Bélgica – Serviços de eventos – Raamovereenkomst externe cateringpartners maatwerk en evenementen

Objeto destes serviços: Acordo-quadro para parceiros de catering externos, serviços personalizados e eventos

Explicação: A Hogeschool VIVES Zuid e VIVES Noord organiza anualmente uma ampla gama de eventos e encomendas personalizadas de "alto nível" tanto no campus Norte quanto no Sul, que estão espalhados pela província de West-Vlaanderen. Estas atividades fazem parte integral do funcionamento acadêmico e social da escola e exigem um suporte de catering profissional, qualitativo e confiável. A catering desempenha um papel crucial na experiência, imagem e qualidade organizacional desses momentos.

Fases da encomenda:

1ª fase – Seleção

O documento em questão refere-se à primeira fase, ou seja, a fase de seleção, de um procedimento de adjudicação em duas etapas. Nesta primeira fase, solicita-se apenas uma "Solicitação de Participação", acompanhada dos anexos necessários, com os quais o candidato demonstra seu interesse na encomenda, sua vontade escrita de ser selecionado (artigo 2, 12º Lei de Contratos Públicos de 17 de junho de 2016) e entrega os documentos de responsabilidade solicitados para poder ser selecionado.

2ª fase - Negociação

Após a seleção, apenas os candidatos selecionados poderão participar da segunda fase, a fase de negociação, com base no caderno de encargos que lhes será fornecido após a decisão de seleção. Nesta segunda fase, os candidatos selecionados serão convidados a apresentar uma proposta com base no caderno de encargos.

Lotes:

- Para o lote 1 "Eventos", procuramos três parceiros de catering externos que possam apoiar a escola durante um período de quatro anos nas seguintes atividades, que são flexíveis e podem ser utilizadas em todos os campi, ou seja, em toda a província de West-Vlaanderen.

Eventos: Cada ano acadêmico, a Hogeschool VIVES organiza, entre outros, 3 grandes eventos institucionais, incluindo a Abertura Acadêmica em setembro, a Recepção de Ano Novo em janeiro e o Dia de Pro em maio; para esses eventos, espera-se uma participação de aproximadamente 700 a 1.000 pessoas. Além disso, a Hogeschool VIVES organiza anualmente várias cerimônias de proclamação, sessões de promoção, etc., distribuídas pelos diversos campos de estudo. Essas cerimônias ocorrem por curso ou grupo e são direcionadas a estudantes e seus pais ou acompanhantes. Para esses momentos, também é necessária uma catering adaptada, cuidada e bem organizada, levando em consideração tamanhos de grupo variados, locais e condições práticas.

- Para o lote 2 "Encomendas personalizadas", procuramos também três parceiros de catering externos, para encomendas significativamente menores, com uma média de 10 a 50 pessoas, onde um nível de qualidade excepcionalmente alto é primordial, tanto em termos de produtos, apresentação e serviço. "Encomendas personalizadas de alto nível": Este lote refere-se à entrega de serviços de catering de alta qualidade, desenvolvidos sob medida, onde o foco está explicitamente na qualidade, exclusividade e experiência. A entidade adjudicante visa, com este lote, a seleção de prestadores de serviços que sejam capazes de desenvolver e realizar conceitos de catering que estejam totalmente alinhados com o contexto específico, objetivos e público-alvo de cada evento. Não se trata de uma oferta padrão, mas de uma preenchimento único em que o trabalho personalizado é central.

Prazo de validade

O acordo-quadro tem um prazo inicial de quatro anos, desde que o valor máximo estimado da encomenda não seja excedido dentro desse prazo. A entidade adjudicante chama a atenção do candidato para o fato de que o valor máximo indicado não foi calculado com base nas quantidades presumíveis no inventário. Este valor máximo, portanto, não fornece indicação do valor da proposta pelo qual a inscrição pode ser concedida. Neste caso, trata-se do valor máximo do acordo-quadro, que foi estabelecido com base nas quantidades máximas que podem ser encomendadas em todas as encomendas que a entidade adjudicante pode fazer. Para controlar o escopo da encomenda, a entidade adjudicante monitora os gastos no âmbito do acordo-quadro para garantir que não excedam o valor máximo do acordo-quadro. Em caso de exceder o valor máximo, não poderão ser feitas novas encomendas.