Bélgica – Pacote de software para planeamento de recursos empresariais – Aankoop ERP software

I.1.1. Contexto

Stijn vzw é uma rede de entidades de cuidados espalhadas por Limburg, Antwerp e Vlaams-Brabant. Dentro da rede de cuidados, estão ativas dez centrais de serviços, onde são prestados cuidados a crianças e adultos com deficiências que variam de moderadas, graves a profundas; e isso em 37 locais com mais de 2000 funcionários para 3700 clientes. Como Stijn vzw, oferecemos várias formas de cuidados, incluindo ocupação diária, cuidados residenciais, estadia curta, serviços ambulatórios e móveis. Para isso, somos, entre outras coisas, subsidiados pelo Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap (VAPH). Todas as entidades são apoiadas a partir de um centro central de apoio e coordenação. Até agora, todos os funcionários de cuidados e pessoal administrativo foram apoiados no seu trabalho diário por software desenvolvido internamente. Este software inclui aplicações escritas em RPG (AS400/Powersystem), Delphi e C# que se conectam a bancos de dados DB2 e SQL-Server. Em 2023, para preparar uma transformação digital, foi elaborada uma visão de futuro em relação à ICT, na qual os seguintes pilares são centrais: 1. Adota-se uma estratégia cloud-first, o que significa que as novas aplicações de software seguem o princípio SaaS, onde a aplicação e os dados são hospedados na nuvem. 2. As novas aplicações reduzem a carga administrativa para os nossos funcionários, com ênfase na introdução de dados apenas uma vez. Isso é realizado através de integrações máximas com outras aplicações que suportam o fluxo de dados. 3. As aplicações são projetadas com um forte foco na usabilidade e experiência do utilizador. As interfaces são intuitivas e exigem uma mínima mudança entre ecrãs ou aplicações. As aplicações trabalham em suporte ao processo, onde o fluxo dos processos reais é seguido e ações desnecessárias são eliminadas. A automação desempenha um papel importante aqui. 4. Utiliza-se ao máximo soluções móveis. Isso significa que os funcionários de cuidados podem acessar as informações necessárias do cliente e introduzir dados de forma eficiente e amigável através de um dispositivo móvel. 5. Oferecemos aos clientes e às suas redes a possibilidade de participarem nos cuidados. Utiliza-se a partilha de informações, onde certos aspetos do dossier do cliente são abertos. Além disso, visa-se a colaboração com a rede, onde esta também pode fornecer informações e transmitir certas escolhas. 6. A futura arquitetura de software é projetada para facilitar o trabalho e a tomada de decisão orientados por dados. Novas aplicações de software devem apoiar esta visão, tornando os dados estruturados acessíveis e exportáveis para relatórios BI e pesquisa científica. 7. A arquitetura de software, e, portanto, também as novas aplicações, deve ser sustentável para garantir crescimento duradouro e flexibilidade. A arquitetura deve crescer com os desenvolvimentos tecnológicos, como suporte de IA. A arquitetura deve ser escalável com vista ao crescimento potencial da rede Stijn vzw, tanto em número de clientes e centrais de serviços como em colaborações intersectoriais. 8. A nova arquitetura de software é projetada com privacidade e segurança como princípios centrais, conforme GDPR e NIS2, para garantir que o processamento de dados sensíveis dos clientes seja seguro e responsável. Utilizam-se fortes mecanismos de autenticação e autorização, incluindo integração com o Microsoft Entra ID atualmente utilizado. 9. As novas aplicações de software contribuem para uma infraestrutura estável através de estratégias de monitorização de riscos, incluindo políticas de backup e recuperação de desastres. A figura abaixo (p.6) visualiza a arquitetura de software TO-BE proposta, que serve de base para a realização dos pilares estratégicos acima mencionados. Esta arquitetura inclui os seguintes componentes: - Os domínios funcionais dentro de Stijn vzw que devem ser suportados por software, agrupados em aplicações SaaS esperadas. - Um portal de cuidados e clientes personalizado, que, por um lado, apoia o grupo de utilizadores funcionários no seu trabalho diário e, por outro, fortalece a participação dos clientes e das suas redes. Este portal contribui ativamente para a realização dos pilares 2, 3, 4, 7 e 9 da visão de futuro. O portal está completamente separado das aplicações SaaS, mas irá recolher, mostrar e gravar dados nas aplicações subjacentes. - Um data warehouse para o armazenamento de todos os dados através da arquitetura para uso em investigação científica e relatórios BI. - Middleware iPaaS baseada em cloud que é responsável pela troca de dados entre aplicações SaaS, pelo fluxo de dados para o data warehouse e pela recolha e gravação de dados entre o portal e os sistemas subjacentes. Além disso, realiza ligações a aplicações externas, incluindo, entre outras, o GIR de VAPH e DEONA para cuidados infantis. Durante a transição faseada, o iPaaS também é responsável pelo fluxo e sincronização de dados entre aplicações de software existentes e novas.

I.1.2. O Contrato

Objeto das entregas: Solução Enterprise Resource Planning (ERP) Software as a Service (SaaS) com serviços adicionais

Explicação: Stijn vzw deseja implementar um sistema ERP integrado com módulos para contabilidade, compras, gestão de stocks, acompanhamento orçamental, gestão de contratos, acompanhamento de encomendas governamentais e relatórios de gestão. O sistema escolhido deve ser sustentável e seguir o princípio SaaS com hospedagem na nuvem. A organização não procura apenas um software de contabilidade, mas uma plataforma poderosa e flexível que suporte a complexidade dos seus processos financeiros e a sua operação no setor de cuidados. O novo sistema ERP deve modernizar os processos contabilísticos, automatizar fluxos de trabalho e integrar-se facilmente com os existentes e futuros...