Alemanha – Serviços relacionados com software – GSE; Einführung eines IT-Systems für das Rechnungswesen und Controlling bei der GSE gGmbH

A GSE gGmbH (Gesellschaft für Soziale Dienstleistungen Essen; em seguida "Adjudicante") é uma empresa sem fins lucrativos com sede em Essen, que há mais de 140 anos oferece uma ampla gama de serviços sociais. Como uma instituição comunitária sob a tutela da cidade de Essen e das grandes associações de bem-estar social, o adjudicante compromete-se com o cuidado, promoção e participação social de pessoas em situações de vida especiais. O portfólio de serviços do adjudicante inclui ofertas de cuidados estacionários e ambulatórios para idosas e idosos, formas diferenciadas de habitação e cuidados para pessoas com doenças mentais ou deficiências intelectuais, bem como uma variedade de ajudas para pessoas sem-abrigo ou ameaçadas de sem-abrigo. Além disso, o adjudicante opera, em vários locais em Essen, oficinas reconhecidas para pessoas com deficiência. Estas oferecem tanto promoção individual como uma variedade de ofertas de trabalho e qualificação em áreas como montagem, jardinagem e paisagismo, economia doméstica, impressão e digitalização, logística de armazém, reciclagem ou tecnologia de bicicletas. Com cerca de 1.300 funcionários qualificados nas várias instituições sociais, o adjudicante cuida atualmente de cerca de 1.200 residentes em suas instalações de cuidados e assistência, bem como cerca de 1.600 pessoas com deficiência nas oficinas. A ampla estrutura especializada e a estreita rede com parceiros municipais e sociais permitem ao adjudicante atender individualmente às necessidades das pessoas assistidas e garantir um suporte adequado e valorizante. Com a sua estratégia "Ano 2030", o adjudicante visa uma visão de longo prazo para a modernização e digitalização abrangentes das estruturas, processos e sistemas técnicos internos. O objetivo é transferir todos os departamentos da empresa para uma paisagem de TI sustentável. Esta orientação estratégica constitui a base para uma organização poderosa, transparente e orientada para o serviço, que atende de forma sustentável aos crescentes requisitos técnicos, legais e tecnológicos. Um projeto central no âmbito desta estratégia digital é a substituição do atual sistema ERP em uso. A versão SAP atualmente utilizada, na qual os processos empresariais da GSE são representados, será descontinuada no final do ano de 2027, constituindo assim um motivo de ação prioritária. Os módulos em uso, FI (contabilidade financeira), CO (controlo) e HCM (gestão de capital humano/gestão de pessoal), representam funções essenciais no processo empresarial e pessoal da organização e estão profundamente integrados nos fluxos de trabalho organizacionais. A implementação do projeto não é, portanto, isolada, mas está estreitamente ligada a outros projetos estratégicos. Entre eles, está a substituição do SAP HCM e a introdução de uma nova e moderna solução de gestão de pessoal, que requer uma integração estreita com a contabilidade financeira, especialmente para pagamentos de salários e deduções sociais. Outro projeto prioritário é a introdução de um sistema de gestão de documentos (DMS) para o processamento eletrónico de faturas de entrada. O DMS deve ser implementado em toda a empresa e estabelecido como uma plataforma central para a gestão digital de documentos. O objetivo é fornecer uma base de documentos uniforme, auditável e sem interrupção de mídia para todos os departamentos e sistemas. A necessidade de migração do sistema é, portanto, de alta importância, tanto tecnológica como estratégica. Além de garantir a continuidade do sistema após 2027, espera-se que, no âmbito da transição, os processos sejam padronizados, a facilidade de utilização seja aumentada e a integração com outros componentes de TI seja melhorada. A seleção, planeamento e introdução de uma solução é, portanto, um dos projetos-chave prioritários no desenvolvimento estratégico global do adjudicante até 2030. O objeto deste concurso é a introdução de uma solução moderna e sustentável de contabilidade e controlo, com a qual todos os processos essenciais atualmente representados no sistema sejam eficientemente representados e suportados. O atual sistema SAP (com os módulos FI e CO) cobre as necessidades básicas, mas está a caminho do fim do ponto de vista da estratégia de produto do fabricante: o SAP anunciou o fim do suporte da versão em uso a partir de 01.01.2028. Isso significa que, a partir dessa data, não serão mais fornecidos serviços regulares de manutenção e suporte, criando riscos de segurança, conformidade e estabilidade. A nova solução deve atender tanto às necessidades da contabilidade como às do controlo. Ao mesmo tempo, os processos empresariais centrais devem ser automatizados, sem interrupção de mídia, e harmonizados com as exigências regulamentares e tecnológicas atuais. Os objetivos centrais podem ser resumidos de forma abrangente da seguinte forma: 1. Introdução de software para contabilidade e controlo 2. Apoio digital de todos os processos essenciais de contabilidade financeira e controlo 3. Maior automatização de tarefas rotineiras e padronização de processos 4. Aumento da transparência, qualidade dos dados e possibilidades de relatórios 5. Garantia de proteção de dados, segurança dos dados e conformidade 6. Apoio à gestão empresarial estratégica através de análises fundamentadas e indicadores 7. Garantia de capacidade de múltiplos clientes 8. Estabelecimento de um modelo de suporte estruturado e eficiente. Para além disso, remete-se para os documentos de adjudicação.