Finlanda – Servicii de gestionare a salariilor – Koulutuskeskus Salpaus -kuntayhtymän palkkapalveluiden hankinta

Koulutuskeskus Salpaus -kuntayhtymä lansează licitația pentru serviciile de calcul și plată a salariilor, de gestionare a călătoriilor și a cheltuielor, precum și pentru sistemele de informații necesare pentru producerea acestor servicii. Acest ansamblu include, printre altele, calculul și plata salariilor, salariile persoanelor de încredere și altele, precum și gestionarea și plata cheltuielor de călătorie și de expediție. Ansamblul include sistemele de salarizare necesare pentru producerea serviciilor, funcțiile de gestionare a resurselor umane HRM și de auto-serviciu, precum și sistemele de gestionare a călătoriilor și a cheltuielor ca servicii SaaS. Licitația include și întreținerea sistemelor, integrațiile necesare, funcțiile de automatizare convenite, raportarea, notificările către autorități, serviciile de suport pentru utilizatori și clienți, gestionarea datelor și punerea în funcțiune a serviciilor și sistemelor. Obiectivul licitației este un ansamblu de servicii și sisteme funcționale, sigure, moderne și cât mai unificate pentru utilizator, care să susțină procesele de gestionare a resurselor umane și a salariilor ale Salpausului pe tot parcursul relației de servicii. Soluția trebuie să reducă etapele manuale de muncă și stocarea redundantă a datelor, să îmbunătățească actualitatea și corectitudinea datelor și să utilizeze automatizarea în mod adecvat. Sistemele trebuie să fie dezvoltabile și scalabile și să permită utilizarea de noi soluții digitale. Ansamblul poate fi format din mai multe sisteme și/ sau servicii furnizate de un subcontractant, dar furnizorul ales este responsabil în fața beneficiarului pentru întreaga structură de servicii și sisteme, pentru compatibilitatea sistemelor și pentru serviciile convenite. Serviciile de calcul și plată a salariilor și sistemele trebuie să susțină prevederile de salarizare și de muncă ale contractelor KVTES, OVTES și TS. Funcțiile HRM și de auto-serviciu trebuie să susțină, printre altele, întreținerea datelor personale, înființarea, modificarea și încheierea relațiilor de servicii, pregătirea contractelor de muncă și a dispozițiilor de funcție, precum și înregistrarea, gestionarea și aprobarea concediilor și absențelor. Sistemul de gestionare a călătoriilor și a cheltuielor trebuie să acopere planurile de călătorie, jurnalul de conducere, elaborarea facturilor, stocarea chitanțelor, circuitul de verificare și aprobare, plata compensațiilor și raportarea. Ansamblul de servicii și sisteme trebuie să se conecteze în mod sigur și cât mai automatizat cu sistemele de gestionare financiară, contabilitate, tranzacții de plată, urmărirea timpului de muncă, gestionarea identității și raportarea ale Salpausului, precum și cu serviciile necesare autorităților, cum ar fi Registrul de venituri și Administrația fiscală. În gestionarea financiară se utilizează sistemul CGI Raindance Kuntamalli. Licitația nu include achiziționarea sistemelor de planificare a timpului de muncă sau de urmărirea timpului de muncă, dar transferul datelor acestora către gestionarea salariilor trebuie asigurat. Raportarea trebuie să includă cel puțin un nivel de bază convenit și informații conform recomandărilor KT. Prelucrarea datelor utilizatorilor este limitată la nivelul de drepturi și roluri de utilizare. Serviciul include procedurile convenite de păstrare, arhivare, ștergere și export a datelor. Salpaus păstrează dreptul de decizie al angajatorului, politica de salarizare, linia de gestionare a resurselor umane, corectitudinea conținutului datelor de origine și propriile sale sarcini HR. Furnizorul de servicii este responsabil în cadrul convenit pentru calculul operativ al salariilor, funcționarea și conformitatea sistemelor, controlul tehnic, notificările către autorități, calitatea și continuarea producției de servicii. La 31.5.2026, Salpaus avea în total 587 angajați. În calculul comparativ se utilizează 880 de calculări de salarizare sau de plată pe lună și 100 de calculări de călătorie sau de cheltuieli pe lună; facturarea serviciilor se bazează pe unitățile de facturare realizate. Salariile se plătesc în general pe 15 și pe ultima zi a lunii. Furnizorul actual al serviciilor de calcul și plată a salariilor este Provincia Oy, sistemul de salarizare este Visma Personec și sistemul de gestionare a călătoriilor și a cheltuielor este CGI Populus. Licitația include un proiect de punere în funcțiune realizat sub răspunderea furnizorului, în care se definește și se configurează sistemele, se transferă datele necesare din sistemele actuale, se realizează integrațiile și se efectuează testarea, rularea paralelă, instruirea utilizatorilor și transferul în producție. Noua structură de servicii și sisteme trebuie să fie în funcțiune până la 31.5.2027. Descrierea detaliată și completă a licitației, obiectivele, conținutul serviciilor și al sistemelor, limitările, repartiția responsabilităților și condițiile de punere în funcțiune se prezintă în anexa 3 (Descrierea și contextul licitației) a cererii de ofertă. Celelalte anexe ale cererii de ofertă precizează cerințele, integrațiile, nivelurile de servicii și prețurile.