarecedoras foram enviadas aos fornecedores para obter informações adicionais sobre os ciclos de pagamento dos sistemas, os serviços de suporte principal e a solução HRM externa, a vida útil das tecnologias dos sistemas oferecidos, estimativas dos custos dos direitos de uso e licenças, bem como do projeto de implementação, para apoiar a avaliação do valor da aquisição e a definição do orçamento. PROGRESSO DOS DIÁLOGOS DE MERCADO 2026 No início de 2026, também foi mapeado um quarto fornecedor potencial no mercado, com o qual foi realizada uma reunião com fornecedores na semana 7 para apresentar o rascunho do pedido de proposta. Após a reunião, o mesmo rascunho do pedido de proposta foi enviado ao fornecedor para comentários, como foi feito com os outros fornecedores potenciais, e os comentários foram recebidos em 5.3.2026. Todos os quatro fornecedores foram ainda convidados a enviar comentários por escrito ao pedido de proposta atualizado entre 17.3 e 1.4.2026. O mapeamento de mercado foi realizado de forma a não favorecer nenhum fornecedor individual e foi conduzido de maneira justa e transparente. OBSERVAÇÕES DO MAPEAMENTO DE MERCADO As observações obtidas no mapeamento foram utilizadas na definição do objeto da aquisição, na definição dos requisitos de adequação e na definição dos critérios de comparação das propostas. Uma das principais observações do mapeamento foi que os requisitos dos acordos coletivos de trabalho de Espoo (como KVTES e OVTES) podem limitar o mercado para sistemas de gestão de recursos humanos e folha de pagamento. Além disso, os fatores limitantes podem ser as necessidades de Espoo relacionadas aos serviços contínuos de pagamento, ao ambiente duplicado do sistema e às integrações. Na preparação da aquisição, foram levadas em consideração as disposições da Lei de Aquisição, 65 §, relativas ao mapeamento de mercado e a unidade de aquisição considera que a preparação apoia a realização da concorrência. DIVISÃO DA AQUISIÇÃO EM PARTES A unidade de aquisição avaliou a divisão da aquisição em partes. A aquisição não foi dividida em partes, pois o sistema e os serviços a ele relacionados formam uma unidade coerente que não é adequado dividir em unidades menores. Além disso, a divisão da aquisição em partes aumentaria significativamente os riscos relacionados à integração, à divisão de responsabilidades, à implementação e à gestão unificada dos dados. A unidade de aquisição considera que a não divisão é adequada e justificada levando em consideração a natureza, o método de implementação e o propósito da aquisição.