Alemanha – Serviços relacionados com software – GSE; Einführung einer HR-Software bei der GSE gGmbH

A GSE gGmbH (Gesellschaft für Soziale Dienstleistungen Essen; em seguida, "Adjudicante") é uma empresa sem fins lucrativos com sede em Essen, que há mais de 140 anos oferece uma ampla gama de serviços sociais. Como instituição comunitária sob a responsabilidade da cidade de Essen e dos grandes sindicatos de apoio social, o adjudicante compromete-se com o cuidado, promoção e participação social de pessoas em situações de vida especiais. O espectro de serviços do adjudicante inclui ofertas de cuidados estacionários e ambulatórios para idosos, formas diferenciadas de habitação e cuidados para pessoas com doenças mentais ou deficiências intelectuais, bem como diversas ajudas para pessoas sem-teto ou ameaçadas de sem-teto. Além disso, o adjudicante opera em vários locais em Essen oficinas reconhecidas para pessoas com deficiências. Com cerca de 1.300 funcionários qualificados nas várias instituições sociais, o adjudicante atualmente cuida de cerca de 1.200 residentes em suas instalações de cuidados e assistência, bem como cerca de 1.600 pessoas com deficiência nas oficinas. A ampla base técnica e a estreita rede com parceiros municipais e sociais permitem ao adjudicante atender individualmente às necessidades das pessoas atendidas e garantir um suporte adequado e valorizador. Com a sua estratégia "Ano 2030", o adjudicante persegue uma visão de longo prazo para a modernização e digitalização abrangente das estruturas internas, processos e sistemas técnicos. O objetivo é transferir todos os departamentos da empresa para um ambiente de TI viável para o futuro. Esta orientação estratégica forma a base para uma organização poderosa, transparente e orientada para o serviço, que atende de forma sustentável aos crescentes requisitos técnicos, legais e tecnológicos. Um projeto central no âmbito desta estratégia digital é a substituição do sistema ERP atualmente em uso. A versão SAP atualmente utilizada, na qual os processos empresariais da GSE são mapeados, será descontinuada até o final de 2027 e, portanto, representa uma razão prioritária para a ação. Os módulos FI (Contabilidade Financeira), CO (Controlling) e HCM (Gestão de Capital Humano / Recursos Humanos) implementados formam funções essenciais no processo central de negócios e de pessoal da organização e estão profundamente integrados nos fluxos de trabalho organizacionais. No âmbito da realinhamento, o foco central no departamento de RH está na folha de pagamento como processo central prioritário. Ao mesmo tempo, a GSE visa considerar a nova solução de RH de forma abrangente e, a longo prazo, mapear o maior número possível de processos de pessoal em um sistema integrado. Isso inclui, mas não se limita a, a administração de pessoal, o gerenciamento de candidatos, o desenvolvimento de pessoal e funções de treinamento. Com esta abordagem abrangente, o adjudicante visa reduzir ou eliminar gradualmente os chamados "sistemas satélites" no setor de RH. O objetivo é evitar rupturas de mídia, eliminar a duplicação de dados, garantir a qualidade e atualidade dos dados e aumentar a transparência em todos os processos de RH. Ao mesmo tempo, uma paisagem de sistemas consistente cria a base para fornecer análises de RH e métricas de pessoal significativas, que o gerenciamento de pessoal pode usar para o desenvolvimento sustentável da empresa. Portanto, a migração de sistemas necessária no setor de gestão de pessoal é importante não apenas do ponto de vista tecnológico, mas também do ponto de vista estratégico de negócios. Além de garantir a operação do sistema além de 2027, surge a oportunidade de padronizar processos, melhorar a facilidade de uso e melhorar a integração com outros componentes de TI durante a transição. Portanto, a seleção e introdução de uma nova solução de RH abrangente representa um dos projetos-chave prioritizados no desenvolvimento estratégico geral do adjudicante até 2030. O objetivo concreto do projeto é a seleção e introdução de um software de gestão de pessoal abrangente e viável para o futuro. Com a nova solução, os processos de RH do adjudicante devem ser mais eficientes, transparentes e fáceis de usar. O software apoia o gerenciamento de pessoal e outras partes interessadas na automatização de tarefas administrativas, melhoria da qualidade dos dados e tomada de decisões estratégicas com base em informações sólidas. O foco está na representação digital e no suporte de todos os processos centrais do pessoal. Com a nova solução, devem ser evitadas rupturas de mídia e duplicação de dados, a transparência nos processos de RH deve ser aumentada e também a conformidade com os requisitos de proteção de dados e conformidade deve ser garantida. Além disso, o suporte central do sistema oferece a possibilidade de avaliar dados de RH de forma direcionada e, assim, melhorar o controle estratégico da organização. Os objetivos centrais podem ser resumidos da seguinte forma: 1. Introdução de um software de RH 2. Suporte digital de todos os processos de RH essenciais 3. Maior automação de tarefas rotineiras e padronização de processos 4. Aumento da transparência, qualidade dos dados e possibilidades de relatórios 5. Garantia de proteção de dados, segurança de dados e conformidade 6. Apoio ao controle estratégico da empresa por meio de análises e métricas fundamentadas 7. Estabelecimento de um modelo de suporte estruturado e eficiente. Além disso, faz-se referência aos documentos de licitação.