Alemanha – Pacotes de software e sistemas de informação – Integriertes Geschäfts- und Personalmanagementsystem

Objeto da aquisição é um sistema integrado de gestão empresarial e de pessoal, incluindo a prestação de software no modelo de Software como Serviço (SaaS), operação na nuvem, serviços de implementação, bem como serviços de gestão de aplicações (AMS) para mapear os processos de gestão de pessoal, de direito de fornecimento de funcionários públicos, financeiros e administrativos do adjudicatário. A aquisição inclui a prestação e operação do software padrão, incluindo manutenção e suporte do fabricante (Lote 1) e os serviços de implementação, migração, formação, suporte e gestão de aplicações (Lote 2). Com a aquisição do sistema, a entidade adjudicante visa o objetivo superior de digitalizar, padronizar e colocar todos os seus processos administrativos, de gestão de pessoal e financeiros em uma base técnica segura para o futuro. O sistema deve aumentar a eficiência dos processos administrativos, melhorar a qualidade e a traçabilidade dos dados, fortalecer a segurança jurídica e melhorar a capacidade de controlo e tomada de decisão da organização. A atual paisagem de sistemas é caracterizada por soluções individuais heterogéneas, capacidade de integração limitada e uma alta proporção de passos de processamento manual. Isso leva a dados redundantes, um maior potencial de erros e uma traçabilidade revisável mais difícil dos processos. Neste contexto, é necessária a introdução de um sistema moderno e integrado que mapeie todos os processos principais da administração numa plataforma consistente, contínua e escalável. O objetivo da aquisição pode ser concretizado da seguinte forma: a) Operação segura num ambiente controlado: A prestação do sistema integrado de gestão empresarial e de pessoal numa infraestrutura de nuvem privada garante processos de tratamento de dados isolados por clientes, protegidos e conformes com o RGPD. Isso inclui, em particular, o tratamento seguro de dados pessoais e o cumprimento das disposições legais relevantes, como o BDSG e o LDSG RLP. b) Processos integrados e futuros: Fluxos de trabalho digitais uniformes em todas as áreas principais da administração – incluindo pessoal, fornecimento de funcionários públicos, finanças e controlo – permitem uma gestão de processos contínua, transparente e padronizada. A consistência dos dados em todo o sistema cria uma base sólida para decisões operacionais e estratégicas. c) Redução de esforços manuais: Fluxos de trabalho padronizados, tarefas rotineiras automatizadas e funções integradas de relatório e análise aliviam os colaboradores, reduzem o potencial de erros e criam capacidades para tarefas de valor acrescido. Ao mesmo tempo, é possível um controlo baseado em factos através de dados consistentes, atuais e garantidos em termos de qualidade. d) Segurança jurídica e conformidade: Cumpre todas as disposições legais relevantes, nomeadamente em matéria de proteção de dados, contabilidade, direito orçamental e direito de funcionários públicos. A documentação revisável, os processos de verificação e aprovação traçáveis e os passos de verificação padronizados garantem o cumprimento das exigências legais. e) Escalabilidade e flexibilidade: O ambiente de nuvem privada permite uma adaptação flexível a volumes de dados crescentes, a um número crescente de utilizadores e a futuras exigências organizacionais. Desta forma, o sistema é seguro para o futuro, expansível e potente para o apoio a longo prazo dos processos administrativos. Com a implementação de um sistema integrado de gestão empresarial e de pessoal na nuvem privada, cria-se assim uma infraestrutura digital integrada, padronizada e revisável, que constitui a base para a digitalização e otimização contínuas dos processos principais da administração. O sistema permite uma representação eficiente, transparente e legalmente conforme de todos os processos relevantes, reduz processos redundantes e aumenta a capacidade de controlo em todos os níveis da organização.