Bélgica – Serviços de TI: consultoria, desenvolvimento de software, Internet e apoio – 2026/EVENTMANAGEMENT

Probleemstelling en projectdoelstellingen

GO! organiza e apoia anualmente uma oferta significativa de formações, atividades de profissionalização, dias de estudo e outras iniciativas de formação para diversos grupos-alvo dentro e fora do GO!. A aplicação atual é utilizada para publicar a oferta, gerir inscrições, acompanhar participantes, enviar comunicações por e-mail, gerar listas de presença e certificados, e fornecer dados para faturação e relatórios. A aplicação é utilizada, entre outras coisas, para atividades do serviço de acompanhamento pedagógico e da Célula de Apoio Permanente para as CLB, e destina-se a funcionários das instituições GO!, grupos escolares, serviços centrais e participantes externos. Cumulativamente, há cerca de 59.000 participantes registados e, em média, cerca de 20.000 inscrições por ano. Os eventos podem ser oferecidos de forma paga ou gratuita. Os processos têm, portanto, um impacto administrativo, financeiro, comunicativo e político. A aplicação atual foi construída numa plataforma legado e, portanto, está pronta para ser substituída. Além do envelhecimento técnico, os processos atuais também não estão suficientemente otimizados. Diversos subprocessos decorrem atualmente de forma manual ou através de aplicações paralelas. A aplicação atual também não suporta suficientemente a autoatendimento de dados para os participantes, a reportagem política e integrações como o single sign-on ou a faturação. GO! pretende, portanto, implementar uma solução moderna de gestão de eventos que suporte melhor o processo completo em torno de formações e atividades de profissionalização: desde a publicação da oferta e inscrição até a participação, avaliação de satisfação, certificação, relatórios e processamento financeiro. GO! estabelece os seguintes princípios orientadores: • uma solução integrada para a gestão de formações, atividades de profissionalização e outros eventos dentro do âmbito da aplicação; • utilização máxima de funcionalidades padrão e processos padrão; • limitação de desenvolvimento à medida e evitar bancos de dados paralelos ou execução dupla de processos; • integração com sistemas GO! existentes onde os dados ou processos já são geridos; • suporte amigável para participantes, organizadores, administradores e funcionários financeiros e administrativos; • comunicação fiável, acompanhamento de participantes, certificação e relatórios. Os objetivos de GO! na implementação de uma nova solução de gestão de eventos são: • garantir a continuidade e a fiabilidade da gestão de eventos e formação; • publicar a oferta de formações e atividades de profissionalização de forma fluida e clara; • simplificar e melhorar o processo de inscrição para os participantes; • apoiar os organizadores e administradores na criação, gestão, acompanhamento e avaliação de atividades; • integrar melhor o registo de participantes, acompanhamento de presença, certificação e avaliação; • reduzir ações manuais e registos duplicados; • apoiar melhor os processos de faturação através da ligação aos sistemas financeiros ou, se necessário, através de exportação em massa eficiente; • fortalecer o autoatendimento de dados, relatórios e informações políticas; • dar aos participantes a possibilidade de consultar a sua história, inscrições e certificados; • gerir direitos de acesso e funções de forma mais transparente, segura e orientada para a função. Para alcançar estes objetivos, GO! procura preferencialmente uma solução padrão orientada para o futuro que seja suficientemente configurável e possa ser ligada a sistemas relevantes existentes, incluindo a base de dados de contactos GO! e o sistema financeiro. A solução deve desonerar a organização a nível técnico, ser escalável em função do uso e da oferta, e poder evoluir de forma flexível através de manutenção, atualizações e expansões funcionais adicionais.

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