Germania – Pachete software şi sisteme informatice – Integriertes Geschäfts- und Personalmanagementsystem

Obiectul achiziționării este un sistem integrat de gestionare a afacerilor și a personalului, inclusiv furnizarea software-ului în modelul Software-as-a-Service (SaaS), operare în cloud, servicii de implementare și servicii de gestionare a aplicațiilor (AMS) pentru reprezentarea proceselor de gestionare a personalului, drepturilor funcționarilor, financiare și administrative ale beneficiarului. Achiziționarea include furnizarea și operarea software-ului standard, inclusiv întreținerea și suportul de la producător (Lot 1), precum și serviciile de implementare, migrare, instruire, suport și gestionare a aplicațiilor (Lot 2). Prin achiziționarea acestui sistem, entitatea care lansează licitația urmărește obiectivul general de a pune toate procesele administrative, de gestionare a personalului și financiare într-o modalitate digitalizată, standardizată și pe o bază tehnică sigură pentru viitor. Sistemul trebuie să crească eficiența proceselor administrative, să îmbunătățească calitatea datelor și urmărirea lor, să întărească siguranța juridică și să îmbunătățească capacitatea de control și luare a deciziilor ale organizației. Peisajul actual al sistemelor este caracterizat de soluții individuale heterogene, o capacitate de integrare limitată și un procent ridicat de pași de prelucrare manuală. Acest lucru duce la date redundante, un potențial crescut de erori și o urmărire dificilă și sigură a proceselor. În acest context, este necesară introducerea unui sistem modern, integrat, care să reprezinte toate procesele cheie ale administrației pe o platformă consistentă, continuă și scalabilă. Obiectivul achiziționării poate fi concretizat astfel: a) Funcționare sigură într-un mediu controlat: Prin furnizarea sistemului integrat de gestionare a afacerilor și a personalului într-o infrastructură de cloud privat, se asigură procese de prelucrare a datelor izolate, protejate și conforme DSGVO. Acest lucru include, în special, prelucrarea sigură a datelor personale, precum și respectarea dispozițiilor legale relevante, cum ar fi BDSG și LDSG RLP. b) Procese integrate, viabile pentru viitor: Fluxuri digitale uniforme în toate domeniile cheie ale administrației – inclusiv personal, drepturile funcționarilor, finanțe și control – permit o gestionare a proceselor continuă, transparentă și standardizată. Consistenta datelor pe întreaga sistemă creează o bază solidă pentru decizii operative și strategice. c) Reducerea eforturilor manuale: Fluxuri de lucru standardizate, activități de rutină automatizate și funcții integrate de raportare și analiză dezincarcă personalul, reduc potențialul de erori și creează capacități pentru activități cu valoare adăugată. În același timp, se permite o conducere bazată pe fapte prin date consistente, actuale și asigurate. d) Siguranța juridică și conformitatea: Acesta reprezintă toate dispozițiile legale relevante, în special în ceea ce privește protecția datelor, contabilitatea, dreptul bugetar și dreptul funcționarilor. Documentarea sigură, procese verificabile și de aprobare, precum și pași de verificare standardizate, asigură respectarea cerințelor legale. e) Scalabilitate și flexibilitate: Mediul de cloud privat permite o adaptare flexibilă la volumuri crescute de date, numărul crescut de utilizatori și cerințele viitoare organizatorice. Astfel, sistemul devine viabil pentru viitor, extinzibil și performant pentru sprijinirea pe termen lung a proceselor administrative. Prin implementarea unui sistem integrat de gestionare a afacerilor și a personalului în cloud privat se creează astfel o infrastructură digitală integrată, standardizată și sigură, care formează baza pentru digitalizarea continuă și optimizarea proceselor cheie ale administrației. Sistemul permite o reprezentare eficientă, transparentă și conforme cu legile a tuturor procedurilor relevante, reduce procesele redundante și crește capacitatea de control la toate nivelurile organizației.