Belgia – Servicii IT: consultanţă, dezvoltare de software, internet şi asistenţă – Aankoop van een ERP systeem, inclusief implementatie, licenties en onderhoud

Această comandă publică prevede automatizarea și gestionarea principalelor procese de afaceri ale autorității contractante prin implementarea unui sistem software integrat (Enterprise Resource Planning sau ERP). Contractul se încheie pentru o perioadă de 4 ani cu 2 prelungiri posibile de 3 ani. În această primă fază selectivă, autoritatea contractantă își propune selectarea candidaților care pot furniza software-ul și serviciile necesare pentru implementarea unui sistem ERP pentru automatizarea proceselor financiare, de achiziție și logistice din cadrul spitalului. După selectarea candidaților pe baza cererii lor de participare, specificațiile necesare vor fi descrise mai detaliat într-un program în faza de calificare următoare. Sfera de competență a Comenzii include:

1. Cumpărarea și implementarea unui modul financiar care sprijină funcționarea zilnică a serviciului financiar, având în vedere cerințele legale și obligațiile de raportare (de exemplu, Finhosta) la care spitalul trebuie să se conformeze. Acest modul financiar trebuie să sprijine următoarele procese:

• Contabilitate generală și consolidare

• Contabilitate analitică și calculul costului

• Contabilitate creditorilor

• Proces de aprobare a facturilor întrate (incluzând principiul de corectare) unde aprobatorii sunt determinați de structura organizațională

• Contabilitate debitorilor, inclusiv urmărire și solicitare avansată a debitorilor (plan de plată / incasare automatizată / urmărire de către executor)

• Gestionarea numerarului și a conturilor bancare (incluzând procesarea CODA și planificarea lichidității)

• Gestionarea activelor fixe

• Monitorizarea bugetului la nivelul conturilor generale și al proiectului

• Gestionarea împrumuturilor (incluzând posibilitatea de importare a fișierelor de la diverse bănci)

2. Cumpărarea și implementarea unui modul de achiziție care sprijină funcționarea zilnică a serviciului de achiziții și include cel puțin următoarele procese:

• Crearea decentralizată a cererilor de achiziție pentru articole de stoc și ne-stoc prin intermediul unui portal web simplu și utilizator prietenos

• Proces de aprobare a cererilor de achiziție unde aprobatorii sunt determinați prin structura organizațională

• Procesare automatizată și periodică a cererilor de achiziție în ordine de cumpărare

• Proces de aprobare a ordinelor de cumpărare

• Trimiterea automatizată și digitală a bonurilor de comandă către furnizor

• Gestionarea contractelor de achiziție

• Returarea mărfurilor

3. Cumpărarea și implementarea unui modul logistic care sprijină funcționarea zilnică a serviciului logistic și include cel puțin următoarele procese:

• Primirea mărfurilor (articole de stoc și ne-stoc) și serviciilor

• Gestionarea stocurilor centrale și a stocurilor de secție

• Aprovizionarea magazinelor de secție descentralizate prin scanare (necesitate) și picking/eliberare

• Reaprovizionarea automatizată a magazinului central pe baza stocurilor min/max, inventar și control de stoc.

4. Integrarea completă între modulele financiare, de achiziție și logistice în ceea ce privește datele master și datele transactionale.

5. Posibilități extinse de raportare în timp real la nivelul transactional și agregat în fiecare (sub)modul al sistemului ERP.

6. Aplicația ERP va fi integrată într-un peisaj complex de aplicații. Este deci important ca integrarea să fie simplă și flexibilă cu alte aplicații. Urmează un rezumat al celor mai importante legături care trebuie realizate:

• Legătură Active Directory

• Legătură ADT cu OAZIS ZorgI (incluzând legătura datelor master)

• Legătură TARFAC cu OAZIS ZorgI

• Legătură cu Apotheekpakket ZorgI pentru facturile farmaciei

• Legătură cu pachetul HR pentru importul contabilității salariale (și datele master)

• Legătură cu KARDEX kast pentru primirea articolelor de stoc și consumul stocului

• Legătură cu Aexis pentru consumul stocului

• Legătură cu Carenet

• Integrare cu o parte a treia pentru procesarea automatizată a facturilor

• Integrare cu un sistem WMS încă de ales

• Integrare cu un sistem de gestionare a facilităților încă de ales

• Citirea fișierelor de plată de la mutualități

• Integrări suplimentare