Polonia – Servicii de agenţii de turism şi servicii conexe – Usługa rezerwacji i sprzedaży miejsc noclegowych w hotelach krajowych i zagranicznych na potrzeby Instytutu Adama Mickiewicza w latach 2026-2029

Obiectul contractului este serviciul de rezervare, vânzare și asistență a serviciilor hoteliere (de cazare) na nevoile Institutului Adam Mickiewicz. 1. Domnia contractului 1. Căutarea de oferte de obiective hoteliere. 2. Realizarea rezervărilor de servicii hoteliere (cazare) în Polonia și în străinătate. 3. Serviciul va fi realizat pe o perioadă de 36 de luni de la data semnării sau până la epuizarea valorii maxime a contractului. 4. Intermediere în vânzarea serviciilor hoteliere, inclusiv realizarea plăților. 5. Intermediere în anularea și modificarea rezervărilor, precum și asistența la retururi. 6. Transmiterea Beneficiarului de informații detaliate despre rezervare, inclusiv: check-in, check-out, alimentație, city tax și alte taxe. 7. Reprezentarea Beneficiarului în cazurile de reclamații legate de serviciile hoteliere. 8. Asigurarea unei asistențe 24/7, inclusiv în zilele libere. 9. Actualizarea continuă a ofertei disponibile. 10. Asigurarea interesului Beneficiarului, în special prin informarea despre evenimente care pot avea un impact asupra executării contractului. 11. Executantul va asigura un birou de asistență în Polonia (sediu sau filială) funcționând minim 5 zile pe săptămână (lun–vin) între orele 8:00–18:00 și o linie de informații 24/7, care să permită realizarea rezervărilor și modificărilor în afara orelor de lucru ale biroului. 12. Asigurarea unui coordonator al clientului și a minim trei persoane dedicate asistenței Beneficiarului. 13. Asigurarea unui sistem de rezervare online care permite realizarea și modificarea rezervărilor de către angajații autorizați ai Beneficiarului. Sistemul trebuie să: • funcționeze în versiunile principale actuale ale browserelor, • să conțină oferta completă de hoteluri disponibile ale Executantului, • să posede filtre (minim: standard, preț, localizare, alimentație, internet), • să permită căutarea pe hartă, • să permită generarea voucherelor în PL și EN, • să permită istoria completă a modificărilor rezervărilor (audit trail), • să permită exportul datelor rezervărilor și a istoricului modificărilor (PDF/XLSX). 14. Sistemul trebuie să permită accesul la ratele speciale ale Beneficiarului împreună cu condițiile de anulare. 15. Sistemul trebuie să permită generarea de rapoarte (număr de persoane, cifra de afaceri, date detaliate după hotel, client și perioadă). 2. Informații importante 1. Numărul estimativ de rezervări: aprox. 12600, dintre care: • 8000 străine • 4600 naționale 2. La dispoziția Beneficiarului: camere de 1, 2, 3 persoane în standarde de 2–5 stele. 3. Serviciile rezervate trebuie să respecte standardele internaționale de calitate și siguranță. 4. Zona geografică: Polonia și străinătate, în special UE, Marea Britanie, SUA, China, Japonia, Coreea de Sud, țările scandinaviene. 5. Rezervările pentru reprezentanții instituțiilor culturale – se cere un nivel înalt de asistență. 6. Cantitățile sunt estimative și pot fi modificate în cadrul valorii contractului. 7. Executantul asigură asistență în caz de probleme în locul realizării serviciului. 3. Procedura de rezervare 1. Beneficiarul trimite cereri prin e-mail. 2. Specifică cerințele (localizare, buget, preferințe). 3. Executantul prezintă minim 3 propuneri disponibile care îndeplinește cerințele (dacă sunt disponibile). 4. Timpul de răspuns: maxim 1 oră de la primirea cererii (în timpul de lucru; în afara acestuia – conform SLA 24/7). Oferta conține: • informații despre hotel împreună cu adresa și categoria • informații despre tipul de cameră (sgl, dbl, twin, trpl, pentru fumători / non-fumători) • dacă micul dejun este inclus în prețul camerei • dacă accesul la internet este inclus în prețul camerei • condițiile de anulare • distanța față de localizarea indicată de Beneficiar • prețul în PLN – doar pentru rezervările de locuri hoteliere în Polonia, • pentru rezervările străine, prețul în valute conform Ordinului Ministrului Familiei și Politicii Sociale din 25 octombrie 2022, pentru rezervările de locuri hoteliere, modificând ordinul privind drepturile deținute de angajații angajați în unitățile bugetare publice sau locale, în timpul deplasărilor de serviciu • informații dacă persoana care efectuează călătoria va fi obligată să suporte costuri temporare suplimentare, de exemplu, sub forma unui depozit de retur, un taxă locală • informații despre depozite și taxe suplimentare. 5. Alegerea Beneficiarului se face prin e-mail sau telefonic (confirmată prin e-mail). 6. Executantul realizează rezervarea imediat după acceptare. 7. Executantul informează despre toate modificările rezervărilor. 8. Executantul asigură varianta cea mai economică care îndeplinește cerințele Beneficiarului 9. În cazul în care nu sunt 3 oferte – Executantul prezintă justificarea și un număr mai mic de propuneri. 10. În cazul în care nu există oferte conforme – se permite alternative (alt standard/localizare) după acceptarea Beneficiarului. 11. Executantul ia în considerare hotelurile preferate de Beneficiar. 12. Executantul permite preluarea rezervărilor făcute de Beneficiar sau de