Alemanha – Serviços de relocalização – Bundesstadt Bonn, Umzug aller Bestände von Stadtarchiv und Stadthistorischer Bibliothek Bonn

1. Objeto do Serviço

A cidade de Bonn pretende transferir todos os acervos do Arquivo Municipal e da Biblioteca Histórica de Bonn para um novo local. A mudança ocorre dentro dos limites da cidade de Bonn. O objeto do contrato é a conceituação, planejamento e execução da transferência de bens arquivísticos e bibliográficos. O adjudicatário prestará todos os serviços necessários para a execução do esvaziamento, embalagem dos acervos do Arquivo Municipal e da Biblioteca Histórica de Bonn, bem como para o transporte e a introdução dos bens arquivísticos e bibliográficos no novo edifício. A mudança ocorrerá obrigatoriamente pelo princípio "prateleira para prateleira", a fim de manter a ordem lógica dos acervos arquivísticos e bibliográficos sem interrupções. Nota: A desmontagem, o transporte ou a montagem e desmontagem de equipamentos de prateleiras e mobiliário não fazem parte desta licitação; estes permanecem no local antigo.

2. Período de Execução Previsto

O contrato global divide-se em duas fases consecutivas e deve ser executado no período de aproximadamente de final de abril (previsto para 26.04.2027) a final de outubro de 2027 (previsto para 29.10.2027):

Fase 1 (Fase de Conceito): Elaboração do conceito de mudança detalhado após a adjudicação, prevista de final de abril de 2027 (previsto para 26.04.2027) a meados de maio de 2027 (previsto para 18.05.2027).

Fase 2 (Mudança Física): Execução da mudança real dos arquivos e da biblioteca, após a fase de conceito, prevista de meados de junho de 2027 (previsto para 14.06.2027) a final de outubro de 2027 (previsto para 29.10.2027).

3. Volume dos Acervos

Aproximadamente 21,5 quilómetros de prateleiras de acervo serão transferidos, dos quais aproximadamente 17 quilómetros de prateleiras de acervos arquivísticos e aproximadamente 4,5 quilómetros de prateleiras de acervos bibliográficos. Os acervos arquivísticos estão embalados em aproximadamente 80% em caixas de arquivo, menos de 20% são pastas de arquivo não embaladas. Os acervos bibliográficos estão embalados em aproximadamente 10% em caixas de arquivo.

4. Descrição do Procedimento

O serviço será realizado no âmbito de um procedimento de adjudicação europeu como um procedimento não aberto com concurso prévio de participação (§ 14 Abs. 2 i. V. m. § 16 VgV). O procedimento é dividido em duas etapas:

Etapa 1 (Concurso de Participação): Nesta fase atual, será realizado um concurso público de participação. A entidade adjudicante verificará a aptidão dos candidatos com base nos documentos apresentados.

Etapa 2 (Fase de Oferta): No procedimento não aberto subsequente, as empresas qualificadas serão convidadas a apresentar uma oferta, incluindo a apresentação de um pré-conceito. A avaliação da rentabilidade será feita com base nos critérios de adjudicação "qualidade do pré-conceito" (ponderação: 70%) e "preço" (ponderação: 30%). A qualidade do pré-conceito será avaliada com base em uma escala de notas de 6 níveis (0 a 5 pontos). A avaliação do preço será feita por meio de uma interpolação linear (método do valor mínimo), em que a oferta mais baixa avaliável recebe 5 pontos e as ofertas a partir de 2,0 vezes o preço mais baixo recebem 0 pontos. Descontos obrigatórios serão considerados, descontos não serão. Em caso de empate, a maior pontuação no critério pré-conceito decide.

Nota importante sobre transparência: A matriz de avaliação detalhada, a fórmula de cálculo de preço matemático (incluindo o limite de corte para evitar valores de pontos negativos) e as regras sobre descontos e empate estão completamente e detalhadamente descritas no documento anexo "Bewertungsschema Stufe 2, Angebotsphase.pdf" (ver documentos de adjudicação desta etapa 1). A elaboração do pré-conceito exigido na segunda etapa do procedimento (fase de oferta) (que mais tarde, em caso de adjudicação, será finalizado na fase de execução 1 em coordenação com a direção da mudança do adjudicatário) pressupõe obrigatoriamente uma inspeção prévia das condições locais nos locais afetados. Uma inspeção de objeto correspondente será obrigatória para os licitantes selecionados e convidados a apresentar uma oferta na etapa 2. Os prazos exatos, as condições organizacionais e os requisitos de segurança para a inspeção serão comunicados com os documentos de oferta na etapa 2. Ao fixar o prazo de oferta lá, a entidade adjudicante terá em devida consideração a obrigação de inspeção prévia do objeto no sentido do § 20 Abs.2 VgV, de modo que todos os licitantes também tenham tempo suficiente para elaborar o pré-conceito e calcular a oferta após os prazos de inspeção. Para a etapa 1 atual (Concurso Público de Participação): Para participar do procedimento de adjudicação e provar sua aptidão, os documentos e declarações exigidos nos documentos de adjudicação devem ser apresentados completamente. Por favor, utilize os formulários fornecidos na plataforma de adjudicação, se aplicável. A verificação e avaliação da sua aptidão será feita exclusivamente com base nesses critérios e documentos a serem apresentados. Uma descrição detalhada do serviço e os documentos de contrato completos serão fornecidos exclusivamente às empresas qualificadas no âmbito da etapa 2 (fase de oferta) através da plataforma de adjudicação.