Bélgica – Serviços de TI: consultoria, desenvolvimento de software, Internet e apoio – 2026/EVENTMANAGEMENT

Problema e objetivos do projeto

GO! organiza e apoia anualmente uma vasta oferta de formações, atividades de profissionalização, dias de estudo e outras iniciativas de formação para diversos grupos-alvo dentro e fora do GO!. A aplicação atual é utilizada para publicar a oferta, gerir inscrições, acompanhar participantes, enviar comunicações por e-mail, gerar listas de presença e certificados, e fornecer dados para faturação e relatórios. A aplicação é utilizada, entre outros, para atividades do serviço de acompanhamento pedagógico e da Célula de Apoio Permanente para as CLB’s, e destina-se a funcionários de instituições GO!, grupos escolares, serviços centrais e participantes externos. Cumulativamente, existem cerca de 59.000 participantes registados e, em média, cerca de 20.000 inscrições por ano. Os eventos podem ser oferecidos de forma paga ou gratuita. Os processos têm, portanto, um impacto administrativo, financeiro, comunicativo e político. A aplicação atual foi construída numa plataforma legacy e, portanto, está sujeita a substituição. Além do envelhecimento técnico, os processos atuais também não estão suficientemente otimizados. Vários subprocessos decorrem atualmente de forma manual ou através de aplicações paralelas. A aplicação atual também não suporta a autosserviço de dados para participantes, relatórios de políticas e integrações como single sign-on ou faturação. GO! pretende, portanto, implementar uma solução moderna de gestão de eventos que suporte melhor o processo completo em torno de formações e atividades de profissionalização: da publicação da oferta e inscrição à participação, avaliação de satisfação, certificação, relatórios e processamento financeiro. GO! define os seguintes princípios orientadores: • uma solução integrada para a gestão de formações, atividades de profissionalização e outros eventos dentro do âmbito da aplicação; • máximo uso de funcionalidades padrão e processos padrão; • limitação de soluções personalizadas e evitar bancos de dados paralelos ou duplicação de processos; • integração com sistemas GO! existentes onde os dados ou processos já são geridos; • suporte intuitivo para participantes, organizadores, administradores, bem como funcionários financeiros e administrativos; • comunicação fiável, acompanhamento de participantes, certificação e relatórios. Os objetivos de GO! na implementação de uma nova solução de gestão de eventos são: • garantir a continuidade e fiabilidade da gestão de eventos e formações; • publicar a oferta de formações e atividades de profissionalização de forma fluida e clara; • simplificar e melhorar o processo de inscrição para os participantes; • apoiar organizadores e administradores na criação, gestão, acompanhamento e avaliação de atividades; • integrar melhor o registo de participantes, acompanhamento de presença, certificação e avaliação; • reduzir ações manuais e duplicação de registos; • apoiar melhor os processos de faturação através da ligação aos sistemas financeiros ou, se necessário, através de exportação em massa eficiente; • fortalecer o autosserviço de dados, relatórios e informações políticas; • dar aos participantes a possibilidade de consultar a sua história, inscrições e certificados de forma autónoma; • gerir direitos de acesso e funções de forma mais transparente, segura e orientada para a função. Para alcançar estes objetivos, GO! prefere uma solução padrão orientada para o futuro que seja suficientemente configurável e possa ser integrada com sistemas existentes relevantes, incluindo a base de dados de contactos GO! e o sistema financeiro. A solução deve desonerar a organização do ponto de vista técnico, ser escalável em função do uso e da oferta, e poder evoluir de forma flexível através de manutenção, atualizações e futuras expansões funcionais. Componentes do contrato // ver guia de seleção