Germania – Servicii de reparare şi întreţinere – Einführung zentrales DMS

Aici se intenționează introducerea unei platforme de gestionare a documentelor (DMS) la nivel de întreprindere, pentru a moderniza și unifica durabil administrarea, prelucrarea și furnizarea informațiilor relevante pentru afaceri. În cadrul unei analize a cerințelor transversale, s-au examinat modurile de lucru existente, procesele de documentare și fluxurile de informații împreună cu departamentele specializate. S-a constatat că documentele și informațiile sunt gestionate astăzi în sisteme diferite, structuri de unități, aplicații specializate și depozite personale. Rupturile de mediu, depozitele multiple și modurile de lucru diferite complică colaborarea transversală și duc la un efort crescut de căutare, precum și la incertitudini privind actualitatea și obligatorietatea informațiilor. În același timp, există deja numeroase aplicații specializate și sisteme de informații etablate, care trebuie să-și îndeplinească sarcinile nucleare și în viitor. Obiectivul proiectului nu este înlocuirea acestor sisteme, ci integrarea lor într-o platformă de informații comună. Lista de performanțe prezentată descrie cerințele funcționale, tehnice și organizatoriale pentru viitoarea platformă DMS și servește ca bază pentru selectarea unei soluții viabile, economice și de operare pe termen lung. Soluția viitoare va servi ca platformă centrală de informații și va sprijini întregul cicle de viață al documentelor și informațiilor - de la capturare, prelucrare și utilizare comună până la arhivare conformă și ștergere conformă. Nu se pun în centrul atenției documente individuale sau funcții tehnice, ci sprijinirea eficientă a proceselor de lucru zilnice ale angajaților. Informațiile trebuie să fie gestionate uniform, indiferent de locul lor de origine, găsite rapid, furnizate în siguranță și utilizate la nivel de întreprindere. Introducerea platformei DMS urmărește, de asemenea, să reducă treptat soluțiile insulare existente, să etablinească standarde uniforme pentru gestionarea informațiilor și să creeze o bază tehnologică pentru digitalizarea mai departe a proceselor administrative. Tehnologii moderne, în special funcții susținute de IA, vor sprijini angajații în munca lor zilnică și vor îmbunătăți calitatea și eficiența prelucrării informațiilor. În rezumat, obiectivele proiectului pot fi descrise astfel: - Introducerea unei platforme de informații uniforme la nivel de întreprindere pentru gestionarea documentelor și informațiilor relevante pentru afaceri - îmbunătățirea colaborării transversale prin intermediul unor baze comune de informații și moduri standardizate de lucru - reducerea depozitelor duble și asigurarea unei baze de informații unice și urmăribile - accelerarea găsirii informațiilor prin posibilități de căutare și navigare performante - sprijinirea proceselor de afaceri digitale standardizate prin fluxuri de lucru, gestionarea sarcinilor și proceduri de aprobare urmăribile - asigurarea respectării cerințelor legale, reglementare și interne privind documentarea, păstrarea, protecția datelor și securitatea informațiilor - integrarea aplicațiilor specializate existente și a sistemelor de informații într-o arhitectură comună de informații, evitând păstrarea redondantă a datelor - crearea unei platforme scalabile și viabile, care sprijină schimbările organizatorice și proiectele viitoare de digitalizare - furnizarea de funcții moderne de asistență, în special proceduri de căutare, analiză și clasificare susținute de IA, pentru a sprijini munca zilnică a angajaților - etabilirea unei platforme economice pe termen lung și administrativ controlabile pentru gestionarea informațiilor la nivel de întreprindere.