Belgia – Servicii IT: consultanţă, dezvoltare de software, internet şi asistenţă – 2026/EVENTMANAGEMENT

Problema și obiectivele proiectului

GO! organizează și sprijină anual o ofertă semnificativă de cursuri, activități de profesionalizare, zile de studiu și alte inițiative de formare pentru diverse grupuri țintă, atât în interiorul cât și în afara GO!. Aplicația actuală este utilizată pentru publicarea ofertei, gestionarea înscrierilor, urmărirea participanților, trimiterea de comunicări prin e-mail, generarea de liste de prezență și atestate, precum și furnizarea de date pentru facturare și raportare. Aplicația este utilizată, printre altele, pentru activitățile Serviciului de Asistență Pedagogică și al Celulei Permanente de Sprijin pentru CLB-uri, și se adresează angajaților instituțiilor GO!, grupurilor școlare, serviciilor centrale și participanților externi. Cumulativ, există aproximativ 59.000 de participanți înregistrați și, în medie, aproximativ 20.000 de înscrieri pe an. Evenimentele pot fi oferite plătite sau gratuite. Procesele au, prin urmare, atât un impact administrativ, financiar, comunicativ, cât și de politică. Aplicația actuală este construită pe o platformă legacy și, prin urmare, trebuie înlocuită. Pe lângă vechimea tehnică, și procesele actuale nu sunt suficient de optimizate. Diverse subprocese se desfășoară în prezent manual sau prin aplicații paralele. Aplicația actuală nu sprijină, de asemenea, suficient de date de autoasistență pentru participanți, raportare de politică și integrații precum single sign-on sau facturare. GO! dorește, prin urmare, să implementeze o soluție modernă de gestionare a evenimentelor care să sprijine mai bine procesul complet în jurul cursurilor și activităților de profesionalizare: de la publicarea ofertei și înscriere până la participare, evaluarea satisfacției, atestarea, raportarea și procesarea financiară. GO! stabilește următoarele principii directive: • o soluție integrată pentru gestionarea cursurilor, activităților de profesionalizare și altor evenimente din cadrul domeniului de aplicație; • utilizarea maximă a funcționalităților standard și a proceselor standard; • limitarea personalizărilor și evitarea bazei de date paralele sau a proceselor duble; • integrarea cu sistemele existente GO! unde datele sau procesele sunt deja gestionate; • sprijin utilizator-friendly pentru participanți, organizatori, administratori, precum și angajați financiar și administrativ; • comunicare de încredere, urmărirea participanților, atestarea și raportarea. Obiectivele GO! în implementarea unei noi soluții de gestionare a evenimentelor sunt: • asigurarea continuității și fiabilității gestionării evenimentelor și a formării; • publicarea ofertei de cursuri și activități de profesionalizare în mod fluid și clar; • simplificarea și îmbunătățirea procesului de înscriere pentru participanți; • sprijinirea organizatorilor și administratorilor în crearea, gestionarea, urmărire și evaluarea activităților; • integrarea mai bună a înregistrării participanților, urmărirea prezenței, atestarea și evaluarea; • reducerea acțiunilor manuale și a înregistrărilor duble; • sprijinirea mai bună a proceselor de facturare prin legătură cu sistemele financiare sau, dacă este necesar, prin export eficient în bloc; • întărirea autoasistenței de date, raportării și informațiilor de politică; • oferirea participanților posibilității de a consulta istoria lor, înscrierile și atestatele; • gestionarea mai transparentă, mai sigură și mai funcțională a drepturilor de acces și rolurilor. Pentru a realiza aceste obiective, GO! caută, de preferință, o soluție standard viitoare care să fie suficient de configurabilă și să se poată conecta la sistemele existente relevante, inclusiv baza de date de contact GO! și sistemul financiar. Soluția trebuie să dezincarcă organizația pe plan tehnic, să fie scalabilă în funcție de utilizare și ofertă, și să poată evolua flexibil prin întreținere, actualizări și extinderi funcționale ulterioare. Componente ale contractului // vezi ghidul de selecție