Elveţia – Servicii IT: consultanţă, dezvoltare de software, internet şi asistenţă – PEP4US – Strategische Weiterentwicklung der Zeitwirtschaft und Personaleinsatzplanung

Situația inițială

Planificarea forței de muncă se află astăzi tot mai des în conflict între cerințele operaționale, nevoile individuale ale angajaților (echilibrul între viață profesională și viață personală) și o cultură a muncii în schimbare. Dezvoltările precum New Work, colaborarea interprofesională și o participare mai mare a angajaților la planificarea programului de lucru câștigă în importanță și pun la cale noi cerințe de planificare. O planificare a forței de muncă transparentă, echilibrată și automatizată stimulează nu numai satisfacția angajaților, ci și efecte pozitive asupra calității asistenței. Toate acestea contribuie în același timp la consolidarea atractivității angajatorului și a legăturilor, în special în cazul angajaților din domeniul de bază. Aceste tendințe necesită un mediu de planificare care combine eficiența și participarea, gestionează optim resursele și susține o cultură de planificare consistentă și orientată spre angajați. Modul actual de planificare a forței de muncă (PEP) precum și implementarea actuală a soluției PEP «Polypoint» nu susțin schimbările organizatorice și tehnice necesare. Polypoint este utilizat și în domeniul gestionării timpului. În acest context, proiectul PEP4US vizează crearea unei noi soluții orientate spre utilizator și viabile, care integrează dimensiunile tehnice, organizatorice și culturale, atât pentru planificarea forței de muncă, cât și pentru gestionarea timpului. Obiectivul este să întărească planificarea forței de muncă ca element strategic al dezvoltării întreprinderii și să contribuie semnificativ la punerea în aplicare a măsurilor strategice «New Work în domeniul de bază» și «Gestionarea strategică a resurselor». De asemenea, proiectul este strâns legat de prioritățile strategice de digitalizare ale HOCH, pentru a utiliza sinergii, a contribui la eficiența proceselor în domeniul de bază și a promova transformarea în totalitate. O descriere detaliată a situației actuale se găsește în specificațiile de cerințe LH01, capitolul 2. Prin lansarea licitației, se dorește găsirea produsului cel mai potrivit pentru nevoile actuale și viitoare ale HOCH Health Ostschweiz, precum și a unui partener de încredere și experimentat pentru implementarea și întreținerea soluției viitoare pentru celelalte clienți ai Departamentului IT. Descrierea imaginii de vizare

Obiectul achiziției cuprinde introducerea și funcționarea unei soluții centrale, integrate, performante, precum și organizatorice și tehnologice viabile pentru planificarea forței de muncă și gestionarea timpului la HOCH Health Ostschweiz și filialele sale (aproximativ 9.700 de angajați, mai multe tipuri de salarii și modele de timp de lucru, precum și numeroase liste de planificare și servicii). Soluția trebuie să permită o planificare a forței de muncă standardizată, automatizată și cu participare, pe plan organizațional. Soluțiile existente care se suprapun funcțional vor fi înlocuite, iar actuala infrastructură de interfață și integrare va rămâne neschimbată. Planificarea forței de muncă, participarea, calificările/abilitățile

Planificarea trebuie să se realizeze în viitor cu sprijinul sistemului și să fie în mare parte automatizată. Soluția trebuie să genereze propuneri de program de lucru, să ia în considerare disponibilitățile, calificările și prevederile legale, precum și să sprijine în mod eficient planificarea angajaților suplimentari. Este necesară o bază de date unică și o logică de planificare consistentă în toate unitățile organizaționale. Angajații trebuie să poată înregistra și consulta disponibilitățile, dorințele de program și absențele lor prin intermediul unor interfețe intuitive, bazate pe roluri. Propunerile automatizate de program de lucru trebuie să ia în considerare datele de cerere, calificările și cerințele operaționale. Astfel se reduc eforturile manuale, se standardizează procesele de planificare, iar transparența, echitatea și atractivitatea angajatorului sunt întărite. Soluția trebuie să permită procese de planificare transparente și echitabile. Angajații trebuie să poată urmări cum se realizează angajamentele și cum se iau în considerare dorințele și condițiile-cadre. De asemenea, soluția trebuie să sprijine procese de planificare armonizate cu o înregistrare standardizată a calificărilor, experienței și preferințelor de angajare. Acest lucru creează baza unei planificări a forței de muncă adecvate, echitabile și transparente. Planificarea angajaților suplimentari/gestiunea grupurilor de rezervă

Soluția trebuie să sprijine o gestiune a angajaților suplimentari și a grupurilor de rezervă la nivel de spital și să gestioneze angajamentele, calificările și resursele pe plan interdepartamental. Funcțiile instrumentelor de planificare existente vor fi integrate, iar planificarea, comunicarea și gestionarea vor fi unite într-o singură soluție. Conectarea la IKM Integrale Kapazitätsmanagement

Conectarea la IKM creează baza pentru o armonizare bazată pe date între planificarea cererii și planificarea forței de muncă. Soluția trebuie să permită conectarea și utilizarea activă a planificării cererii pentru planificarea cererii de personal și să sprijine astfel modul de personal al IKM. Gestionarea timpului, înregistrarea timpului

Sarcinile gestionării timpului, inclusiv prevederile legale și alte regulamente, trebuie să fie susținute în totalitate. Înregistrarea timpului trebuie să poată fi realizată prin intermediul mai multor canale, în special printr-o aplicație mobilă și terminalele AZE existente, inclus