Germania – Servicii de software – GSE; Einführung eines IT-Systems für das Rechnungswesen und Controlling bei der GSE gGmbH

GSE gGmbH (Gesellschaft für Soziale Dienstleistungen Essen; în continuare "Contractantul") este o întreprindere cu scop social cu sediul în Essen, care oferă un spectru larg de servicii sociale de peste 140 de ani. Ca instituție comunitară sub egida orașului Essen și a celor mari asociații de binefacere, Contractantul se implică în îngrijirea, promovarea și participarea socială a oamenilor în situații de viață speciale. Portofoliul de servicii al Contractantului cuprinde oferte de îngrijire și asistență ambulatorie și staționară pentru seniori, forme diferite de locuințe și asistență pentru persoane cu boli psihice sau cu dizabilități intelectuale, precum și diverse ajutoare pentru persoane fără locuință sau amenințate de lipsa de locuință. De asemenea, Contractantul operează, la mai multe locații din Essen, ateliere recunoscute pentru persoanele cu dizabilități. Acestea oferă atât o promovare individuală, cât și o gamă largă de oferte de muncă și calificare în domenii precum montaj, amenajare peisagistică, gospodărie, tipografie și digitalizare, logistica de depozitare, reciclare sau tehnica bicicletelor. Cu aproximativ 1.300 de angajați calificați în diverse instituții sociale, Contractantul îngrijește în prezent aproximativ 1.200 de locuitori în instituțiile sale de îngrijire și asistență, precum și aproximativ 1.600 de persoane cu dizabilități în ateliere. Structura largă de specialiști și rețeaua strânsă cu partenerii comuni și sociali permit Contractantului să răspundă individual necesităților persoanelor îngrijite și să asigure o asistență adecvată și valorificătoare. Contractantul urmărește cu strategia sa "Anul 2030" o viziune pe termen lung pentru modernizarea și digitalizarea structurilor interne, proceselor și sistemelor tehnice. Obiectivul este de a transforma toate domeniile întreprinderii într-o peisaj IT viabil. Această orientare strategică constituie baza unei organizații puternice, transparente și orientate spre servicii, care răspunde durabil cerințelor crescânde de specialitate, legale și tehnologice. Un proiect central în cadrul acestei strategii digitale este înlocuirea sistemului ERP actual utilizat. Versiunea actuală SAP, pe baza căreia se realizează procesele economice ale GSE, este anunțată pentru anulare la sfârșitul anului 2027, reprezentând astfel o cauză prioritară de acțiune. Modulele utilizate FI (contabilitate financiară), CO (control) și HCM (managementul capitalului uman/managementul personalului) formează funcții esențiale în procesul central de afaceri și personal al organizației și sunt adânc integrate în fluxurile de lucru organizatorice. Implementarea proiectului se realizează astfel nu în mod izolat, ci este strâns legată de alte proiecte strategice. Printre acestea se numără înlocuirea SAP HCM și introducerea unei noi și moderne soluții de management al personalului, care necesită o integrare strânsă cu contabilitatea financiară, în special pentru plăți salariale și sociale. Un alt proiect prioritizat este introducerea unui sistem de management al documentelor (DMS) pentru procesarea electronică a facturilor de intrare. DMS-ul trebuie, de asemenea, să fie implementat la nivel de întreprindere și să fie stabilit ca platformă centrală pentru gestionarea digitală a documentelor. Obiectivul este de a asigura o bază de documente uniformă, sigură de revizuire și fără rupturi de mediu pentru toate domeniile și sistemele de specialitate. Necesitatea migrației sistemului este deci de mare importanță atât tehnologic, cât și strategică. Pe lângă asigurarea continuării funcționării sistemului după 2027, se așteaptă că, în urma schimbării, procesele vor fi standardizate, utilizatorii vor avea o mai mare ușurință de utilizare și integrarea cu alte componente IT va fi îmbunătățită. Alegeerea, planificarea și introducerea unei soluții este astfel unul dintre proiectele cheie prioritare în cadrul dezvoltării strategice generale a Contractantului până în 2030. Obiectul acestei licitații este introducerea unei soluții moderne și viabile pentru contabilitate și control, cu care toate procesele centrale actuale din sistem vor fi eficient reprezentate și susținute. Sistemul SAP actual (cu modulele FI și CO) acoperă cerințele de bază, dar, din punct de vedere al strategiei produsului furnizorului, se află în fața unei încheieri: de la partea SAP, suportul versiunii utilizate este anulat începând cu 01.01.2028. Aceasta înseamnă că, după această dată, nu vor mai fi furnizate servicii regulare de întreținere și suport, ceea ce creează riscuri de securitate, conformitate și stabilitate. Noua soluție trebuie să răspundă atât cerințelor contabilității, cât și ale controlului. În același timp, procesele centrale de afaceri trebuie automatizate, să fie fără rupturi de mediu și să se potrivească cu cerințele actuale regulate și tehnologice. Obiectivele centrale pot fi rezumate în mod general astfel: 1. Introducerea software pentru contabilitate și control 2. Asistență digitală a tuturor proceselor esențiale de contabilitate financiară și control 3. Automatizare crescută a sarcinilor rutiniere și standardizare a proceselor 4. Creșterea transparenței, calității datelor și a posibilităților de raportare 5. Asigurarea protecției datelor, securității datelor și conformității 6. Asistența la conducerea strategică a întreprinderii prin analize și indicatori de performanță fundamentate 7. Asigurarea capacității de gestionare a mandatului 8. Stabilirea unui model de suport eficient și structurat. În plus, se face referire la documentația