Alemanha – Serviços de reparação e manutenção – Einführung zentrales DMS

Aqui se pretende a introdução de uma plataforma de gestão de documentos (DMS) em toda a empresa, para modernizar e padronizar de forma sustentável a gestão, processamento e disponibilização de informações relevantes para os negócios. No âmbito de uma análise de requisitos transversal, foram examinados os métodos de trabalho existentes, processos de documentos e fluxos de informações, em conjunto com os departamentos especializados. Verificou-se que atualmente os documentos e informações são geridos em diferentes sistemas, estruturas de unidades, aplicações especializadas e arquivos pessoais. As interrupções de mídia, múltiplos arquivos e diferentes métodos de trabalho resultantes dificultam a colaboração transversal e levam a um aumento do tempo de busca, bem como a incertezas quanto à atualidade e à obrigatoriedade das informações. Ao mesmo tempo, existem já numerosas aplicações especializadas e sistemas de informação estabelecidos, que também devem cumprir as suas respetivas funções principais no futuro. O objetivo do projeto não é, portanto, substituir esses sistemas, mas integrá-los de forma sensata numa plataforma de informação comum. O caderno de encargos apresentado descreve os requisitos funcionais, técnicos e organizacionais para a futura plataforma DMS e serve de base para a seleção de uma solução viável, económica e operável a longo prazo. A futura solução deve servir como uma plataforma de informação central e suportar todo o ciclo de vida dos documentos e informações, desde a captura, passando pelo processamento e utilização conjunta, até à arquivamento conforme a auditoria e à eliminação conforme a regulamentação. Não são os documentos individuais ou as funções técnicas que estão no centro das atenções, mas o apoio eficiente aos processos de trabalho diários dos colaboradores. As informações devem ser geridas de forma uniforme, independentemente do seu local de origem, encontradas rapidamente, fornecidas de forma segura e tornadas utilizáveis em toda a organização. A introdução da plataforma DMS também visa reduzir gradualmente as soluções insulares, estabelecer padrões uniformes para a gestão de informações e criar uma base tecnológica para a continuidade da digitalização dos processos administrativos. Tecnologias modernas, em particular funções suportadas por IA, devem apoiar os colaboradores no seu trabalho diário e melhorar ainda mais a qualidade e a eficiência do processamento de informações. Em resumo, os objetivos do projeto podem ser descritos da seguinte forma: - Introdução de uma plataforma de informação uniforme em toda a empresa para a gestão de documentos e informações relevantes para os negócios - Melhoria da colaboração transversal através de stocks de informações comuns e métodos de trabalho padronizados - Redução de duplicações e garantia de uma base de informações clara e rastreável - Aceleração da localização de informações através de capacidades de pesquisa e navegação potentes - Apoio a processos de negócios digitais padronizados através de fluxos de trabalho, gestão de tarefas e procedimentos de liberação rastreáveis - Garantia do cumprimento dos requisitos legais, regulamentares e internos em termos de documentação, conservação, proteção de dados e segurança da informação - Integração das aplicações especializadas e sistemas de informação existentes numa arquitetura de informação comum, evitando a duplicação de dados - Criação de uma plataforma escalável e segura para o futuro, que apoia mudanças organizacionais e futuros projetos de digitalização - Fornecimento de funções de assistência modernas, em particular procedimentos de pesquisa, análise e classificação suportados por IA, para apoiar o trabalho diário dos colaboradores - Estabelecimento de uma plataforma económica a longo prazo e administrativamente controlável para a gestão de informações em toda a empresa.