França – Serviços de viagens – ORGANISATION DES DEPLACEMENTS PROFESSIONNELS DES AGENTS ET SALARIES DE LA RATP ET SES FILIALES

Este aviso tem como objetivo estabelecer um acordo quadro, de encomendas, mono-atribuidor, sem montante mínimo e com montante máximo de Vinte e Oito (28) Milhões €HT, com o objetivo de renovar o seu acordo quadro de deslocações profissionais destinadas aos agentes e aos funcionários RATP EPIC e das suas filiais. O acordo quadro é concluído por um período máximo de Quarenta e Oito (48) meses. Esta operação tem como principal objetivo garantir e facilitar a organização das deslocações profissionais, respondendo às exigências de cada uma das partes, nomeadamente, em primeiro lugar, a fiabilidade das interfaces e a transparência tarifária. Trata-se, para a RATP, de propor e manter uma qualidade de serviço aos seus agentes e funcionários e às suas filiais. É celebrado sob a forma de um acordo quadro mono-atribuidor com encomendas. O mercado cobre:

- A reserva e a emissão de bilhetes de transporte, de alojamento, de aluguer de veículos e de serviços anexos,

- A assistência aos colaboradores,

- A implementação das ferramentas digitais de reserva,

- As prestações de consultoria e de otimização,

- A faturação das prestações fornecidas e o reporting da atividade,

- A conformidade, a segurança, o desenvolvimento sustentável.

Os colaboradores do grupo RATP são levados a realizar, no âmbito das suas atividades profissionais, deslocações em todo o território nacional, bem como no estrangeiro. O candidato deverá propor uma solução única de reserva online (SBT) de bilheteira aérea/ferroviária, de noites de hotel (tanto para viagens individuais como para viagens de grupo), de aluguer de veículos, bem como, na medida do possível, a gestão das formalidades administrativas (vistos, etc.). O SBT deverá permitir que as diferentes filiais do grupo RATP se conectem no seu ambiente distinto (circuito de validação diferente, política de viagem diferente). Dado que o validador pode pertencer a outra filial ou a outro país, uma interconexão entre os diferentes países é, no entanto, necessária. O grupo RATP pretendendo estender este mercado às filiais internacionais, o adjudicatário deverá ser capaz de propor uma rede de agências locais. É, portanto, obrigatório propor uma agência de viagens com agências locais em cada um dos países onde o grupo está implantado. Além disso, o candidato deverá propor uma solução de reserva offline (agência de viagens/serviço de atendimento ao cliente) acessível por telefone e por e-mail, permitindo as mesmas funcionalidades que a ferramenta de reserva online. Esta solução permitirá, adicionalmente, responder às necessidades específicas em termos de reserva, ao tratamento de eventuais litígios ou disfunções, à necessidade de assistência de emergência 7j/7j 24h/24h. Deverá também ser capaz de propor um serviço VIP. O adjudicatário assistirá os utilizadores na promoção do modo de reserva online. Compromete-se a incentivar e acompanhar os colaboradores do grupo RATP (Travel Managers e viajantes) a utilizarem em prioridade este modo de reserva para todas as transações e casos que o permitam. A política de segurança da mobilidade internacional define as práticas de gestão dos riscos incorridos pelos funcionários do Grupo RATP que realizam missões de curta, média ou longa duração no exercício da sua profissão e, mais particularmente, no âmbito do desenvolvimento internacional das empresas do Grupo. Estabelece uma cartografia dos riscos dos países de 1 a 5 (sendo 1 o nível de risco mais baixo e 5 o mais elevado). Os procedimentos em vigor no âmbito da RATP em matéria de segurança dos colaboradores em missão recomendam a criação de uma Ordem de Missão. Neste contexto, algumas entidades do grupo RATP, em particular aquelas que estão sujeitas ao direito público (EPIC), preveem a implementação de uma autorização prévia ao deslocamento, que pode tomar a forma de uma ordem de missão interna. As modalidades desta autorização podem, no entanto, variar consoante as entidades do grupo. Espera-se que a ferramenta de reserva (SBT) do adjudicatário permita integrar este processo de autorização prévia, nomeadamente através da disponibilização de um documento resumo do deslocamento, que pode servir de justificativo de missão. Este documento poderá ser gerado, quer através de um módulo dedicado, quer através do download de um ficheiro resumo no formato pdf, que inclua todos os elementos constitutivos da viagem (nome do colaborador, data de chegada e de partida, companhia utilizada e Nº dos voos, nome e morada dos hotéis, circuito de validação, etc.). A geração do documento poderá ser feita em todas as etapas do processo de reserva (em modo "rascunho", após aprovação, após realização da viagem). A criação formal da ordem de missão, quando exigida, cabe à organização interna do grupo RATP e não constitui uma prestação esperada do adjudicatário. Em caso de reserva OFFLINE (via ou fora da agência de viagens do adjudicatário, exemplo: colaborador convidado no âmbito das suas missões), a ferramenta deverá permitir, ou realizar uma introdução manual das informações relativas às viagens, ou, idealmente, remontar automaticamente as informações na ferramenta SBT, isto para garantir a centralização num base de dados única. O número de transações é estimado em 22 005 transações, aproximadamente.