Finlândia – Serviços de gestão de folhas de pagamento – Koulutuskeskus Salpaus -kuntayhtymän palkkapalveluiden hankinta

Koulutuskeskus Salpaus -kuntayhtymä adjudicação de serviços de folha de pagamento, viagens e despesas, bem como os sistemas de informação necessários para a produção desses serviços. O conjunto inclui, entre outros, cálculo e pagamento de salários, remunerações de representantes e outros beneficiários, bem como o processamento e pagamento de despesas de viagem e outras despesas. O conjunto inclui sistemas de folha de pagamento, funções de gestão de recursos humanos (HRM) e autoatendimento necessários para a produção dos serviços, bem como sistemas de gestão de viagens e despesas como serviço SaaS. A aquisição também inclui a manutenção dos sistemas, integrações necessárias, funções de automação acordadas, relatórios, notificações às autoridades, suporte ao usuário e ao cliente, gestão de documentos, bem como a implementação dos serviços e sistemas. O objetivo da aquisição é um conjunto de serviços e sistemas operacionais, seguros, modernos e o mais uniforme possível para o usuário, que suporte os processos de gestão de pessoal e folha de pagamento do Salpaus durante toda a vida do contrato de serviço. A solução deve reduzir os passos manuais e a duplicação de dados armazenados, melhorar a atualização e a precisão dos dados e utilizar a automação de forma adequada. Os sistemas devem ser desenvolvidos e escaláveis e permitir a utilização de novas soluções digitais. O conjunto pode ser composto por mais de um sistema e/ou serviços fornecidos por subcontratados, mas o fornecedor selecionado será responsável perante o cliente por todo o conjunto de serviços e sistemas, pela compatibilidade dos sistemas e pelo acordo de nível de serviço. O serviço e os sistemas de cálculo de salários devem suportar as diretrizes de remuneração e horas de trabalho dos acordos KVTES, OVTES e TS. As funções de HRM e autoatendimento devem suportar, entre outras coisas, a manutenção de dados pessoais, a criação, alteração e término de contratos de serviço, a preparação de contratos de trabalho e ordens de serviço, bem como a notificação, processamento e aprovação de férias e ausências. O sistema de gestão de viagens e despesas deve cobrir planos de viagem, diários de condução, preparação de faturas, armazenamento de recibos, ciclo de revisão e aprovação, pagamento de reembolsos e relatórios. O conjunto de serviços e sistemas deve ser conectado de forma segura e o mais automatizada possível aos sistemas de gestão financeira, contabilidade, transações de pagamento, monitoramento de horas de trabalho, gestão de identidades e relatórios em uso pelo Salpaus, bem como aos serviços governamentais necessários, como o Registro de Impostos e a Autoridade Tributária. O sistema de gestão financeira utiliza o sistema CGI Raindance Kuntamalli. A aquisição não inclui a compra de sistemas de planejamento ou monitoramento de horas de trabalho, mas a transferência de dados desses sistemas para a gestão de folha de pagamento deve ser garantida. O relatório deve incluir pelo menos o nível básico acordado e as informações de acordo com as recomendações do KT. O processamento dos dados dos usuários será limitado com base em funções e permissões de acesso. O serviço inclui procedimentos acordados para armazenamento, arquivamento, eliminação e transferência de dados. O Salpaus mantém a autoridade decisória do empregador, a política salarial, as diretrizes de gestão de pessoal, a precisão dos dados de origem e suas próprias tarefas de RH. O fornecedor de serviços é responsável, no âmbito acordado, pelo cálculo operacional de salários, pela funcionalidade e conformidade dos sistemas, pelos controles técnicos, pelas notificações às autoridades e pela qualidade e continuidade da produção de serviços. Em 31.5.2026, o Salpaus tinha um total de 587 funcionários. No cálculo comparativo, são utilizados 880 cálculos de salário ou remuneração e 100 cálculos de viagem ou despesa por mês; a faturação dos serviços é baseada nas unidades de faturação realizadas. Os salários são pagos principalmente no dia 15 e no último dia do mês. O atual fornecedor de serviços de cálculo de salários é a Provincia Oy, o sistema de folha de pagamento é o Visma Personec e o sistema de gestão de viagens e despesas é o CGI Populus. A aquisição inclui um projeto de implementação a ser realizado sob a responsabilidade do fornecedor, no qual os sistemas são definidos e configurados, os dados necessários são transferidos dos sistemas atuais, as integrações são realizadas, bem como testes, operação paralela, treinamento de usuários e transferência para produção. O novo conjunto de serviços e sistemas deve estar em operação até 31.5.2027. A descrição detalhada e abrangente da aquisição, os objetivos, o conteúdo dos serviços e sistemas, as restrições, a divisão de responsabilidades e os requisitos de implementação são apresentados no Anexo 3 (Descrição e contexto da aquisição) do pedido de proposta. Os outros anexos do pedido de proposta especificam os requisitos, integrações, níveis de serviço e preços.