Belgia – Servicii de catering – Raamovereenkomst externe cateringpartners voor evenementen en maatwerkopdrachten VIVES overkoepelend

Obiectul acestor servicii: Contract-cadre cu parteneri externi de catering pentru evenimente și "High-end" comenzi personalizate pentru VIVES Zuid și VIVES Noord. Explicație: Universitatea VIVES Zuid și VIVES Noord organizează anual o gamă largă de evenimente și comenzi personalizate "High-end" atât pe campusurile Nord cât și Sud, situate în provincia West-Vlaanderen. Aceste activități fac parte integrantă din funcționarea academică și socială a universității și necesită o susținere profesională, calitativă și de încredere în domeniul cateringului. Fazele comenzii: 1. Faza - Selectie Acest document se referă la prima fază, anume faza de selectie, a unei proceduri de adjudicare în două etape. În această primă fază se cere doar o "Cerere de participare", completată cu documentele necesare, prin care candidatul își manifestă interesul pentru comanda, voința scrisă de a fi selectat (articol 2, 12° Lege privind contractele publice 17 iunie 2016) și predarea documentelor de responsabilitate solicitate pentru a putea fi selectat. 2. Faza - Licitație După selectie, doar candidații selectați pot participa la a doua fază, faza de licitație, pe baza dosarului care le va fi furnizat după decizia de selectare. În această a doua fază, candidații selectați vor fi invitați, pe baza dosarului, să depună o ofertă. Lote: - pentru lotul 1 "Evenimente" căutăm trei parteneri externi de catering care să poată susține universitatea pe o perioadă de patru ani în cadrul următoarelor activități care sunt flexibile și pot fi utilizate pe toate campusurile, adică pe întregul teritoriu al provinciei West-Vlaanderen. Evenimente: Fiecare an academic, Universitatea VIVES organizează, printre altele, trei evenimente institutionale de mare anvergură: - Deschiderea Academică în septembrie, - Recepția de An Nou în ianuarie, - și Ziua Pro în mai. Pentru aceste evenimente se așteaptă o participare de aproximativ 700 până la 1.000 de persoane, compuse din studenți, angajați, invitați, parteneri și stakeholderi externi. Cateringul joacă un rol crucial în experiența, imaginea și calitatea organizatorică a acestor momente. De asemenea, Universitatea VIVES organizează anual mai multe proclamări, sesiuni de promovare etc., distribuite pe diferite domenii de studii. Aceste ceremonii au loc pe fiecare program sau grup și se adresează studenților și părinților lor sau tutorilor. De asemenea, pentru aceste evenimente este necesară o catering adaptat, îngrijit și organizat eficient, luându-se în considerare dimensiunile variabile ale grupurilor, locațiile și condițiile practice. - pentru lotul 2 "Comenzi personalizate "High-end" căutăm, de asemenea, trei parteneri externi de catering, pentru comenzi semnificativ mai mici, cu o medie de 10 până la 50 de persoane, unde un nivel de calitate excepțional este priorită, atât în ceea ce privește produsele, prezentarea și serviciul. Comenzi personalizate "High-end": Acest lot se referă la furnizarea de servicii de catering de înaltă calitate, personalizate, unde accentul este pus pe calitate, exclusivitate și experiență. Autoritatea adjudicatoare vrea, prin acest lot, să selecteze furnizori de servicii care sunt capabili să dezvolte și să realizeze concepte de catering care sunt complet adaptate la contextul specific, obiectivele și grupul țintă al fiecărui eveniment. Nu este vorba de o ofertă standard, ci de o soluție unică în fiecare caz, unde personalizarea este centrală. Durata contractului Contractul-cadre are o durată inițială de patru ani, cu condiția ca valoarea maximă estimată a comenzii să nu fie depășită în acest interval. Autoritatea adjudicatoare atrage atenția candidatului asupra faptului că valoarea maximă indicată nu a fost calculată pe baza cantităților presupuse în inventar. Această valoare maximă nu oferă, prin urmare, niciun indiciu privind suma ofertată pentru care înregistrarea poate fi acordată. Este vorba, în acest caz, de valoarea maximă a contractului-cadre, stabilită pe baza cantităților maximale care pot fi comandate pentru toate comenziile pe care autoritatea adjudicatoare le poate plasa. Pentru a controla dimensiunea comenzii, autoritatea adjudicatoare supraveghează cheltuielile în cadrul contractului-cadre pentru a se asigura că nu depășesc valoarea maximă a contractului-cadre. În caz de depășire a valorii maxime, nu se pot plasa noi comenzi.