Bélgica – Serviços de consultoria em matéria comercial e de gestão e serviços conexos – Raamoveréénkomst voor begeleiding digitale transformatie

O contrato abrange um percurso de acompanhamento durante um período de 3 anos. O contrato pode incluir:

1. Análise e monitorização independente da qualidade

O adjudicatário analisa e aprofunda a documentação do projeto do programa de transformação digital. O adjudicatário adquire, a um nível elevado, conhecimento das soluções oferecidas e/ou selecionadas e da abordagem de implementação dos fornecedores. O adjudicatário identifica proativamente riscos, dependências, lacunas e pontos de atenção que podem ter impacto na realização dos objetivos do projeto e formula recomendações concretas sobre os mesmos.

2. Apoio à gestão de projeto e programação

O adjudicatário atua como um interlocutor independente para a equipa de gestão de projeto e para os responsáveis pela gestão de mudanças. O adjudicatário apoia a elaboração, avaliação e validação de entregas de projeto, incluindo planos de implementação, planos de comunicação e adoção, documentação de processos, análises funcionais e outra documentação relacionada com o projeto. Além disso, o adjudicatário apoia a monitorização da alinhamento entre os objetivos do projeto, os objetivos do programa e as decisões do grupo de direção.

3. Conselhos sobre coesão e integração

O adjudicatário aconselha sobre a coesão entre os diferentes projetos e plataformas dentro do programa, incluindo o ECD, XRM, ERP, iPaaS e o portal de clientes e colaboradores. O adjudicatário aconselha sobre questões de integração e vela para que as escolhas arquitetónicas, modelos de dados e ligações sejam sustentáveis e suportem a estratégia de digitalização futura. Presta-se especial atenção à prevenção de dependências técnicas ou escolhas arquitetónicas que possam limitar o desenvolvimento futuro, a expansibilidade ou a gestão do ambiente de aplicações. Também se vela pela gestão do recurso humano e dos meios financeiros, de forma a que as escolhas feitas sejam viáveis dentro da capacidade, espaço orçamental e capacidade organizacional disponíveis.

4. Avaliação independente das propostas dos fornecedores

O adjudicatário realiza uma avaliação crítica e independente das direções de solução, escolhas de design, métodos de trabalho e propostas de implementação dos fornecedores. O adjudicatário apoia o adjudicante na realização de análises de fit-gap e vela para que os processos sejam, sempre que possível, alinhados com as capacidades das plataformas selecionadas, sem reproduzir desnecessariamente os métodos de trabalho existentes. O adjudicatário aconselha sobre os aspetos de preço, qualidade e risco das soluções propostas e apoia o adjudicante na tomada de decisão.

5. Conselhos neutros e mediação

O adjudicatário atua como um conselheiro independente e neutro em discussões de conteúdo ou divergências de opinião entre os fornecedores envolvidos, equipas de projeto e partes interessadas. O adjudicatário formula recomendações objetivas a partir do interesse do adjudicante e apoia a tomada de decisão com base em factos, análises de risco e objetivos do programa.

6. Apoio à mudança organizacional

O adjudicatário apoia a organização na gestão do impacto das mudanças e contribui para uma abordagem de implementação viável e sustentada. Presta-se especial atenção à faseação, à disposição para a mudança, ao apoio, à adoção e à carga operacional dos colaboradores, de modo a garantir a continuidade dos processos de apoio e cuidado.

7. Transferência de conhecimentos e reforço da capacidade interna

O adjudicatário contribui ativamente para o desenvolvimento de conhecimentos dentro da organização. O adjudicatário apoia os utilizadores-chave internos, os colaboradores do projeto e as equipas envolvidas através da partilha de conhecimentos, coaching e documentação, com o objetivo de reforçar a expertise interna e de reduzir gradualmente a dependência de partes externas. A responsabilidade final, a regência e a tomada de decisão permanecem sempre com o adjudicante.

8. Relatórios e apoio à tomada de decisão

O adjudicatário relata periodicamente sobre o progresso, riscos, dependências, pontos de estrangulamento e recomendações. O adjudicatário apoia a preparação de documentos de decisão para o grupo de direção e fundamenta as propostas sobre priorização, faseamento, gestão de riscos e direção do programa.

9. Acompanhamento independente da implementação (opcional)

O adjudicatário apoia o adjudicante durante a fase de implementação das soluções selecionadas e vela pela qualidade, viabilidade e coesão da abordagem de implementação. O adjudicatário avalia criticamente os planos de implementação, configurações propostas, estratégias de migração, abordagens de teste, planos de formação e processos de entrada em funcionamento dos fornecedores. O adjudicatário vela para que as escolhas feitas estejam em conformidade com os objetivos estratégicos, princípios arquitetónicos e necessidades operacionais do adjudicante. O adjudicatário apoia as equipas de projeto na identificação e acompanhamento de riscos, dependências e pontos de estrangulamento durante a execução da implementação. Não assume, no entanto, responsabilidade operacional dos fornecedores, mas atua como um monitor de qualidade e conselheiro independente. O adjudicatário apoia também a preparação e o acompanhamento de workshops, discussões de design, atividades de teste, migrações de dados e entrada em funcionamento, e vela para que o âmbito, os requisitos de qualidade e os objetivos do projeto acordados sejam realizados. O adjudicatário vela para que a implementação resulte em melhorias de processo sustentáveis e que as funcionalidades padrão sejam utilizadas ao máximo, a menos que as exceções sejam demonstradamente necessárias para o funcionamento do adjudicante.

10. Acompanhamento na entrega e pós-venda (opcional)

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