Suíça – Serviços de TI: consultoria, desenvolvimento de software, Internet e apoio – PEP4US – Strategische Weiterentwicklung der Zeitwirtschaft und Personaleinsatzplanung

Situação Inicial A planificação do pessoal está cada vez mais no campo de tensão entre as exigências operacionais, as necessidades individuais dos colaboradores (Work-Life Balance) e uma cultura de trabalho em mudança. Desenvolvimentos como New Work, colaboração interprofissional e uma maior participação dos colaboradores na elaboração dos horários estão ganhando importância e apresentando novas exigências para a planificação. Uma planificação do pessoal transparente, equilibrada e automatizada não só promove a satisfação dos colaboradores, mas também tem efeitos positivos na qualidade do atendimento. Tudo isso contribui simultaneamente para fortalecer a atratividade do empregador e a retenção, especialmente entre os profissionais de saúde no negócio principal. Essas tendências exigem um ambiente de planificação que combine eficiência e participação, gerencie recursos de forma ótima e suporte uma cultura de planificação consistente e orientada para os colaboradores. A forma atual de planificação do pessoal (PEP) e a implementação atual da solução PEP «Polypoint» não suportam a mudança organizacional e técnica necessária. Polypoint também é utilizado no setor de gestão de tempo. Com isso em mente, o projeto PEP4US deve criar uma nova solução orientada para o usuário e sustentável, que integra dimensões técnicas, organizacionais e culturais, tanto para a planificação do pessoal quanto para a gestão de tempo. O objetivo é fortalecer a planificação do pessoal como um elemento estratégico do desenvolvimento da empresa e contribuir significativamente para a implementação das medidas estratégicas «New Work no negócio principal» e «Gestão Estratégica de Recursos». Além disso, o projeto está estreitamente ligado aos focos estratégicos de digitalização da HOCH para aproveitar sinergias, contribuir para a eficiência dos processos no negócio principal e promover a transformação de forma abrangente. Uma descrição detalhada da situação atual é fornecida no termo de referência LH01 Capítulo 2. Com a licitação, deve ser encontrado o produto mais adequado para as necessidades atuais e futuras da HOCH Health Ostschweiz, bem como para os outros clientes do DIT Departamento IT, e um parceiro confiável e experiente para a introdução e manutenção da futura solução. Descrição do Objetivo O objeto da aquisição inclui a introdução e o funcionamento de uma solução central, integrada, performática, organizacional e tecnologicamente sustentável para a planificação do pessoal e a gestão de tempo na HOCH Health Ostschweiz e suas subsidiárias (aproximadamente 9.700 colaboradores, vários tipos de salários e modelos de tempo de trabalho, além de muitos horários e serviços). A solução deve permitir uma planificação do pessoal transversal, padronizada e automatizada com participação. Soluções isoladas com sobreposição de funções serão substituídas, a paisagem existente de interfaces e integração será mantida. Planificação do Pessoal, Participação, Qualificações/Skills A planificação deve ser, no futuro, suportada pelo sistema e, na maior parte, automatizada. A solução deve gerar propostas de horários, levar em consideração disponibilidades, qualificações e regulamentos legais, e, em particular, apoiar a planificação de pessoal de reserva de forma eficiente. Uma base de dados uniforme e uma lógica de planificação consistente em todas as unidades organizacionais devem ser garantidas. Os colaboradores devem poder registrar e visualizar suas disponibilidades, desejos de serviço e ausências através de interfaces intuitivas e baseadas em funções. As propostas de horários automatizadas devem levar em consideração dados de demanda, qualificações e requisitos operacionais. Assim, os esforços manuais são reduzidos, os processos de planificação são padronizados e a transparência, a justiça e a atratividade do empregador são fortalecidas. A solução deve permitir processos de planificação transparentes e justos. Os colaboradores devem poder acompanhar como os serviços são realizados e como os desejos e as condições são levados em consideração. Além disso, a solução deve apoiar processos de planificação harmonizados com um registro padronizado de qualificações, experiências e preferências de serviço. Isso cria a base para uma planificação do pessoal adequada, justa e transparente. Gestão de Pessoal de Reserva/Pool A solução deve apoiar uma gestão de pessoal de reserva e pool hospitalar e controlar serviços, qualificações e recursos de forma transversal a locais e áreas de especialização. As funções das ferramentas de planificação anteriores devem ser integradas e a planificação, comunicação e controle devem ser unificados em uma única solução. Conexão IKM Gestão Integrada de Capacidade A conexão com o IKM cria a base para um ajuste baseado em dados entre a planificação de demanda e a planificação do pessoal. A solução deve permitir a conexão e o uso ativo da planificação de demanda para a planificação da demanda de pessoal e, assim, apoiar o módulo de pessoal no IKM. Gestão de Tempo, Registro de Tempo As tarefas da gestão de tempo, incluindo regulamentos legais e outros regulamentos, devem ser totalmente suportadas. O registro de tempo deve ser possível através de vários canais, especialmente através de uma Mobile App e terminais AZE existentes, incluindo possibilidades de correção definidas pelos colaboradores. Contratações Múltiplas A solução deve suportar completamente contratações múltiplas e permitir uma representação transparente e consolidada. Isso é especialmente necessário no ambiente hospitalar com várias funções ou áreas de atuação por colaborador. Relatórios, Avaliação A solução deve oferecer acesso baseado em funções a dados de sistema e movimento relevantes. Além de relatórios padronizados, por exemplo, sobre contas de tempo ou regulamentos legais, avaliações individuais devem ser possíveis por HR, administradores de TI e departamentos especializados. Isso inclui análises de serviços.