Finlanda – Pachete software şi sisteme informatice – HRM- ja palkkajärjestelmän hankinta

Espoon kaupunki (mai târziu și Tilaaja) cere oferte pentru un sistem de gestionare a resurselor umane (HRM) și un sistem de calcul al salariilor. Obiectul achiziției este un sistem software ca serviciu (SaaS), care include funcționalitățile registrului principal de gestionare a personalului (numit și HRM-complex) și funcționalitățile de calcul al salariilor. Soluția trebuie să susțină diverse forme de program de muncă ale angajaților municipiului Espoo, cum ar fi programul de muncă în birou, programul de muncă pe perioade și programul de muncă generală, diverse moduri de organizare a muncii, adică programul de muncă fix și programul de muncă flexibil, convențiile colective de muncă și convențiile locale utilizate în municipiu. Obiectul achiziției sunt următoarele pachete de servicii: - Sistem software ca serviciu (SaaS) - Implementarea și adaptarea serviciului pentru Espoo - Servicii de întreținere a aplicației - Servicii de dezvoltare continuă și de consultanță pentru sistem TED Notice 2025-2026. O descriere mai detaliată a conținutului achiziției se găsește în anexa 1. „Descrierea obiectului achiziției”. Pe baza procedurii de licitație, se va selecta un furnizor și un furnizor de rezervă. Contractul intră în vigoare de la semnare și este valabil pe termen nelimitat. Data estimată de început a perioadei contractuale este decembrie 2026. PREPARAREA ACHIZIȚIEI Unitatea de achiziție a pregătit achiziția evaluând opțiunile de pe piață, condițiile de concurență și metodele de implementare a achiziției. În cadrul studiului de piață, s-au consultat larg forurile din domeniu prin scris și prin discuții de piață, s-au utilizat opiniile expertului, s-a evaluat împărțirea achiziției în părți și diverse modele de implementare. EVOLUȚIA DISCUȚIUNILOR DE PIAȚĂ DIN 2025 În anul 2025, au avut loc discuții de piață cu trei furnizori potențiali identificați. 1) Demonstrarea sistemelor Săptămânile 12-15/2025 furnizorilor li s-a cerut să prezinte sistemele pe care le au în ofertă. 2) Comentarea proiectului de cerere de ofertă Proiectul de cerere de ofertă a fost trimis furnizorilor pentru comentarii în două părți (A1 și A2). - Runda de comentarii A1: includea toate documentele cu excepția descrierilor procesuale principale, structura raporturilor, datele de înregistrare a informațiilor de instruire și conținutul formularelor de cerere, precum și formularele de cerere pentru funcționalitățile sistemului. Perioada de comentarii a fost 5.5.2025 – 14.5.2025 și comentariile au fost discutate cu furnizorii în întâlnirile cu furnizorii săptămânile 21. - Runda de comentarii A2: includea anexele 1.3, 1.8, 1.9 ale proiectului de cerere de ofertă, precum și anexa 5, formularele de cerere, secțiunea Funcționalități. Perioada de comentarii a fost 19.5 – 2.6.2025 și comentariile au fost discutate cu furnizorii în întâlnirile cu furnizorii săptămânile 24. 3) Întrebări suplimentare de clarificare Furnizorilor li s-a cerut să furnizeze informații suplimentare privind sistemele de calcul al salariilor, serviciile de asistență principală și soluția externă de HRM, tehnologiile sistemelor oferite, durata de viață a tehnologiilor, estimări privind drepturile de utilizare și licențele, precum și costurile proiectului de implementare, pentru a sprijini evaluarea valorii achiziției și stabilirea bugetului. EVOLUȚIA DISCUȚIUNILOR DE PIAȚĂ DIN 2026 La începutul anului 2026, s-a identificat și un al patrulea furnizor potențial de pe piață, cu care s-a avut o întâlnire cu furnizorii săptămâna 7 pentru a prezenta proiectul de cerere de ofertă. După întâlnire, furnizorului i s-a trimis același proiect de cerere de ofertă pentru comentarii, precum și celorlalte furnizori potențiali, și s-au primit comentarii la 5.3.2026. De la toți cei patru furnizori s-au cerut comentarii suplimentare la proiectul de cerere de ofertă actualizat, în perioada 17.3-1.4.2026. Studiul de piață s-a realizat astfel încât niciun furnizor individual nu a fost favorizat și s-a procedat în mod echitabil și transparent. OBSERVAȚIILE STUDIULUI DE PIAȚĂ Observațiile obținute în cadrul studiului de piață au fost utilizate în definirea obiectului achiziției, în stabilirea cerințelor de potrivire, în stabilirea criteriilor de comparare a ofertelor. Printre observațiile cheie ale studiului de piață s-a constatat că cerințele convențiilor colective de muncă ale municipiului Espoo (cum ar fi KVTES și OVTES) pot limita piața pentru sistemul de HRM și calcul al salariilor. De asemenea, factorii limitativi pot fi nevoile municipiului Espoo privind serviciile continue de calcul al salariilor, mediul dublu al sistemului și integrațiile. În pregătirea achiziției s-au luat în considerare principiile legii de achiziții privind studiul de piață și unitatea de achiziții consideră că pregătirea sprijină realizarea concurenței. ÎMPĂRTĂȚIREA ACH